事业单位档案管理信息化建设问题探究

2019-11-23中国航天科工集团第三研究院后勤集团郝文娟

办公室业务 2019年15期

文/中国航天科工集团第三研究院后勤集团郝文娟

现阶段，信息化技术已经在诸多行业领域中得到了广泛的应用，尤其针对事业单位的档案管理工作，已经引起了事业单位内部的高度重视和关注。通过加强事业单位档案管理信息化建设，可以不断提高事业单位档案管理水平，节约诸多人力、物力以及财力，避免出现浪费现象，将事业单位档案管理工作落实到位，充分彰显出信息化建设的应用优势，进而促进事业单位的健康发展和进步。

一、信息化背景下对事业单位档案管理工作的影响

首先，可以将事业单位档案管理水平提升上来，借助档案管理信息化建设，可以促进档案管理工作顺利进行，比如借助信息化建设，可以优化档案的保存，而且也可以大大提高各类档案资料的数字化处理水平，提高档案管理工作效率。其次，还可以将档案管理工作职能拓展开来看，实现档案管理和使用的整合，进一步拓展档案管理工作职能。

二、事业单位档案管理信息化的优势

（一）环境优势。在以往事业单位档案管理中，主要以纸质档案为主，但是在一些客观因素的影响下，增加了信息查询的工作量。如果环境比较潮湿，极容易使纸质档案出现发霉现象，进而加剧信息丢失的发生概率，以免造成不必要的损失。所以，加强事业单位档案信息化管理，要及时备份档案，将档案存储空间进行控制，并避免受到环境因素的影响，确保档案信息的顺利保存。

（二）查询与利用的优势。对于传统档案管理工作来说，具有高度的复杂性，而且手段也是比较单一化的，加强档案管理信息化，可以为档案信息的查询和检索提供极大的便利性，与个性化信息需求相符合。而且借助档案管理信息化，还可以进一步优化程序，避免浪费较多的时间和精力，以免影响到其他档案资料。

三、事业单位档案管理的现状与问题

（一）事业单位档案管理现状。1.档案管理信息化建设的重视程度不足。加强档案管理信息化建设，必须要具备良好的条件，以免对档案管理信息化的目标实现造成影响。现阶段，一些事业单位对档案管理信息化形成了一定的思想认知，但是其重视程度严重不足，很难将档案管理信息化建设水平提升上来，比如一些事业单位没有落实好档案管理信息化建设，也尚未集中整合信息化和网络化，与信息化建设需求出现了极大的差异性，所以很难将档案管理信息化发展的作用充分发挥出来。2.缺少构建档案信息化管理网站。在信息化建设中，互联网发挥着极大的作用，要想促使档案管理信息化建设目标的实现，必须要加强网站的构建，不断提高信息资源的传输效率，但是在实际上，一些事业单位尚未构建档案信息网站。首先，档案资料的网上查询和传输等工作严重缺失。其次，缺少网站形式，以此来为社会各界提供档案服务。

（二）事业单位档案管理任务。现阶段，信息量爆炸性增长现象比较显著，在信息时代的强大推动下，档案文件信息化趋势比较显著，但是不可忽视的就是网络安全问题，而且纸质档案的滞后性比较显著。基于此，提出了全新的档案管理任务，必须要不断提高信息获取效率，将信息分类进行明确化，进而积极推广和应用数字信息化，将档案管理提升至全新的高度。

四、加强事业单位档案管理信息化的可行性建议

（一）加强对档案管理信息化的重视。事业单位在档案管理信息化过程中，要想确保良好的实施效果，必须要提高其重视程度，加大投入力度，并不断创新。在具体实施过程中，事业单位要结合自身实际情况，加强全面分析和论证，提高对硬件和软件建设的高度重视，对相关硬件设备进行购置，并加强档案管理信息化软件进行自主开发和建设，确保与自身发展需求相适宜。提高对档案管理信息化的重视，还要注重对组织机构的设置，以此来对档案管理信息化建设进行负责和管理，进一步规范档案管理信息化工作。

（二）加强档案信息网站的构建。对于档案信息网站来说，主要借助网页形式以此来展现，向档案管理人员提供档案服务功能，为相关人员借助网络进行档案资料的查询和归档等提供极大的便利性。同时，在事业单位管理信息系统中，涵盖档案管理操作系统，可以确保全面传送系统的构建，确保网络信息资源的共享性目标的实现。事业单位要加强档案信息网站的构建，在选择档案信息管理操作系统过程中，要将升级功能和开发能力充分体现出来，争取与档案信息化管理发展需求相一致，进而将档案信息网站的服务功能充分发挥出来。