探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径

杨巍巍

摘要：随着社会经济的不断发展和信息技术的日新月异，传统办公室档案管理工作无法适应当下快节奏、高效率的时代要求。而办公室档案管理水平对单位发展壮大和效率提升影响深远，因此提高办公室档案管理工作效率便被提上议事日程。本文将首先对办公室档案管理工作基本情况和重要意义进行简要阐述，对当前办公室档案管理中存在的问题进行深度分析，在此基础上指出提升办公室档案管理工作效率的有效路径。

关键词：办公室;档案;管理工作;效率;途径

1办公室档案管理工作的重要意义

档案管理工作积淀历史的尘埃，流淌着恒久的记忆，是联系过去、现在和未来的信息纽带。既具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的价值。具体来说：

（一）辅助领导决策档案管理是管理工作的一部分，做好档案管理工作，有利于充分发挥参谋助手作用，提高领导决策科學化和规范化水平，为各项规章制度的制定、修改提供了参考依据，有利于提高工作效率。

（二）历史真实记忆档案详细、真实地记录着当时当地发生的历史事件，具有凭证价值和参考利用价值。它是最真实的现实反映者和历史记录者，可以在社会活动中明确双方的责任义务，保护企业与员工的合法利益，减少不必要的纠纷。

（三）传承文化价值通过档案管理利用，可以探寻历史发展的轨迹和规律，

了解国家、单位曾经的辉煌业绩，继承历史文脉和传统精华，

不断增强民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企业文化，传承发展历史，提高全体成员凝聚力和向心力。

（四）宝贵教育资源因为档案记录的是真实案例，是客观存在的现实反映，因此具有说服力和感染力，在单位团建、员工培训时可以用作教材与参考资料，提高培训的效率和效果。

2办公室档案管理中存在的问题

2.1对于档案管理缺乏足够的重视

国企单位往往对于办公室的档案管理缺乏足够的重视，认为档案管理工作的技术含量较低，只是非常简单的资料整理，对于国企单位发展并无帮助。因此很容易导致国企单位对于档案管理的疏忽，一旦出现问题则非常容易影响国企单位的有序运行。在服务方面，档案管理的工作变得更加重要。虽然工作逐步调整，但档案管理却被一些部门忽略，档案工作更有效，妨碍了发展。服务部门根据情况的变化，对服务和单位的管理能力表示怀疑，档案管理框架管理者缺乏专业精神和敬业精神，这对企业未来的发展不利。

2.2缺乏完善的管理体系以及设备

目前，大部分国企单位没有针对办公室档案管理设立相关的管理制度以及管理体系，由于制度的混乱导致了管理人员在实际操作当中缺乏足够的执行力，因此办公室的档案管理很难发挥出真正的作用。与此同时，混乱的管理体系还非常容易导致档案出现丢失现象。大部分国企单位对于档案外借，并无相关规范以及流程，因此非常容易出现档案有借无还的现象。随着社会的发展，信息化的水平越来越高。传统的档案管理方法以及设备已经无法满足现阶段的需求。一部分国企单位还在采取手写档案的方法，速度较慢，效率低下。很多国企单位档案室缺少有效的除湿装置，此举容易导致档案损毁。现阶段的国企单位缺乏足够的档案管理设备以及档案管理知识对档案进行管理以及维护，使得国企单位办公室档案管理出现严重阻碍。

2.3专业素质有待提高

虽然企国企单位逐步开始重视档案管理工作，但是由于档案管理人员业务素质不高，使得办公室档案管理工作难以全面发挥应有价值，主要体现在：一是认识偏差。认为自己从事的是打杂工作，荣誉感和使命感较低，档案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知识缺乏。有的档案分类不合理，该保密没有保密，该公开没有公开;有的年龄偏大，不能熟练利用计算机进行操作，这些造成了档案信息无法有效的利用，难以发挥真正价值。

3提高办公室档案管理工作效率的有效途径

3.1转变思维，提升创新理念

要想将互联网信息化技术完全应用到办公室的档案管理中，首先要改变工作人员的思想观念，使工作人员的思想观念有改变和创新。档案管理对于企业的发展能够提供有力依据，能与现阶段业务进行对照，档案管理过程中，只能将这些档案资料进行收集分类，不能真正体现这些档案资料的价值。因此，创新工作人员的思想观念尤为重要。同时国企单位在招聘人员时，也可以多招聘一些年轻的工作人员，年轻的工作人员对于新鲜事物的接受能力相对较强，多数青年人群习惯用互联网开展工作，对各项办公软件掌握程度较高，在开展档案管理工作中，能够得心应手。

3.2队伍建设

国企单位档案管理工作内容多、任务重，是一项技术性极强的任务。那么想要承担这样艰巨的工作任务，国企单位就要不断强化管理人员的专业技能。一方面，在人员分配环节中，坚持选用档案管理知识丰富的员工，并在工作中实施绩效考核，利用责任划分原则，确定工作性质和工作流程，强化管理人员的工作意识。对于能力优秀的管理人员进行物质奖励，对于能力不足的员工及时进行培训。另一方面，在管理人员的培训上，国企单位要根据考核情况，建立培训计划，定期安排专业的技能培训，无论是管理技能还是信息技术的掌握，都要进行合理的培训安排。尤其在管理人员的信息技术水平提升上，通过现代化的信息技术设备的引进和专业的技术指导，强化员工的电子信息技术掌握能力，让每一个管理人员都能熟练地操作信息管理系统，实现电子信息化管理的全面落实。

3.3优化档案的管理体系以及流程

国企单位要想合理并且有效地提高档案管理工作，就要加强国企单位办公室档案管理标准化的流程。目前各地区的国企单位办公室档案管理标准不一致，随意性非常大，对于国企单位办公室档案管理工作极其不利。因此需要对国企单位办公室档案管理进行规范化，实现区域之间的统一标准。企业单位要加强档案管理者的工作态度和水平，真正按照公司制定的管理制度进行自我约束，以良好的工作态度开展工作，才能不断提高工作质量。例如，根据文件的分类，可以通过不同的方法进行合理的归属。日期、文件类别、文件的重要性会不断归属，这种文件管理系统比较完善，提高工作效率，会给国企单位的发展带来帮助。但国企单位要根据自身的实际情况制定相应的文件管理制度，不断加强员工间的培训，对每个人有效地实行管理，不仅可以规范国企单位办公室档案的管理制度，还有利于各国企单位的共享工作。

3.4在技术上逐步提升

应该采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。

结束语

档案管理工作是办公室工作中的重要组成部分，与其他工作开展休戚相关，有着千丝万缕的联系，只有档案管理工作效率不断提高，才能促进办公室其他工作数据利用和信息查找方便快捷，推动办公室整体工作顺利开展和高效运行。因此，档案管理工作使命重大、责无旁贷，应通过在思想上高度重视、在业务上强化培训、在制度上不断完善、在技术上逐步提升等多措并举、多管齐下方式，全力提高档案管理工作效率和水平，才能促进办公室整体工作水涨船高、行稳致远。

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