当前档案工作的主要矛盾及其破解对策

文/宁德市市妇幼保健院 刘晓菁

档案工作记录着国民的工作历史，服务于社会，通过档案工作可以分析与调整相关政策，使其更好造福国民。档案室收集的资料是国家档案资源的来源之一，对政府机构的建立与工作发挥着重要的作用，是一个基本的行政工具。档案工作可以提升机关单位决策与管理的科学性与合理性，是提升政府行政水平的重要工具。对我国当前档案工作进行研究，可以为规范我国档案工作提供参考，从而提高档案工作的现代化管理水平，具有重要的现实意义。

一、当前档案工作的主要矛盾

（一）工作人员工作效率低。部分档案工作人员受传统思想与体制的影响，缺乏对档案工作的重视，不能积极学习先进的管理理念与管理方法，提高档案管理水平，导致档案管理工作存在缺陷。与此同时，大部分人员对档案工作存在偏见，认为档案工作较为清闲。同时档案管理工作没有专业管理人员，大多数档案管理人员都是兼职，且流动性大，造成每次换岗后新人适应工作岗位需要时间，导致档案工作效率低下。另外档案工作还安排年龄较大的人员负责档案工作，而这类工作人员掌握的信息知识有限，难以熟练使用计算机以及其他电子设备，这在一定程度上降低了档案工作的效率。也有部分的档案工作人员对档案的重要性认识不足，工作态度不积极，工作懒散，思想不端正，这也导致档案管理工作效率低。

（二）档案人员身份编制的矛盾。一般情况下，负责档案工作的工作人员分为正式编制人员以及非正式编制人员，而正式编制人员的基本工资、职工福利都要好于非正式编制工作人员。对于非正式编制人员而言，上级管理人员工作量较大，对非正式编制工作人员的关注度不够，也容易轻视档案工作。因为领导对档案工作不够重视，非正式编制人员难以有机会向领导汇报工作以及管理情况等，严重影响了档案工作。非正式编制的档案工作人员因为法定身份不明，导致其自身定位不准确，在档案工作中容易被轻视，既要处理一些基础的工作，还要应对来自上级的压力。在档案工作中遇到困难时也难以凭借个人力量解决问题，难以坚持工作原则。由于非正式编制档案人员与正式编制人员在基本工资、职工福利、工作环境等方面存在较大的差异，长时间工作后容易安于现状、敷衍的态度，出现职业倦怠。这一情况不利于推动我国档案工作的进步，不利于提高档案工作水平，不利于档案工作发展，使档案工作难以满足时代发展的需求。

（三）档案收集、整理矛盾突出。首先，部分单位在档案收集、整理工作中缺乏制度指导，档案工作人员责任意识淡薄，职责不清，导致档案收集不全，甚至出现档案遗失的情况。其次，兼职档案人员对工作业务不熟悉，工作并非本人直接参与，对档案文件的处理过程等内容不清楚。在整理过程中，部分工作人员特别是兼职人员对档案整理工作不熟悉，整理效率较低，在整理完毕后不能立即归档处理，不能及时清理不需要的材料。同时，档案人员工作繁忙，管理档案的时间有限，需要花费大量的时间与精力在档案整理、录入工作，工作量大。而且部分档案人员还需要对下级档案工作进行指导，需要耗费更多的时间，导致档案收集、整理工作效率低下。由于档案工作人员的工作量大，没有足够的时间进行年末归档工作，因此会聘请其他人员完成档案整理工作，而这些人员因为利益或其他因素，难以应对复杂的工作，不仅增加了档案工作的费用支出，而且也影响了档案工作的质量，甚至可能出现档案信息泄露的问题。除此之外，档案人员对其他部门的工作了解有限，特别是部分专业性较强的工作流程，由档案人员整理部门文件，沟通不畅，档案人员有时并不了解部分工作的前因后果，不能高效处理特殊档案，并且在档案工作中，其他人也有可能接触到档案，档案具有遗失、信息泄露的风险。

（四）档案利用工作的问题。机关事业单位通过电话查询档案时，由于电话查询无法自动留下查询记录，只能依靠档案人员进行手工登记，档案人员工作繁忙时可能会遗漏登记。部分民众不了解档案查询的步骤，也不能及时联系到档案管理部门，往往因为缺少证明材料或证明材料的格式问题导致审批不过关。同时，虽然档案工作已将信息技术应用于档案工作中，但是档案人员一般只能通过计算机检索档案的是否接收以及存放档案的位置，查找档案的内容还需要通过人工的方式，档案利用效率低。

二、破解档案工作主要矛盾的对策

（一）强化档案收集、整理工作。档案工作人员应该根据以往的工作经验，结合实际情况判断档案是否归档，及时收集档案资料，并且要主动、积极地完成档案文件的收集工作。档案人员还需要具有全局意识，积极了解各个部门的工作流程，特别是专业性较强的工作，了解各个部门、科室的职能。如果档案人员工作任务繁重时，可以尝试由各个科室自行整理相关文件，并交由档案人员，由档案人员进一步整理，这样既可以在一定程度上减轻档案人员的工作负担，还可以加强各个部门的沟通，提高档案收集、整理的工作效率。对于与本单位职能关系密切的文件，档案人员需要对文件的价值进行评估，并根据评估结果再收集，同时也应该收集光盘、视频等电子文件。部分部门处于临时性的工作需要会产生临时性文件，档案人员也应该收集这类文件。

（二）加强档案人员队伍建设。首先，必须配备正式编制的档案人员，并加强对档案人员的培训。正式编制的档案人员是档案工作有效开展的基础，因此必须配备正式编制的档案人员。在对档案人员进行培训时，通过网络教学、培训会议等形式讲解政治理论知识、基础的信息技术、档案学基础理论知识，使档案人员能够适应信息技术发展下档案工作的新形势，提升档案人员的信息技术水平、专业理论知识以及职业素养与政治素养，从而促进档案工作进步。其次，要合理提升档案人员的薪资水平，特别是非正式编制的档案工作人员。档案工作的时间长、工作量大，由于基本工资、职工福利等不理想，档案人员长时间工作后容易出现职业倦怠。因此，必须要逐步提高档案工作的人员薪资待遇，合理规划职务级别以及编制。对于工作出色的员工及时表扬，为档案人员提供足够的成长空间，提高档案人员的工作热情，从而提高档案工作的效率与质量。

（三）强化档案利用工作。1.合理扩大档案信息的公开范围。国家要积极研究相关法律制度，从法律层面为档案利用工作提供参考，使档案人员能够根据法律扩大档案信息的公开范围，在工作过程中自觉接受人民的监督，真正为人民群众提供便利。2.加强基础设施建设。加强防火防盗等基础的设施，为档案人员工作以及档案保管提供良好的环境。加强对档案管理软件的研究力度，建立计算机目录数字化检索系统，同时提供电子查询与人工查询服务，提高服务水平。3.向社会公众主动公开档案查询电话。通过微信等多渠道发布查询档案的基本流程以及需要准备的文件、证明等，创新服务方式，改善档案利用效果。此外，还需要加强档案信息化建设，更新观念，提高认识，加强软件和硬件建设力度。