试论行政执法档案管理工作中存在的问题及对策

王琳

摘要：行政执法档案中记录着行政执法的重要信息内容，在进行档案管理工作时，要发挥出档案工作的优越性，更好的利于执法行动的开展，本文将主要探讨行政执法档案管理工作中存在的问题，并针对问题提出相应的解决策略。

关键词：行政执法;档案管理;问题研究

前言

行政执法档案记录着行政执法的过程以及还有相关的文字以及影像资料，这也是行政执法机关在行使公共职能过程中的重要记录以及证据，行政执法档案体现的也是行政执法的主体以及责任所在，对于档案工作的管理需要能够既有文书档案的基本功能，也要成为参与行政复议、诉讼以及赔偿的重要依据[1]。然而，在当下的行政执法档案管理工作中，却存在一定问题，影响了行政执法工作的效率以及质量，针对问题提出一定的解决策略，切实提升我国行政执法档案管理工作水平。

一、当下行政执法档案管理工作中存在的问题

（一）行政执法档案安全管理不够规范

当下一些行政执法档案的管理并没有做到严格保密，甚至一些违规行为经常出现，造成行政执法档案管理工作隐患，从整个行业的档案管理工作开展现状上可以了解到，我国行政执法档案管理的工作实际上才刚刚起步，在管理模式上采用的仍然是传统的管理方法，没有根据当下时代的要求做出适应性的调整，工作中也存在一定的不规范及不合标问题，一些行政执法档案的管理也过于随意，在修改时缺乏相关的监督[2]。一些部门对于档案管理工作的配合度并不强，档案管理工作自身部门在职责分工上也存在用人问题，导致档案管理工作效率较低，甚至出现了档案遗失的问题。

（二）行政执法档案移交以及归档过程混乱

行政执法档案数目中涉及到的环节较为复杂，从这个层面上看，行政执法档案管理工作作为一种系统化的工作流程，需要有专门人员进行监督和管理，并遵循一定的规范，然而，当下的行政执法档案管理工作则在移交以及归档处理上缺乏明确的制度要求，对于档案应该放置在哪里，没有进行行政审批，在一些档案盒的标注名称上也普遍存在各类错误，导致执法工作在进行档案查询时较难开展。

（三）行政执法档案管理的整理方法不统一

对于行政执法档案的整理工作来说，需要有一定的统一规范，一些行政执法单位会将档案进行类别划分，一些行政管理机构则会采用装盒的方式或者组卷的方法，这种区别性的档案整理方式都和我国缺乏行政执法档案管理规章制度有着直接关系，只有统一了档案的管理方式，才能够作出明确的制度性要求，提高行政执法档案管理的效率，这种参差不一的实际情况是不利于行政执法档案的高效管理的。

（四）行政执法档案专业人员业务素养不高

从事档案管理工作的相关人员需要具备扎实的基础知识以及档案管理工作经验，随着时代的发展，传统的由一人身兼数职的档案管理方式已经不能符合当下的行政执法档案管理要求，从人员配备上看，一些行政执法档案从业人员并不是专业人员出身，在开展工作时缺少系统性的方法指导，尤其缺少高层次的档案专业人才，从这个情况上看，行政执法档案管理工作很难实现跨越式的发展，只有在人员储备上跟上要求，才能够切实提升档案管理的水平。二、做好行政执法档案管理工作的相关建议

（一）提升对行政执法档案管理工作的重视

只有加强了对行政执法档案管理工作的重视程度，才能够在实际管理工作中将高标准、高要求落实下去，对于行政执法档案的管理来说，首先要做到安全和高效，在这方面，行政执法单位需要定期组织档案管理，从业人员认真学习《档案法》，提高其专业素养，站在安全的角度对档案进行妥善管理，这也是档案管理工作的基本职责。维护行政执法档案的安全，也在于在制度上要设立相应的行政审批流程，对于档案的使用以及修改要遵循严格的手续，避免档案在使用的过程中受到损坏、丢失以及泄密等等，当出现安全性的问题时，档案管理人员要进行追究以及相应处罚，杜绝二次发生。

（二）完善行政执法档案移交以及归档

对于行政执法档案的管理也要遵循一定的科学管理方法，在制度上制定出完善健全的相关工作要求，并且严格的按照材料的管理方法进行信息的收集以及管理，定期要对各类行政执法档案进行盘点以及重新归纳，确保每一个行政执法档案都被放置在正确的门类中[3]。案卷的装订要结实且美观，方便档案管理工作人员进行统一管理，以及后续的利用。

（三）做好行政执法档案信息化管理工作

在信息化技术发展的带动下，我国行政执法档案管理工作也要主动朝向信息化层面迈进，运用现代化的管理工具，提高行政执法档案管理的实际效率，用计算机辅助进行档案的收集、整理、规整、分类等等，在使用信息化管理手段时，也要考虑到网络安全对于档案的威胁所在，通过运用高效、安全性强的管理系统，规避网络可能带来的信息泄露。

（四）加强档案管理人员的专业能力

由于行政执法档案管理工作涉及到的环节以及档案数量众多，从业人员只有具备较强的专业素养才能够适应当下的行政执法档案管理工作[4]。行政执法机构要注重对人才的培养以及教育，定期开展相关的学习活动，强化从业人员对于执法资料的重视程度，提高工作能力，尤其是要对从业人员进行信息化管理工作的教育，这样才能够培养出更多符合时代发展要求的专业执法档案管理人员。

三、结语

综上所述，在当下行政执法档案管理工作中从业人员要能够以高标准、高要求对待工作，做针对现存的一些问题，可以从制度以及人员素质水平、思想认识等层面进行同步的提升，主动适应当下的执法档案管理工作，从档案的管理保护以及利用层面上进行不断的优化以及提升，从而为我国行政执法工作的顺利开展提供源自檔案管理工作的有力支持。

参考文献

[1]苗倩倩. 论档案行政执法问题的成因与对策[J]. 办公室业务， 2017（23）：65-66.

[2]郭菲菲. 档案管理中常见的问题及对策分析[J]. 新农村：黑龙江， 2017（12）：166-166.

[3]秦祥然. 基层行政执法中存在的问题及对策分析[J]. 职工法律天地， 2017（22）：66-66.

[4]郑伟. 论进一步加强文化市场行政执法档案管理[J]. 现代国企研究， 2017（24）：276-276.