电子信息技术在档案管理中的运用探讨

2019-11-23淄博市职工教育培训中心李静

办公室业务 2019年15期

文/淄博市职工教育培训中心李静

一、档案管理中电子信息技术的作用

从整体上分析，电子信息技术已经成为档案管理中的重要手段，所带来的优势众多：其一是可以转变档案管理的载体，在实现计算机全程管理之后可以有效进行信息数据的远近数据与处理，尤其是能够取代纸质文件，易于保存与查阅，方便他人查询档案资料，减少了劳动力，提高了档案管理的效率。其二是改变档案的分类，众所周知，原先模式下档案内容众多，包括了人事、文书等，电子信息技术的有效应用可以将传统分类方案打破，实现档案信息管理模块，一般而言，一份完整的档案信息分散在多个管理模块之中，但是通过搜索关键词等方式，可以随时调整类目，实现分类的科学与规范。其三是改变了档案的接收与保管，在电子信息技术的应用下，档案管理者可以积极地介入到文件的形成与保管之中，从而接收档案，并且在进行归档的时候，能够根据档案内容与类型归档到相应的管理模块之中，从而提高了效率。从另外一个角度分析，在保存方面同样具有优势，可以将档案以电子文档的形式存放到计算机之中，在档案收集工作全面结束之后，可以按照计算机分类程序软件实施分类，实现保存，即便在发生问题后出现档案丢失的现象，也可以及时恢复，或者提前做好备份，从而提高安全性。

二、档案管理中应用电子信息技术的方法

（一）电子档案的收集工作。这是关键也是重点，其中需要在处理电子档案的时候设定电子档案存储平台，构建办公自动化模块，将收集的工作积极延伸到存储系统的设计阶段，这样可以为电子档案的管理奠定基础与保障。其次是电子档案管理，在整个管理过程中需要遵循归档的基本原则，按照保管期限以及档案内容进行分类存盘，另外对于需要归档的电子文件要给予适当的说明，在存盘之后，相应的档案管理人员要依据数据库的结构以及规范做好电子档案目录路径，便于查找。

（二）电子档案使用管理。根据笔者的调查与分析，现阶段电子档案的主要使用途径包括了拷贝、网络传输、直接使用等等，但是单纯地从信息安全以及保护资料的完整性分析可以认识到，需要做好安全保密工作，特别是涉及机密的档案，要采取加密处理，或者只能阅读不可修改。同时，还需要与纸质档案进行配套管理，无论到何时，纸质档案仍旧占据了重要的地位，需要实现纸质档案与电子档案的相互整合，采取双套归档的方式，可以在纸质档案中表明电子文件的存放地址、编号等等，或者在电子档案后面标注纸质档案的库房编号等内容，实现两者的一致性。

（三）做好电子档案的保护。可以将电子档案刻录成光碟，或者以U盘的方式存放，但是需要做好存放环境的可靠性，包括对温度、湿度等加以分析，避免对光盘或者U盘产生影响。

三、电子信息技术在档案管理中的问题与对策

（一）问题。虽然电子信息技术已经成为档案管理的主要手段，但是严格意义上分析，受到诸多因素的影响，其中仍旧存在缺陷与不足，其一则是相关档案管理者缺乏对电子信息技术的认识：部分档案管理者并没有从本质上认识到电子信息技术的作用与价值，缺乏对其认识，或者单位没有投入大量的资金实现传统档案管理的改革，未将电子信息化档案管理提到日程之上，这样则无法发挥其作用与价值。其二则是缺乏专业的电子信息化技术管理人才：现如今在社会的不断发展下，电子信息人才的培养至关重要，且档案管理在引入电子信息化技术之后需要实现管理人才的创新变革，但是根据笔者调查，档案管理者仍旧还是之前那批人员，因为这部分人员受到传统档案管理模式的影响，所以无论是从技术还是意识上均存在问题，所以需要积极引进电子信息化人才，或者给予档案管理人员培训与教育。

（二）对策。存在问题需要及时处理与解决，特别是当一件新型技术出现之后，发展的道路是比较崎岖的，所以要正视问题，促进创新发展。首先，加强对电子信息化档案管理的认识，只有从本质上认识到其重要性，才能投入大量的资金与精力加以建设，所以上至领导，下达管理者，均需要跟随时代发展的步伐，加强重视电子信息化档案管理，认清其价值。其次，做好档案管理人员的培训与教育，使其掌握基本的电子信息化管理流程与方法，从意识上认清其重要性，此外，还需要积极引入电子信息化档案管理人才，这样才能在档案管理过程中减少各类错误的发生，保证电子信息档案管理的科学性与规范性。