浅析会计电算化中分录的编制

马培红

摘要：会计分录的正确与否，直接影响到账户的记录，乃至影响到会计信息的质量。但费用冲减、账内调整等事项，这些会计分录的编制在电算化会计中需要引起足够的注意。

关键词：实务;电算化;分录

会计分录是每笔经济业务列示其应借记和应贷记的账户及其金额的一种记录。会计分录的正确与否，直接影响到账户的记录，乃至影响到会计信息的质量。会计分录是记账的直接依据，根据会计分录登记账簿时，会计实务要求做到账证相符。现就几个方面举例：

一、费用类账户

会计上，费用类账户一般是多栏式明细账，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用账户时，才从贷方转出，结平贷方发生额。例如：“坏账准备”是按照“应收账款”期末借方余额的一定比例提取的，若“坏账准备”期末贷方余额大于按照“应收账款”期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“资产减值损失”，传统手工会计分录如下：

借：坏账准备xxx

贷：资产减值损失xxx

会计人员根据这个会计分录登记“资产减值损失”明细账时，由于“资产减值损失”是借方分析式多栏账巨平时不出现贷方发生额，会计人员必须经过人脑分析，用红字（分录本身是蓝字）登记到“资产减值损失”相应明细账户的借方，从而造成账证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记账则会登记到“资产减值损失”相应明细账户的贷方，从而造成手工与机器登记的资产减值损失借贷方发生额不等，影响会计报表编制的正确性（计算机自动编表一般是用“资产减值损失”账户的借方发生额编表，而不用借贷方发生额差额，即净发生额编表）。会计人员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述问题。

借：资产减值损失xxx（红字）

贷：坏账准备xxx（红字）

二、实务中，还有一种编制会计分录的做法也需要加以规范

例如：某采购员出差借款2000元，采购回来报销，差旅费及补助等共支出1600元。假设借款时已作其他应收款处理，该采购员所花的费用记入“管理费用”。传统会计实务通常编制一张收款凭证作如下会计分录：

借：现金400

管理费用1600

贷：其他应收款2000

这样在计算机账务系统中，若定义的凭证类型是收、付、转形式，以收款凭证录入该凭证，也会产生问题，正确的做法是编制两张记账凭证：一张收款凭证（400）和一张转账凭证（1600），会计分录如下：

（1）借：现金400

贷：其他应收款400

（2）借：管理费用1600

贷：其他应收款1600

笔者认为第一种做法的前提条件是该单位采用的是记账凭证不分类且记账凭证格式统一。如果记账凭证分为收、付、转三类的话，那么这张记账凭证只能是付款凭证格式（贷记现金）。但目前有的單位仍然要求出纳每天手工登记现金日记账，根据这张付款凭证登记现金日记账，是登记到借方（蓝字）还是登记到贷方（红字）呢？登记到借方，导致账证方向不一致;登记到贷方，表示现金的减少，虽然是红字，也让人难以理解。怎么办？本人认为，可以引入过渡科目进行处理。

三、会计实务中，账户间调整需要编制相应的会计分录

如将“制造费用——折旧费”调整到“生产成本——折旧费”中去。传统手工会计实务的做法有两种，一种是：

借：生产成本——折旧费xxx

贷：制造费用——折旧费xxx

因为“制造费用”为借方分析多栏式账，分录中的贷方必然会出现上述账证不一致的问题。为了保证账证相符，则编制如下的会计分录：

借：制造费用——折旧费xxx（红字）

生产成本——折旧费xxx

贷：任意科目0

这种做法与上述第二种做法类似，由于贷方账户发生额为零.这种做法至少存在两个问题：（1）它违背了借贷记账法的记账规则，有借无贷方;（2）违背了财政部1994年6月30日发布的《会计核算软件基本功能规范》第十五条的第（四）款，即“正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”，因此在电算化会计中不能编制仅有借方或仅有贷方的会计分录，但可以编制借方或贷方为任意会计科目，同时金额为零的会计分录。计算机记账是根据科目编码记账的，所以“任意科目”明细账必然记载有金额为零的经济业务，这种经济业务在会计上是没有存在必要的。

为了避免这种情况的发生，作者本人认为正确的做法是借用一个过渡账户，如“其他应付款——过渡”账户，通过编制两张记账凭证来解决。这样登账时，“制造费用”、“生产成本”账户无问题，过渡账户贷方也立即抵销，只是增加了记账凭证的数量。

综上所述，实现电算化会计以后，企业的会比人员在编制会计分录时，既要遵循会计理论本身要求，又要考虑电算化会计软件的要求，这些要求往往同手工习惯做法不一样，会计人员需要结合会计理论和电算化会计的知识进行修正，以适应不断发展的会计信息化的需要。

参考文献：

[1]《会计电算化》河南科学技术出版社

[2]《会计电算化初级知识》河南省财政厅