科研院所档案管理的现实意义与实践做法分析

文/天津市计量监督检测科学研究院 张艳路 马宁

一、科研院所档案的重要性和管理意义分析

科研院所作为促进科学技术进步的重要组成单位，在实际管理工作中产生了文书档案、科技档案、声像档案、会计档案等大量档案资料，特别是科技档案，记录和反映了科学研究、生产运营、项目建设等过程，对推动科研工作有着重要意义。只有对科研院所档案进行有效管理，才能对其中有价值的信息进行更好的利用，从而将其科学研究的领域地位更好地突显出来。因此，科研院所必须重视档案工作，并对档案工作进行全面有效的管理，并结合当前实际情况，对档案管理形式进行优化和创新，真正有效地对科研院所档案信息进行存储、分类和保护，为科研工作有效开展提供强有力的保障。

二、当前科研所档案管理的不足表现

（一）档案室的功能不明确。当前某些科研院所在实际档案管理工作中，因未明确档案管理的重要性，存在将档案资料与其他杂物堆放的现象，认为档案室就是存放杂物的空间，错误地将档案资料视为无意义。档案室中各种类型资料的混杂摆放，使档案资料难以查找和使用，从而导致工作效率降低下，影响相关工作有效开展。因此在科研院所中，应重视档案资料的管理，明确档案室的主要功能。

（二）欠缺完善的档案管理形式。在时代快速发展、科学技术不断进步的环境下，科研成果异常丰硕，档案资料也变得非常丰富。因我国当前还未形成完善的科研档案管理制度体系，使得一些科研院所在档案管理软件的选择上无法统一，因而在数据交互传输时无法实现共通、交流和学习。此外，档案人员管理制度的缺乏和不完善，档案管理人才队伍不稳定，使实际工作难以开展，甚至出现因交接不完善而导致档案资料丢失等问题。

（三）档案管理人员专业性有待提升。当前一些科研所中，档案管理人员专业性以及综合素质仍存在参差不齐的现象，给档案信息的管理带来一定影响。科研院所的档案管理人员必须要具备较强的综合素质以及专业能力，才能更好地确保档案管理工作有序开展。对此，必须加强档案管理人员专业能力的培训和教育，建立一支稳定、高素质的档案专业技术人员队伍，进而为档案资源的管理提供强有力的人才保障。

三、科研院所档案管理的实践做法和创新路径

（一）确保档案管理的规范化和科学性。在科研院所中，档案管理的科学性和规范化是科研院所发展的基础。知识经济与信息时代，信息逐渐成为高于资本的关键战略性资源。档案作为信息资源，是科研院所开展科研等活动中的关键记录，更是和科研院所发展同步的无形资产信息，在科研院所管理等工作中发挥着关键性作用与意义。因此，在科研院所发展中不能削弱档案工作，而是应建立完善的、适合本院业务特点、规范化、科学性的管理档案的系统，让档案工作发展不落后于科研院所的发展速度，进而更为有效且全面地将院所发展过程以及科研工作进行记录和反映，只有这样才能为科研院所更好发展奠定坚实有利的基础。另外，这对于科研院所的各项综合业务以及研究工作的开设提供了更多必要的条件，对于杜绝以及抵制不同的风险问题也提供了保障，能够进一步增强科研院所市场竞争力，促进院所实现可持续发展目标，以及衡量院所管理水平的关键性标志。

（二）统一优化档案管理模式，有效保管与利用档案。在实际的档案工作中，有很多传统的做法与管理形式，在不同时期的档案工作中都曾起到积极的作用与意义。但是通过对科研院所实际情况进行分析，一些以往的做法已经很难适应当前科研院所的发展要求，必须对其进行创新和优化。其中最关键的就是要对档案工作中的收集、整理、管理以及利用等环节进行创新和优化。特别是科研项目如果研究成功，那么就会享有相应的知识产权，科技档案归档的迫切性不言而喻。科研院所中有很多组织机构，包括院所业务拓展部门、专项研究部门等，承担了很多繁重业务，并产生了大量的档案。所以档案管理必须要满足这一要求，通过架构完善的档案实体分类方案，明确院所档案资料的归档范围，优化归档程序和步骤，建立档案电子化数据库，全方位优化档案管理模式，提升档案管理水平。此外，按照档案统一优化管理的原则，应建立综合档案室，集中存放档案，并配备适应工作需要的具有本科以上文化水平和一定专业知识的专职档案人员，集中统一管理档案，各相关部门要配备适合档案工作需要的兼职档案员，负责科室档案材料的收集、整理、立卷归档工作，人员配备要保持稳定。档案室库房环境的管理也是优化档案管理模式的重要组成部分，应加强库房环境整理，清除杂物，确保卫生环境干净整洁。加强档案库房在防火、防光、防潮、防高温、防虫鼠、防尘、防有害气体等方面配备，增加温湿度调控、灭火器、窗帘、虫鼠药等防护措施和设备，实行格局改造，实现库房、阅览、办公三分开。

（三）分析档案管理中的新情况、新问题，优化管理制度。要想更好地保障档案信息资源，应建立完善的档案管理制度体系，贯彻执行国家关于档案工作的法规、方针和政策，制定科研院所档案工作发展规划及档案工作的各项规章制度。只有拥有规范性和制约性的规章制度，才能保障档案管理工作更加合理化，确保档案管理工作有效开展。科院院所在完善档案管理制度时应注重以下几点：首先，要把档案管理制度纳入科研院所的管理制度当中去，必须要明确管理档案的部门以及人员，由此保障档案管理工作有效开展。其次，要建立起健全且完善的院所档案制度体系，并将归档工作纳入科研和管理工作人员的职责范围，保障实际工作中能够依据相应制度来对相关部门开展档案整理，做到每项工作完成之后，都有完整、准确、系统的材料归档。由此提高全员的档案意识，进一步保障档案信息的完整性。最后，档案管理人员在开展档案管理时，必须要照章管理，同时也要纳入科研院所的管理程序，如科研院所质量管理手册等，只有这样才能更为有效地将院所档案管理纳入到制度化的轨道当中去。

（四）注重科研档案管理人员专业素养的提升。科研院所的档案管理人员，应是科研工作中最为关键的角色，随着管理制度的完善和优化，对档案管理人员的要求也在进一步提升。科研院所应从源头入手招聘更为优秀的档案管理人员，通过精挑细选，优先选择有较强专业性和较强综合能力的档案管理人员，为档案管理提供更为优秀的管理者。随着技术的革新和国家档案政策的发展变化，应对档案管理者开展定期考察以及业务培训，使其掌握更多专业知识，适应各种新变化新要求。另外，随着越来越多先进的设备被运用到档案管理工作中，需要不断提升管理人员的计算机操作能力，才能为相应设备的有效运用提供基础，特别是对档案电子化工作的开展和推进提供有力的保障。

四、结束语

在当前科学技术快速发展的时代，科研资料的重要性逐渐体现出来，积极有效地做好科研院所的档案管理工作更显得尤为重要。因此，在当前科研院所中，要建立完善的档案管理制度，优化整体管理过程，创新档案管理模式，运用更科学、更高效、更便捷的形式来开展档案的管理，进而为今后的科研工作提供有利的技术支撑，为科研院所良好发展奠定坚实基础，实现我国科学领域持续、快速、稳定的发展。