声像档案管理编目问题研究

2019-11-23广州市档案发展中心广州市音像资料馆陈健惠

办公室业务 2019年15期

文/广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）陈健惠

习近平总书记在广州永庆坊参观时说道：“让城市留下记忆，让人们记住乡愁。”我国已经进入了文化高速发展新时代，城市面貌、自然风光、人文民俗等无时无刻不在发生巨变，声像档案以其内容丰富、形象生动的特点，真实记录着城市的历史变迁，直观展现了城市的历史记忆和发展脉络，对开展历史研究提供了重要的史料依据，具有独特的历史文化价值。

一、面临的难题

（一）缺少实用性强的参照标准。编目标准是开展编目工作的主要参考，在已经颁布的行业标准或国家标准中如《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017），均无涉及声像档案编目工作的相关内容。2017年开始实施的《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）新增了“业务系统与电子档案管理系统”这一章，规定了电子档案编目流程及档号编制规范。标准过于简单，并无规定编目层次和数据结构，若不进行有层次、有秩序的分类和著录，会使描述信息杂乱无章，内容无法完全呈现，大量有价值的场景和镜头被淹没在文件名中，降低检索利用的准确率，延长找到准确信息的时间，加大鉴定和审查难度，在长期保存中转换、备份、迁移的工作难以实现。

（二）声像档案数量庞大，编目系统不够完善。声像档案的高速产出，生成了大量的原始素材，以广州市档案发展中心为例，自1988年成立以来，馆内自行采集拍摄了大量的原始音像资料，其中有全市重要政务活动、重要会议、城市建设以及反映社会民风、民俗活动等音像资料，有在外购买、交换、捐赠的音像资料，总片目数2万条以上，时长超过3万小时。若不经过科学严谨的编目就进入媒资管理系统，其后果可能是需要利用某个场景或清理某些镜头时，耗费更多时间和资源去检索，或再也找不到该资料，无法利用的档案便失去了它的历史研究价值。

（三）人员不足，缺乏专人专管机制。声像档案存在太多不同的载体形式，编目受上载时间、速度受限制，工序繁杂且工作强度大，参与编目的人员少且不固定；大多编目人员非档案专业出身，没有经过系统的档案理论知识学习，档案意识薄弱；绝大部分编目人员没有受过专业训练，专业性不强，导致著录信息不完整、不规范、不详细，需要利用时，难以检索到相关片段和镜头；领导对编目重视程度不高，认为编目费力耗时，缺乏有效管理机制，许多编目人员身兼数职，需要整理同期声、上载数据、管理片库等，对编目工作要求不高，工作进展缓慢，效率低。

二、相关举措

档案发展中心声像档案编目工作所面临的难题，需不断创新举措、多次试验、交流讨论，从编目细则、媒体资源管理、人才培养等方面入手，确保本中心的编目工作能够顺利开展，为今后检索和利用提供便利。

（一）优化编目细则，制定适用的编目办法。中华人民共和国广播电影电视行业标准《广播电视音像资料编目规范》（GY/T202.2-2007）确定了编目的基本元数据项、制定了统一广播资料元数据的编目结构、层次及著录项目，主要适用于广播电视资料节目采编、制作、播出、存储、交换、共享等环节的音像资料的编目。《中央电视台音像资料编目细则3.0版（试用稿）》结合了广电行业节目制作播出的实际需要，从新闻、专题、影视剧、综艺、体育、纪录片、素材7个不同类型的音像资料编目出发，进行统一的规范化著录，能够直接应用于编目生产、数据审核、岗位培训等各个环节。这是档案发展中心目前参照的编目规范和细则，可以借鉴其中的编目数据层次、数据结构及其相互关系、编目原则、编目思路和流程，但不能生搬硬套，因为声像档案也具有档案的性质，要保证档案的客观性、完整性和规范性。因此，在进行编目应遵循这几个原则：1.客观性原则。对声像档案数据文件的编目应科学、客观，忠实纪录数据文件中的音、视频内容、字幕和各项其他信息，客观准确反映主题内容、责任主体等，例如从基本的“关键词”选词上出发，如何标引“关键词”是编目工作的一个重要环节，直接关系到后续检索的便捷程度，选取“关键词”要具有客观性，应言简意赅、词义清晰，能表明主题内容的名词术语，能反映主题内容的使用频率高、为大众熟知的词语，不选取模棱两可、抽象主观的词。2.完整性原则。声像档案数据的编目不仅要符合多角度、多层次检索的实际需要，尽可能地从利用者的角度出发，充分考虑利用者的检索特点，多增加交互渠道，为利用者提供多途径的检索方式，还应适应自身编目需求，制定完整、实用的编目细则，根据实际需求，本中心制定了一些细则作为补充，如让编目人员设计相关元数据表格，采集人员需要在采访完成后填写著录表，双方及时进行查漏补缺，避免采集和编目之间脱节，确保著录元数据的正确性和完整性。3.规范性原则。对声像档案数据文件的编目应严格按照编目层次划分，确定编目层次结构的相互关系，在进行不同层次的编目时，应严格进行规范化操作，保持各层次数据之间逻辑关系的正确性，真实反映实际内容，不生编乱造。同时要对编目工作流程进行规范化管理，尤其是要建立“敏感事件”“敏感人物”资料库，对出现的每个镜头都要做相应的标识，在需要采取相关处理时能够第一时间发现某个敏感事件或人物的镜头，并做出相应处理，以免耗费更多的人力物力和时间再重新一一查找。

