规范档案库房安全管理的对策探析

■叶云利/宁波财经学院

随着当今社会经济、政治以及文化等的发展变化，作为人类进步和经济社会发展的历史记录，档案受到越来越多档案工作者的关注，随之，档案的安全也被越来越多的重视。档案管理就是为了避免档案实体和信息内容受到人为和自然损坏，运用各种管理措施和技术手段，保证档案安全。可以说，对档案安全管理而言，库房的安全是重要基石。库房是存放档案的重要场所，现如今，档案安全管理理念不断更新背景下，档案库房条件明显得到了改善，数量繁多，种类丰富的档案资料被存放到了档案库房中，在这个过程中，经常会出现了一些影响档案安全的不良因素，档案库房的建设和安全管理也经常被忽视，给档案安全造成了一定的危害。因此，必须对档案库房安全管理中存在的各种问题和隐患认真分析，高度重视档案库房安全管理工作，有效堵塞安全漏洞，及时纠正错误，有效保障档案的安全。

一、档案库房安全管理存在的主要问题

（一）使用或建设不规范

在建设过程中，一些基层档案馆因受到经济、地理等各种因素限制，借助普通的办公用房改建成档案库房，而未根据档案馆的相关标准来建设。在档案库房管理的安全观念逐渐增强背景下，为了提升档案库房的存储容量，许多档案馆开始扩建和改建，这个过程中就出现了一些隐患和缺陷。主要表现在四个方面：一是办公室、阅览室与档案库房共用一个出入口，一旦发生突发事件，就会严重影响人员撤离和档案抢救，不利于档案的安全管理；二是未隔热和加厚处理档案库房的墙体，不利于档案的安全保存；三是档案库房没有设立独立的防火分区，而一味地强调存储容量；四是将档案库房兼做仓库存放杂物的做法，对档案管理和存放安全有直接的影响。

（二）管理制度不严格，制度执行不到位

为了保证档案库房的安全、高效运作，必须要制定严格的档案库房管理制度并保障其有效执行。但是实际情况却是管理制度不严格和制度执行不力的问题在很多档案库房普遍存在，主要表现在三个方面，一是缺乏系统、严格的制度，导致档案库房设施设备的使用随意而无效率，不利于档案的安全管理；二是因为库房管理投入的精力有限，像定期检查和清扫、出入库以及险情排练等档案库房制度都未严格制定或者定期执行，不利于档案的安全保管；三是缺乏相关的准入制度，进入档案库房时，对那些非档案库房工作人员没有限制，这在一定程度上使档案信息泄密和档案失窃的风险增加，不利于档案的安全保管。

（三）应急方案制定和演练缺失

《档案工作突发事件应急管理办法》中对档案的应急方案有明确的要求，对于可能发生的水灾、火灾、虫灾和地震等突发事件，相应的应急方案档案库房必须要要制定，同时为了保证对于各种突发事件，档案库房具有处理能力，应当定期组织演练。但是在这一方面，档案库房普遍存在着制定的应急方案过于简单，可操作性不强，忽视没有发生的各种险情以及没有定期开展安全演练等情况，这些情况的出现，给档案库房的安全管理工作埋下了安全隐患。

（四）特殊载体档案管理不重视或者不科学

在传统的档案管理中，将重点放在了纸质档案文件的管理，而不够重视特殊载体档案像磁带、光盘和照片等管理。在实际管理过程中，对于这些特殊档案的保管既没有在档案库房中单独存放，也没有在库房管理中设置独立的分区，同时也没制定相应的的库房管理制度和措施对这些不同载体的档案进行管理，一般情况下，这些特殊载体档案与纸质档案资料一并存放于库房中，这样的存放方式，不仅会对这些特殊载体档案的保存寿命产生一定的影响，而且还可能损坏或者丢失很多珍贵档案，严重影响库房档案安全管理工作的开展。

二、规范档案库房安全管理的对策

（一）规范设计档案库房，整改安全隐患

库房的规范设计是保证库房档案安全管理工作有效开展的基础。针对因档案库房建设或者使用不规范造成的安全隐患，应科学合理规划设计，档案库房安全设计标准要严格参照《档案馆建筑设计规范》，对于档案库房存在的安全隐患要积极整改，保证档案库房的安全管理。具体应从三个方面入手：一是改造或者搬迁采用串通方式设置的档案库房，为了增强突发事件发生时人员和档案资料的撤离能力，可以增加备用出入口，方便人员进出；二是对于由普通办公用房改造而来的档案库房，为了增加档案保管的安全性，可以对墙体进行加厚处理或者进行墙体隔热；三是对于档案库房设置无防火分区，通道狭小以及档案架排列密集等情况，在科学筹划的基础上，应当对档案库房的容量进行扩建，对档案架进行合理的分布，将部分档案进行搬迁，使防火分区被合理留出来，从而在火灾等突发事件发生时，有效保证档案的安全。

（二）建立健全档案库房安全管理制度

档案库房安全管理制度是档案库房安全管理工作的制度保障。档案库房安全管理制度的制定应根据档案库房安全隐患和薄弱环节，从而使档案的安全能够得到保证。具体制定的安全管理制度内容包括三个方面：一是安全使用制度，这主要是针对档案库房的设施设备，对于确保设备的有效运转和节能安全，安全使用制度的制定具有重要意义；二是安全巡查制度，这主要是针对档案库房的日常安全管理，为了将危险消除在萌芽状态，要对库房内的设施设备、档案资料、霉变虫蛀以及水源电路等情况按照制度要求进行日常巡查和登记，对于问题隐患及时发现，尽早预防。三是安全责任制度，这主要是针对档案库房的安全责任划分，安全责任划分和分工要根据档案库房工作人员的岗位、区域和职能，使岗位安全责任有效落实到每个人身上，做到层层负责和层层落实，避免出现遗漏。

（三）制定档案库房管理安全应急方案

档案库房管理安全应急方案是处理和应对突发事件的保证。当档案库房中发生的水灾、火灾、虫灾以及地震等突发事件时，它能够确保档案库房工作人员在第一时间采取最有效的行动，同时通过撤离人员和抢救档案等工作，使突发事件对档案库房造成的人员危害和档案损失能够最大程度地减轻。为了增强应急方案的有效性，应以不同灾情和险情的特点为参照，制定切实可行的应急方案，且要具有针对性，使险情发生时采取的有效措施和办法能够得到明确。此外，为了提高档案库房工作人员对突发事件的紧急处理能力，还要做好应急方案的定期演练和修订工作，通过日常演练，让档案库房工作人员熟悉应急方案的行动流程，积极组织开展险情演练。

（四）重视特殊载体档案的安全管理和保存工作

在库房档案安全管理工作中，特殊载体档案的安全管理和保存工作是重要内容。与纸质档案材料不同，特殊载体档案像磁带、光盘和照片等对空气湿度、灰尘、环境温度以及磁场干扰的强度等的要求较高，为了保证特殊载体档案的安全，就应当通过设立单独分区，对特殊载体档案进行单独存放，具体办法有设置玻璃架和防磁柜等，与外界的不良环境进行隔绝，正确存放特殊载体档案。

三、结语

在档案安全体系建设中，档案库房安全是重中之重，应该从思想上高度重视档案管理工作。档案库房的安全管理工作涉及的内容是方方面面的，在具体的档案库房的安全管理工作中，要规范设计档案库房，整改安全隐患，建立健全档案库房安全管理制度，制定档案库房管理安全应急方案，开展定期的方案演练和修订，重视特殊载体档案的安全管理和保存工作，只有这样，才能保证档案库房的安全管理工作有序推进，使档案安全得到有效保障。