浅谈陕西广电网络公司档案管理工作的创新与发展

摘 要：档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分，因此公司档案管理的工作的创新对公司经营发展具有重要意义。本次对公司档案管理工作的现状进行分析，并提出创新应对策略，有效地提升了公司档案管理水平，使公司档案管理进一步规范化，正规化，确保了公司档案资料的完整，提升公司档案管理水平和利用效率。

关键词：档案管理;档案现状;创新措施

陕西广电网络公司经过十年的创新发展，业务范围已从原来单一的有线电视传输服务业务，逐步拓展为包含视音频业务、信息服务、集团专网、互联网接入、节目运营、股权投资在内的全媒体、多网络、综合性业务。随着公司业务的转型升级，各项工作正在深化体制机制改革，其中档案管理工作正在朝着专业化、标准化、规范化的方向发展。随着信息时代的到来，本文将就如何做好文公司档案管理工作的创新与发展。

一、陕西广电网络公司档案管理工作的现状

从公司成立到2012年，由于广电网络处于快速发展时期，新建项目较多，档案资料分散在各业务实施部门，管理分散，资料存档不规范，极易造成重要资料的丢失近年来，集中表现在以下几个方面：

1.档案管理制度不健全。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值;二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生;三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

2.档案管理人员专业能力不强、综合素质素质不高。一是公司缺乏专门的档案管理人才，全网档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识的培训，在日常档案收集整理中都是根据摸索边整理，二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性，责任心不强，易导致资料的丢失，影响到档案归档的资料，阻碍了档案管理事业的发展。

3.档案库房硬件设施有待提高。目前部分分支机构没有专用档案库房，档案库房硬件设备不规范，没有相应的库房管理制度和应急预案，档案库房没有预留3-5年的储存空间，没有达到档案管理要求标准，不能适应档案管理工作的要求。

二、加强档案管理工作的意义

1.档案发展的必要性。在档案管理工作中，档案管理是企业管理工作的一部分，属于一项基础性工作。档案真实记录着许多重要的历史事件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范管理档案，是衡量一个企业管理水平的重要尺度，加强档案管理工作可以改变过去档案资料分散、不系统、不完整、调阅利用不便的局面，做到人员流失档案不丢失、档案管理的规范、可以提高公司日常工作效率，也为公司的发展做出贡献。

2.档案管理的规范性 。公司建立健全各项档案管理制度，包括档案管理办法，各项档案规章制度、归档范围及保管期限表，以及档案借阅利用制度、保密制度、库房管理制度等，建立公司三级档案员队伍，档案集中统一培训，大力推进公司档案管理工作。

3.档案管理的重要性。 下发各项管理办法和制度《全网档案管理规范指导意见》和《专项档案管理指导意见》，提升了档案管理意识和利用率，通过分支机构实地调研，推进了档案管理工作规范化、标准化，加强档案人员的安全意识，通过档案达标工程和档案业务培训，提高了学员的专业技能和业务水平，全网基本实现档案标准化，通过这几年持续不断的努力，我公司档案管理已经走上了高效、规范的轨道，并取的了一定的成效，给公司也培養了一批档案管理人才，逐步实现我公司档案管理的科学化、标准化和规范化。

三、档案管理工作的创新途径

为适应新形势，更好地发挥档案的作用，针对档案管理中存在的各种问题，公司采取了相应的创新措施来规范档案管理工作，在完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面狠下功夫。制定工作标准及操作方法，下发管理办法、加强业务培训、实地指导、档案达标工程等工作，逐步实现我公司档案整理的规范化、标准化，具体措施主要有以下四个方面：

1.实行档案集中统一管理，实现档案管理的规范化

省公司2012年10月成立档案室，建立了专用档案库房，配备了必要的硬件设备，确定了档案管理人员，健全完善了各项档案管理制度，进一步提高规范档案管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理技术，逐步建立和完善档案建立完善的档案收集、整理、利用、鉴定、销毁、保密等制度、规范，并对档案管理人员进行了培训、指导，实现了公司档案集中统一管理。

2.开展档案管理达标工程，建立全网档案管理体系

根据《档案法》等相关法律、法规，结合本单位实际情况、公司档案管理工作实行集中统一与分级管理相结合的管理模式，2014年6月，公司下发了《关于开展分支机构档案管理情况摸底调查表》，根据调查表反馈，选取西安、咸阳、汉中、商洛等单位进行实地调研，发现档案资料收集不齐全完整，档案整理不规范等问题，为了加强公司档案规范管理，公司制定并下发《全网档案管理规范指导意见》，明确工作职责、理顺工作程序，要求各分支机构确定分管领导，建立综合档案室，指定专（兼）职档案管理人员，建立并完善规章制度，包括档案收集、整理、保管、利用、销毁等工作流程，按照《全网档案管理规范指导意见》执行，建立了全网档案管理体系，并开展档案达标活动。

3.开展专项档案工作，实现重要档案、核心档案分级创新性管理

专项档案是档案的重要组成部分，对公司经营发展起到重要的作用，具有重要的利用价值，专项档案包含重要专项档案和核心专项档案。

一方面针对公司重要专项档案管理。2017年下半年专项档案管理工作正式启动，目前在收集公司重要专项档案的过程中，发现档案资料存在不齐全、不完整的现象，其原因主要是各部门对专项档案重视程度不够，收集内容要求不清晰、不明确。

另一方面针对公司核心专项档案管理。对外合作单位基本情况是公司核心专项档案，近年来，公司对外合作不断增多，而相关合作资料和文档由于涉及的部门和人员较多，材料分散在各个经办人手中，难以有效利用，项目结束后不能及时收集，存在丢失现象，给公司造成损失。避免重要档案资料的遗失，用制度规范专项档案的管理工作，确保专项档案资料的完整。

4.创新档案管理思路，建立存管分离新模式

一是由于全网所有的项目档案都集中在省公司相关部门管理，资料繁多，而省公司档案室存储空间有限，现对这些项目档案的管理实行公司档案室统一管理，分地存放。项目责任部门把档案移交档案室后，档案室清点、检查、核对、打码、归档后返回原办公室存放，调阅利用按公司档案利用制度统一调阅。

二是公司是省、市、县三级管理模式，分支机构档案资料多，地理位置较远，运输比较困难，集中统一存放难度很大，调阅也不方便，公司实现了统一领导，统一制度，分级异地存放管理模式。分支机构按照《全网档案管理规范意见》要求，建立档案室、确定兼职档案管理员，档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，档案存放地点在分支机构档案库房分级存放，实现了分支机构档案的统一管理，便于保管利用。

作者简介：

徐菜娟（1973--）女，汉族，本科学历，中级职称，陕西广电网络传媒（集团）股份有限公司，主要从事档案管理工作。