（二）建设媒资系统，完善编目子系统的应用。档案发展中心的数字化信息管理系统是要建设成为一个媒体音像资料的内容管理平台，实现资料上下载、素材挑选、编目、存储管理、资料检索的功能，以满足对历史及现实的具有保存价值的资料进行搜集、整理、存储和再利用，编目是媒资系统的关键环节，它能够将媒体资源依据其形式和内容分类、选择和记录，再按一定的方法及规则进行编制，提取、整理后形成目录，方便后续利用。在上载数据信息后，要对如何著录和分层做出判断和规定。1.著录信息。编目子系统应设置不同的工作岗位（一次编目、二次编目、编目审查等），按工作职责划分，灵活方便地配置工作流程，方便管理，编目员领取工作任务后主要从以下五方面的内容进行著录：（1）题名/主题。涉及视频文件的正题名、并列正题名、副题名等。（2）描述。主要是关于视频文件的内容描述、主题人物、事件发生日期等信息的介绍。（3）责任者。涉及视频文件的责任者、声道语种、字幕语种、节目类型等信息。（4）版权。视频文件的版权问题。（5）码流信息。视频文件的详细信息，如画面宽高比、制式、字幕形式等。2.分层编目。按规定上载后的数据文件应分为四个层次：节目层、片段层、场景层、镜头层进行编目，节目层数据一般是一个完整的数据文件，是编目结构中最大的数据文件单元，一个节目层可以分解为若干个片段、场景、镜头等隶属层次，从不同层次、多侧面、多角度、全方位地著录信息，根据声像档案不同的内容、形式和特点，采用规范化的编目标准，全面、深入和准确地揭示其内在的检索信息，充分利用音像资料数据的四层结构特点，灵活切分数据层次，配置编目元素项，提炼主题信息。声像档案编目应从节目层开始著录，根据实际需求按片段层、场景层、镜头层的层次隶属关系逐层著录，初级编目或以对编目数据的二次编目可跳过任意中间层次直接进行下一层的著录。

（三）加强规范化管理，提高编目人员的专业素养。声像档案作为一种特殊的档案载体，具有直观、鲜活、生动和形象的特点，是档案管理中的重要内容，具有艺术价值和参考凭证作用。科学有序的编目发展需要增强人员的档案意识、建立一支专业人才队伍和加强有效管理。1.增强编目人员的档案意识，建立一支专业精干的编目人才队伍。声像档案编目人员的工作要求更高一些，他们的综合素质的高低直接影响到媒资编目的质量和检索利用的效果，档案意识薄弱和专业技术不过关都难以满足当前声像档案编目的工作要求和标准。第一，应通过宣传展览、专题讲座、职业岗位培训等多种方式，加大档案知识和法律法规的宣传力度，学习《档案概论》《档案工作实务》等专业知识，了解档案的基础理论知识，提高编目人员对档案的理解。第二，应加强对编目人员的技能性培养，系统地学习编目规范和细则，对各类专题、纪录片、口述历史等有一定的了解，要有一定的文字功底和文学素养，对提炼关键词、描述内容、归纳总结等进行针对性培训。第三，应将编目人员与采集人员进行整合，在采集的同时就要考虑到编目的需要，在编目时能及时补正缺漏信息，避免采集和编目之间的信息脱节，确保著录元数据的齐全有效。2.加强有效管理，提高编目效率。面对日益严峻的编目问题，领导层需要增强意识，认识到编目的重要性，加强有效管理，提高编目效率，这就需要我们根据自身实际情况，制定与编目人员相关的规章制度，明确编目流程、工作范畴、工作量等，设定考核指标，并将考核结果作为个人评优评先的主要依据；配备专职人才，除了配有专职编目人员，还需要专职的声像档案编目的管理人员，指导和督促编目工作有序进行；给予编目人员充足的学习时间和空间，采取“走出去”模式，定期安排专业培训，选派编目人员到专业的编目公司学习媒资编目，提高编目工作的效率和质量。