浅谈人事档案管理信息化

李丹丹

（内蒙古阿拉善盟干部人事档案中心，内蒙古阿拉善盟 750306）

0 引言

员工档案的科学管理促进了企业员工信息的科学利用，确保了员工的开发和利用。人事档案的管理对任何组织都是非常重要的，公共机构也不例外，因为它们显然有助于提高其活动的效率，并为其发展提供强大的动力。然而，传统的人事档案管理并没有适应当今信息时代的要求，随着数字化的日益成熟，人事档案的电脑化管理已成为时代发展的必然趋势。

1 人事档案管理信息化的重要性

新时期人事档案的管理是一项有系统的工作，集中收集、管理和储存各单位的人事资料，以协助各单位组织其人力资源。在现代社会中，面对经济的持续发展和信息时代，如何有效管理人力资源，促进公司持续发展和公共机构和相关组织成了一个问题，对于很多企业和机构的深入思考。人事档案，同时也是一个相当一部分企业的人力资源管理和监督的机构和机制，并改进人事档案管理等方面发挥了重要作用，在全面发展人力资源的企业和机构。因此，企业和机构正在实现人事档案管理的电脑化和网络化，深入挖掘内部资源，为企业和机构的发展提供更好的服务。

2 人事档案管理现状

（1）管理方式落后。自人事档案发展以来，许多单位的人事档案管理继续以传统的管理方法为基础，完全以人为本，以电子表格为基础，导致管理效率低下和混乱。对于大型机构单位来说，人数众多和组织结构复杂已成为工作人员档案员的另一个困难。随着制度的改革，工作人员流动率很高，传统管理方法的缺点日益明显。使用电子表格也有许多缺点，因为经常调动工作人员和更新工作人员资料。传统的管理方法阻碍了人事档案管理的科学发展。

（2）缺乏完善的信息化管理制度。考虑到各机构迄今在人事档案的电脑化管理方面所遇到的许多问题，最重要的是缺乏一个完整的电脑化管理系统，其严重后果是不可能按照程序标准完成所有工作。没有明确的制度，确定内容和不同工作岗位的具体要求，并没有遵循基本工资时执行，这势必造成极大的混乱，影响了工作的质量和效率，并严重阻碍了它的发展。公司考虑到自身利益，并更加重视，阻碍了信息共享，当然，虽然有些学校的信息化管理系统已经到位，但也不是完美的，但需求趋势进行了调整，特别是在涉及自身利益，更应该相应地，而且从根本上解决一系列问题。

（3）对人事档案信息化管理的认识不够。传统人事档案管理存在严重问题，主要易发纸质资料保存保存一些外部因素，如环境保护、只要翻阅，而应用研究人事档案信息化解决好这些问题，能够很好地管理以避免问题的出现。但很多企业没有良心，尤其是在最偏远的地区，只要认识时，只要角度提供技术手段，当然，在一些偏远地区没有这样一个现象，它所代表的机构没有提供足够的人事档案信息化的重要性，所以这种管理方法并不充分。

（4）技术设备以及档案管理人员的能力不足。日益信息化领域的科学和技术进展的人事档案管理机构交叉应用信息化技术设备、高速与一个城市生活的最新成果，同时对档案管理人员的要求也是非常苛刻的，档案管理方面的科学和技术要求很高，但大多数人具有充分运作。相比之下，在中低速城市，技术设备落后，档案工作者虽然能力较差，但能够操作现有的设备。技术设备在档案管理中起着至关重要的作用，有些档案不能改造成新旧设备，直接导致城市与城市档案管理之间的冲突和矛盾。

