电子档案在企事业单位档案管理中的运用研究

2019-11-14白艳君内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司内蒙古鄂尔多斯016064

新生代 2019年18期

白艳君内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司内蒙古鄂尔多斯 016064

1 引言

当今社会已经进入信息化时代，对企事业单位来说，只有紧跟时代发展的步伐，借助信息技术的优势来提升档案管理效率，才能推动档案的高效共享与开发、利用，才能实现便利的查询，在很大程度上节约各方面成本。电子档案是依托于先进的信息技术而实现的，对企事业单位档案管理实现技术化、标准化、科学化有着重要的影响，这种优势为企事业单位的整体信息化发展提供了充分的条件。

2 当前企事业单位档案特性

2.1 普遍性

信息技术的普及使得人们的生活方式发生了翻天覆地的变化，企事业单位的档案管理也在如此巨大的浪潮中受到很大影响。尽管我国企事业单位电子档案管理起步较晚，但是在信息技术快速更新换代的条件下，企事业档案信息化管理取得较为显著的成效。要想以电子档案形式来加强档案管理，就必须首先对档案管理的普遍性加以明确，在此基础上结合特性来开展工作。信息技术的应用是档案管理工作效率得以提升的前提，这就要求企事业充分利用信息技术来开展档案管理实践。

2.2 集成性

进行档案管理信息化建设之后，只需要做好档案的整理和录入就可以完善档案管理工作，因此，数据处理、输入、使用都具备了集成性，这种特性可以推动档案共享的实现，能够很好地提升档案服务价值。电子档案系统的最大优势在于效率高、完整性强，可以说运用电子档案管理方式开展工作，能够将集成性的特征发挥到档案管理效率和完整性的提升中。

2.3 动态性

电子档案的动态性主要体现在：第一，信息采集是一个动态的过程，完成信息收集之后，能够及时录入档案数据库，这个过程是短暂的，因此也给档案数据的及时更新带来了极大便利第二，档案数据具备动态性，信息录入数据库之后，就可以在较短的时间内进行数据处理，同时很好地避免操作中可能出现的失误第三，数据收集、处理完成之后，档案信息的共享和利用也是动态的，利用者能够结合自己的信息需求进行查询、选择和使用。

3 应用电子档案的重要性

技术发展和行业进步的大环境下，信息管理的专业性需求越来越高，催生了电子档案的产生与利用。在企事业单位中，电子档案凭借在管理、查询和使用中的便捷性优势，展示了档案管理方面的技术发展，这是传统档案管理所不具备的。

第一，电子档案的应用能够在很大程度上节约人力、物力方面的成本投入。传统档案势必会对人力、物力有大量的耗费，企事业单位需要安排大量的人手来进行档案的整理、分类和归档。同时，在查询档案时，必须要按照编号等标志来对档案进行挨个查找。而电子档案的查询只需要输入关键词就可以准确找到所需信息，只需要投入很少的人力、物力就可以对档案进行归档与录入。

第二，电子档案促进档案服务水平的提升。当前，企事业电子档案的建立仍在起步中，还有着许多需要完善的地方，首先要做到的就是提升档案服务水平，这关系到档案质量与效率提升。

4 电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措

4.1 充分利用技术

要想将信息技术在档案管理中的价值充分发挥出来，就必须建立完善的电子档案系统，借助于先进的信息技术、互联网技术和大数据技术，对档案进行系统化的管理。同时，要加强对档案信息和数据的科学规划与技术处理，结合企事业单位自身工作发展的需求，对电子档案管理系统进行精心设计。

4.2 加强人才培养

在电子档案应用中，人才是关键力量，既能推动档案管理方式的转变，也能够在提升档案管理质量的同时提升档案管理的规范化水平。因此，在应用电子档案的过程中，企事业单位要重视专业人才的培养，要求首先认清人才在档案管理中的价值，在重视的基础上结合工作需求制定科学的人才培养方案，同时建立健全人才培养与激励机制，促进档案管理人才素质的提升企事业单位应当运用激励机制来调动档案管理人员的积极性与创新性，可以通过培训、讲座等方式为档案管理人员提供知识与技能提升的平台与机会。此外，要积极营造良性竞争氛围，用合理的人才流动来完善档案管理人才队伍，通过对管理人才的动态化管理来提供电子档案应用所需的人才保障。

4.3 构建安全保障

应用电子档案的过程中，保障档案的安全性是关键环节。因此，企事业单位应当从硬件、网络、系统这三个方面来对电子档案安全进行保障。从硬件安全方面来说，应当注重对服务器的安全监控，及时更新日志，做好硬件设备的维护工作从网络安全方面来说，应当定期对存储于系统中的档案进行检测，严格设置档案查询、浏览权限，运用防火墙技术来严格规范网络的接入与输出在系统安全方面，应当构建科学的访问平台，通过及时的系统更新来对系统进行安全性检查。