关于机关办公室管理工作的思考

■郑忠彬/淮安市淮阴区机关事务管理办公室

随着当今经济的飞速发展，许多企业也在不断的进行改革与进步，使得市场的竞争愈加激烈，如果公司想要在市场环境中获得更多的竞争力，就必须要加强对企业的管理力度，从而使企业得到不断调整和完善管理方法，企业内部管理的一个最重要的环节就是机关办公室管理工作，其在企业管理中占有非常重要的地位，加强对机关办公室管理工作的研究就具有了十分重要的现实意义。

一、机关办公室管理工作的重要性

（一）有利于实现企业各部门之间的信息交流

办公室是现代企业的重要部门之一，其主要的作用是将一些重要的信息传达到企业，在企业中扮演的沟通企业层次结构的角色，这一点主要体现在：第一，办公室的管理人员应该及时向下属部门传达上级的相关政策和决策，这会在很大的程度上起到一个监督下属部门工作的作用；第二，办公室管理人员可以及时的向上级部门反馈下属部门之间的信息与问题，这能加强企业上下级之间信息交流，让上级能够有足够的时间来探讨并且将问题加以解决，也能够及时向其下属部门提出关键性的意见与建议，以促进管理决策者能够做出较为符合基层实际的工作。所以在某种程度上，这大大加强了下属部门对于企业决策的参与权力，同时也加强了部门之间的相互协调能力，使企业管理具有更快的效率。

（二）有利于实现办公室管理的参与权

机关办公室管理工作非常有利于加强各个部门之间信息的交流共享，并且能够根据实际情况向企业管理者提出一些有利于企业建设的建议，另一方面也十分有利于实现机关办公室管理工作的参与。管理者在要向其管理的办公室传达全体信息时，要对这些信息进行过滤与筛选，确保其传达的信息是非常准确的，这会使管理者所传达的决策能够得以有效快速的实施。更为重要的是，办公室的人员应该及时分析和确认获得信息是否符合管理者的要求，从而不断提高管理者提出的决策方案的有效性，这非常有利于提高决策方案的完善性，并且同时实现对于下属部门的监督。当企业发生一些公关危机时，办公室的管理人员也可以根据实际情况及时提出一些有效合理的建议，从而使问题能够及时的得以解决。

二、如何做好机关办公室管理工作

（一）做好协调工作与统筹兼顾

与领导部门和其他职能部门相比，办公室需要做更多的工作，其具有较强的综合性。无论在哪个企业，办公室的作用都是沟通与协调上下级部门，将企业的各个方面进行联络，这样能使得企业的正常工作按部就班的顺利进行。如果将企业当作一个人来看待，企业的决策部门就相当于人体的大脑，而办公室就起到了人体中枢神经的作用，即使办公室工作是在其管理者的决策中进行的，但对于最终的决定，其决策是无权决定的，其没有对于职能部门的领导权，并不能代替职能部门去完成各种问题的处理。办公室是要过问职能部门的工作，并且需要辅助其管理者进行管理的工作。其实一些领导人的工作也并不能亲自完成，例如秘书、发送与接收等工作，都需要办公室的参与进行管理，由此可以看出，机关办公室管理工作涉及了大量的部门，其工作的内容非常繁杂，因此搞好各个办公室之间的相互协调就显得尤为重要。

（二）加强管理过程中的制度建设

制度的建立应该保证对于工作流程的制定与工作流程的高效率管理的规范化。系统建设过程十分复杂，其涉及的领域也非常之广，所以在日常处理机关办公室管理工作的时候，要不断的完善其规章制度，制定的规章制度应该对于员工起到约束的影响，使他们能够更好的完成其本职工作，从而避免了员工在工作的过程中的杂乱无章，出现一个混乱的局面，导致影响到企业的整体发展。

（三）合理分工办公室的内部机构

在办公室的内部组织合理的分工，以实现办公室的科学化管理。办公室是企业中的核心枢纽，其具备了企业不可缺少的咨询服务等重要工作，所以只有对于办公室的内部机制进行优化，从而实现对于机关办公室管理工作的科学性。明确部门之间职责的差别，在细分每个岗位之前，应该明确每个部门应该拥有的权限与职责。只有这样，每个岗位才能正确履行自己的职责，使每个部门的工作效率得到大大的提升，避免个部门之间相互逃避与推卸责任。根据高效率的原则来进行岗位和人员的安排，让人员的支出尽可能的减少，同时实现人员配置的合理化，以确保用最少的人力来正常完成工作，提高每个员工的工作效率。

