智慧校园背景下高校档案工作面临的挑战与应对之道

■刘劲松/广东农工商职业技术学院

一、智慧校园建设的发展趋势和要求

近年来，随着信息技术的不断发展，大数据、云计算、物联网、人工智能技术得到普遍运用。2019年6月6日，工信部正式向中国电信、中国移动、中国联通、中国广电发放5G商用牌照，标志着5G时代的到来。高校管理、服务的数字化也随之有了更强的信息技术作为支撑。在数字校园的基础上建设智慧校园，建设更加智能化、科学化、个性化、开放化的教学环境，提高更加舒适便捷的生活服务水平，已经成为高校信息化建设的新趋势。国家标准文件《智慧校园总体框架（GBT36342-2018）》（以下简称“框架”）的制定，对智慧校园的架构、实现做出了规范化的要求，是智慧校园建设重要技术依据。

“框架”指出：智慧校园建设要充分“充分融合物联网、云计算、智能控制等先进技术，以云服务为支撑，建立教育教学平台；以数据整合为中心，建立智能管理平台；以一卡通为载体，建立方便、便捷的生活服务平台，搭建以信息网络为基础的智能化、充分互动、环保节能的全网络式智慧校园。”“框架”提出，智慧校园建设要实现管理信息化。要通过统一身份认证、公共数据中心和一卡通等手段，完成校园信息的集成和流程的整合。要实现服务信息化，建设网络办事平台，针对教职员工提供个性化定制工作界面，整合学校各项业务系统，协调工作业务流程，为广大师生提供一站式信息公开服务。为此，智慧校园要建设完备的存储灾备、云服务等系统。要充分利用手机等移动终端，借助物联网技术对校园资源、办公、管理、服务各个方面和环节进行综合管理和服务。

二、高校档案工作面临的挑战

档案管理与服务，是高校管理服务的一项工作内容，在长期的发展过程中，已经形成了较为稳定的管理服务模式和制度规范。但是，随着智慧校园建设的迅速推进，档案管理服务的传统模式和规范受到不小的挑战。概括而言，主要存在以下问题：

首先，档案业务流程所面临的挑战。数字化校园时期，高校档案资源的产生与管理基本是纸质化时代的电子翻版，档案资源的收集、归档范围没有太大变化，只是将纸质版数据化。即便如此，由于资金、技术、人员的限制，广大高校依然存在大量历史档案数据化未全部实现数据化。而智慧校园环境下，高校各项业务工作的开展，都需要大量的资源、数据作为支撑。学校业务工作的各个方面，都要实现其数据化、互联化。除传统档案资源需要收集管理外，必将产生大量的档案数据。如果不革新管理思维，创新适应智慧校园建设需求的档案业务流程，高校档案工作很难对这些数据加以有效收集、整理、归档，也必将无法适应智慧校园的发展。

其次，档案日常管理面临的挑战。智慧校园建设，高度依赖信息技术。高校档案管理也必须提高信息技术管理水平。智慧校园环境下，不仅要保障档案管理要技术设备的完善，档案管理所需的网络、终端、数字化信息采集设备、存储空间等设备，还要随着技术的发展不断更新换代。在此基础上，档案的智慧化管理才有顺应智慧校园的总体发展，而不至于影响其进程。除此之外，高校档案管理还需要依据智慧校园，建立校园数据信息的检索、查阅与利用系统。尤其需要指出，档案信息还要注意其保密性。涉及学校的人事信息、资产设备信息、科研信息、师生个人信息等方面的档案，一定要严格按照保密工作要求管理。智慧校园环境下，信息安全风险大幅度提高，对信息安全管理提出更高要求。建立适应智慧校园环境的档案信息安全管理制度必不可少。