3 人事档案信息化建设

（1）注重档案信息数据库的网络建设。档案信息数据库的网络建设应以单位局域网为基础，网络服务可根据单位的实际需要提供辅助软件。同时，网络服务建立了员工档案信息系统的访问权，以确保员工档案的合理管理，并通过网络建设扩大其覆盖范围。为了保证安全，人事档案信息数据库、信息系统管理和人事档案是由一个联合监督管理员和一个安全员，而管理则由工程师杂志和网络就不能改变。档案数据库，网络不仅查阅人事档案，也促进了干部人事管理制度，及时和职员薪金管理干部提供的信息也可以构建完善数据库，大大提高了效率，干部人事档案和人事决策提供参考。

（2）加强信息网络安全保护。1）不定期进行安全检查，检测和应对网络和系统并更新数据输入和输出流的检测和监测网络，为防范安全风险；2）通过建立访问权和通过身份和密码访问信息系统，积极引进和实施更先进和有效的安全措施。此外，必须及时保存数据库中的重要信息；3）不断完善防火墙技术，加强系统访问管理和模块划分，随时检查安全记录，迅速消除潜在危害。

（3）提高管理人员的素质。人事档案管理的核心是员工的整体工作能力，管理质量对人事档案管理信息化建设有重要影响。1）必须培养管理人员的信息管理意识。发展信息技术领域，但旧有的一方仍然阻碍思想进步的想法、人事档案管理、人事重要概念引入先进的认知度唯一明确的意识形态，并对加强信息化水平，才能从根本上改善机构的人事管理信息化。为了确保档案管理的良好电脑化，必须培养高素质和高度专业化的档案管理人员。随着信息技术的不断发展，对员工职业资格的要求越来越高。档案管理人员不仅要了解档案管理，还要了解信息技术。2）提高员工的道德素质。由于人事档案管理的特殊性，员工必须有良好的道德操守，以避免有关个人资料的资料外泄。因此，需要各机构提供职业培训和职业道德规律的人事档案，确保员工拥有高层次的业务权限。此外，应加强对工作人员档案员的专业培训，以优化档案员的年龄结构，并吸引更多的工作人员档案电脑化管理人才。

（4）加快从实体管理向信息管理的转变。虽然计算机管理中实施过的许多单位的人事管理制度，在绝大多数情况下，它仍然是主导身体管理，确保服务档案工作必须改变他们的人事管理模式和管理工作逐步从物理计算机管理。例如，对于信息检索请求，如果员工记录存储在统一的数据库软件中，用户可以根据其使用权限通过连接到相关网站访问相关数据。强调了这种计算机化管理的易用性和有效性的优点。因此，我们必须积极发展电脑化的人事档案管理，为市民提供更有效和更优质的服务，改善人事档案的电脑化管理。

（5）改进技术设备，提高档案工作者的技能。相关技术改进必须增加该机构的工作人员档案电脑化管理的两项重要措施作出适当的调整。在发达地区，不会有很大技术设备，因此，这是一个培养人才、引进人才和改进档案管理的问题。另一方面，在较不发达区域，技术设备方面存在差距。因此，有必要引进先进的技术设备，在引进新的技术设备之后，必须确保档案管理员能够使用它，并且能够正确地使用它。

（6）促进档案信息的资源共享。在推行档案管理电脑化的最终目标，是使人事档案能更有效地服务于本单位的发展，使其能得到有效利用。1）各机构应建立信息系统，使各服务能够相互联系，共享信息服务，并根据实际情况共享数据。2）围绕有效的综合平台，建立完整的数据管理服务网站，积极开展员工档案管理网站建设，进一步提高员工档案管理服务水平。

4 结语

目前，随着改革进程的推进，公共机构的人事档案管理面临着新的挑战。关于工作人员的资料正在迅速增加，关于工作人员的数据比以往任何时候都更加复杂。档案信息化所承认，为单位注重提高质量管理控制系统的改进电脑化档案的工作人员，先进的设备资源，促进信息共享和数据档案的人事管理信息化建设安全、统一推进适应快速发展的步伐。同时，软件和网络相关的人事档案，应继续优化和革新人事档案管理系统，从而在实践中提高利用率和档案的安全，这将使计算机档案管理工作人员提供更好的服务和公众的认识。