（四）不断加强办公室人员的综合素质

为了培养符合社会发展所需要的素质，办公室的人员不仅需要掌握一些基本的写作技能和沟通技巧，还需要掌握一些其他方面的能力，例如法律和计算机等方面。在招聘办公室的工作人员时要严格把关，多引进一些比较专业的人才，这样才能让机关办公室管理工作更好的完成。

三、如何完善企业的经营管理

（一）准确定位，把握方寸

机关办公室管理工作是企业经营管理的核心机构，其拥有着整个企业最重要的职责和任务，结合企业的实际情况和个人在办公室工作中的精准定位，如何把握这两者之间的权重是至关重要的，特别是要正确的理解机关办公室管理工作的责任，更要每个员工认识到自己的责任，才能让各项工作得以更好的开展，也可以更好的精确自己的定位。严格遵守工作标准，即要企业的每个员工严格遵守各项工作的纪律，机关办公室管理工作往往涉及到很广泛的领域，在处理每个工作任务时，适当的掌握合理的分寸，明确自己应该做什么，牢记自己不能做什么，以精准的力度拿捏这两者的关系，这就是机关办公室管理工作的关键所在。

（二）注重协调，以诚待人

机关办公室管理工作通常需要处理各种各样的具体事务，通常需要完成一些比较繁重的任务，有时也会遇到时间紧迫的情况，所以让人觉得无从下手，例如办公室行政事务的管理与协调等。面对的具体事务，办公室的管理者必须充分运用管理的艺术，更好地促进工作进度，笔者认为主要可以从以下三个方面展开工作：第一，注重企业员工之间的协调与沟通，这对于机关办公室管理工作是非常重要的因素，只有通过良好的协调与沟通，机关办公室管理工作才能得到其他所有部门的理解与支持；第二，运用艺术化的方法去处理具体的事务，例如语言艺术，与其他部门进行沟通工作的时候，要保持谦虚的心态，而不是表现出一格傲慢、目中无人的形象，这会导致交流的压力增大，所以注意语言的使用艺术是非常重要的；第三，营造出一个互信互助的氛围。办公室与其他部门之间要建立互信互助的氛围，这就要求办公室的工作人员在日常的工作当中要用心、真诚的对待他人，只有这样，我们才能够获得更好的尊重与信任。

（三）效率为先，表率模范

办公室是系统组织对外的形象窗口，因此，我们在具体从事办公事务的时候要注重效率，处理具体工作时，要注重时间节点，加快作业速率，不断提升自我工作的效率；同时，作为办公室的管理者要遵守单位的各项工作纪律，发挥出先锋带头作用，从我做起，从小事做起，以高标准，严要求对待自我。此外，作为企业组织系统要加强管理工作的监督，创建监督平台，加大监督问责的执行力度，切实发挥出监督机制的作用和价值，促进企业长效发展。

（四）培育人才，适应常态

在社会经济发展的常态下，企业和岗位都对于对劳动者提出了更高的素要求质和技能要求。在这种情况下，办公室管理者就必须要加强提高自身的全面素质，以便于更好地适应当前社会经济发展的新要求。笔者认为在实际操作中可以从以下四个方面着手：第一，从办公室的工作人员出发，让办公室的工作人员充分认识到对于办公室工作的质量和技能要求的紧迫性与迫切性，完成由“被动学习”到“主动学习”的转变；第二，营造良好的学习氛围。作为一个企业，应该提供各种各样的学习平台与机会，营造浓厚的学习氛围，让每个员工能都够得到更好的学习；第三，加强检查奖惩力度，建立相应的考核机制，通过考试的手段和方法，让每个员工加强学习，并且乐于学习，形成一种全员学习的企业文化，让学习成为一种正能量传递给每个员工，让每个办公室人员在学习的过程中，提高自身素质，加强职业技能，不断的适应全新的工作环境；第四，根据企业的实际情况，适当引进高素质的专业技术行政人才。通过对于专业人才的引进，企业可以使用年轻的办公室管理人员来替换老员工，使机关办公室管理哦工作变得越来越有活力。

四、结语

总而言之，在社会的新常态下，积极发挥办公室的作用，科学服务企业的发展，不仅是办公室的本职要求，也是企业对于办公室工作的基本要求。本文对如何做好办公室工作展开探讨，提出了准确定位、把握方寸，注重协调、以诚待人，效率为先、表率模范，培育人才，适应常态等建议，对于办公室管理实务工作具有一定的实践价值和意义。