再次，档案利用服务面临的挑战。传统的高校档案服务的业务范围比较狭窄，主要体现在学校基本信息、学科专业设置、师资力量、设备资产、教学科研等方面。而当前高校师生、教育管理部门和学生家长、社会对档案信息有了更多样的需求。这些需求可能会涉及学校的动态发展趋势、科研进展状况、师生交流互动与评价、家校互动情况等。由于需求来自不同角度，不同机关单位、个人对高校档案的需求与其业务工作、关注点不同，是全方位、多样性、具体化的，因此局部化、单一化、概括化的档案信息服务，已经无法满足这样的需求趋势。高校档案管理要探索智慧化、个性化的服务，才能更好地开发利用好高校档案。

三、智慧校园环境下档案管理的路径和方法

加强高校档案管理的顶层设计。高校必须认识到，智慧档案馆的建设，是智慧校园建设的重要组成部分。智慧档案馆建设，不仅是拉几条网线、买几台电脑、学校主页给个页面那么简单。它要求的是将档案工作融合渗透到智慧校园管理、服务的每个层面。智慧校园建设之中，要将档案智慧化管理利用纳入建设规划，智慧档案馆与智慧校园建设同步论证、同步规划、同步建设。要改变传统档案管理的流通、归档、管理、利用的程序化思维，将档案管理工作与学校日常运作同步融合。要通过大数据技术，深入挖掘、整合高校信息资源的价值，将高校档案管理从存储服务转变为深度挖掘，实现高校信息资源的多方面、多角度整合，为学校建设发展提供科学可靠的参考，为教育教学提供更深入的档案信息服务。

搭建高校档案管理的技术平台。智慧化档案管理，由于所依据的技术与传统档案管理发生了划时代的革新，因此相关的技术保障必须跟得上。首先，要完善校园网络（包括5G网络）建设，要配置档案管理所需硬件如计算机、扫描仪等基础设备。高度信息化环境下，档案管理必须重视网络安全防御。要做好档案信息的加密、备份，对网络环境实施全时动态监测。可以考虑借助技术成熟的信息服务平台，或者商业化手段，委托互联网存储、服务机构代为管理、保存、备份。其次，要依据国家档案局关于档案信息化相关技术标准及指导要求，制定适应未来信息化趋势的文件、档案信息资源的格式标准。档案管理未来的发展趋势是逐步开放化、信息化，档案管理不能再像传统纸质、实物文档时代各自为政，标准紊乱。档案信息需要通过资源实现统一的技术标准、文件格式，才能实现便捷传输与利用。才能更好地、长久地服务师生、服务社会，信息化档案的动态化、实时化服务和利用才能实现。

以上工作，要求新时代的档案工作人员，既要熟悉传统档案管理工作，还要掌握信息化条件下的档案管理。档案工作，是涉及学校所有领域和部门的基础性管理工作，但是长期以来，有些高校存在对档案工作重视不足的情况。档案管理人员的业务素质和专业化水平也不够高，尤其是掌握信息技术处理、开发和利用的专业技术人员存在严重不足。而高校由于人员编制、岗位设置的实际情况，也几乎不可能完全按照档案工作要求补足技术人员。因此，如何有效整合高校自有技术力量和技术人员，满足智慧档案管理需要，需要学校领导层面统筹协调。本单位技术力量不足的情况下，也应该考虑通过高校联合、校企合作、技术外包等途径实现。要让档案管理人员尽快适应智慧校园环境下的新的工作要求，档案管理人员的日常业务培训，也要不断推进。

智慧校园建设，是教育事业发展与改革的必然趋势。智慧档案馆建设，将极大简化高校档案管理工作流程，节约大量人力物流，档案资源的信息化利用才真正做到实时化、动态化，其意义和价值是值得为之投入和付出的。基于档案工作的政策性、标准性、规范性等特殊性质，建议国家档案局基于“框架”要求，制定各级学校智慧档案馆建设的相关技术标准及验收标准，统筹推进高校乃至全国智慧档案馆网建设。这样，智慧档案馆网的建设，才能有统一的标准和正确的方向。