基层疾控机构档案管理工作中存在的问题及对策

方泉

[摘 要] 基层疾控中心档案管理滞后，经费不足，设施落后，缺乏专业档案管理人员，很难在实际的管理工作过程中将档案材料的功能最大限度地发挥出来。因此，文章提出了创新疾控机构档案管理机制、提升管理人员档案意识、加强专兼职人员岗位培训、完善档案基础工作和软件硬件基础设施等相关对策，以此来促进疾控工作的发展。

[关键词] 基层疾控机构 档案管理 意识 培训

中图分类号：R197.21；G271 文献标志码：A

近几年，基层疾控机构基础设施建设、实验室能力建设、业务技能培训有了长足发展，但是在实际的工作过程中，依然存在着档案管理滞后，档案室建设不规范，设施落后，信息化管理方面滞后，查找利用及服务意识不足等问题，导致了档案材料的价值和效用没有得到有效发挥，进而在一定程度上制约了现实工作的服务水平[1]。

一、基层疾控机构档案管理中存在问题

（一）重视程度不足，管理意识薄弱

要想提升基层疾控机构档案管理的实效性，首先就应该对档案管理引起重视。然而现阶段中，不僅一般档案管理人员认识不到位，部分单位领导也不给予足够的重视，具体体现在档案管理的投入经费不足、人员配备不当、要求不严等方面，认为档案工作就是把原始材料保管好，“守好摊”，不丢失不泄密，能应付外调、查档就可以了。这种明显的档案意识薄弱以及重形式、轻内容的思想，使得档案管理工作的时间和财物等都得不到充分的保障。再加上单位领导对档案工作少过问、不关心、无要求，缺乏检查、督促和指导，使得大部分的档案管理人员不具备强烈的责任心和创新意识，管理人员墨守陈规，安于现状，借阅随意，利用率低[2]。

（二）专业能力不高，管理水平低下

档案管理作为一项长期工作，其具备了一定的政策性和专业性。因此只有配备专业化的人员，才能够提升档案管理的效率和质量。目前，在基层疾控机构中，基本没有档案专职人员编制，多为身兼数职的勤杂人员兼任。而这些人一般年纪偏大，缺乏档案管理专业知识，把档案管理当成附带的工作，随便整理一下就装订入档案袋，束之高阁。还有个别档案专兼职人员不安心本职工作，一般情况下干了几年就要到业务科室工作，使得整个档案管理工作缺乏一定的连续性，也间接制约着档案管理工作质量的提升。只要领导和业务人员不来查找，这些档案就永远躺在那里，很难发挥促进当前工作的作用。档案管理人员的专业技能不足，进而在工作中对于各个文件的整理和分类等缺乏准确性，常常敷衍了事，造成归档和移交中疏漏情况发生。甚至还有一部分管理人员，并没有经过统一的专业知识培训，进而对档案管理的各个环节都不清楚明了，更加谈不上管理质量的提升了。

（三）经费投入不足，设备配置落后

虽然疾控机构在近几年来已经相继增建了房屋，改善了实验室和办公条件，但是从现状来看，其档案设施设备的投入还不够，大部分的先进设备也没有得到普及，如温度湿度控制器、密集架、刻录机，等等。计算机也没有得到充分的开发和利用。同时，个别单位的综合档案室人员的安全意识不强，管理不到位，使部分档案已经受到不同程度的损坏。

二、加强基层档案管理的对策

（一）强化档案宣传，提高档案意识

利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，持续扩大档案工作的影响力和覆盖面积，促使每一位人员都能够从思想上引起重视，进而才能够将各个规章制度落到实际工作中。应用“走出去、请进来”等培训方式，对单位档案管理员和科室兼职档案管理员进行培训，使单位懂档案工作的人员多起来，科室兼职从事档案工作的人员尽快掌握档案资料立卷归档工作流程，促进单位档案工作效率的提高[3]。

（二）完善档案建设，健全工作制度

实现疾控机构档案规范化管理，要制定完善的规章制度，明确中心专职档案管理人员和各科室兼职档案管理人员工作职责，实行档案管理分级负责制度。管好疾病控制档案，还需要科室全体人员密切配合，及时全面提供原始资料，并进行初步整理，这是完善信息化管理最基础的工作。

基层疾控机构建立档案管理工作制度必须遵循以下要求。第一，工作制度要体现合理性、科学性。基层疾控机构工作有专业性和特殊性，建立的档案管理制度必须符合档案管理和疾病防控工作需求，档案资料管理要适应单位疾病防控需要。第二，简明实用，档案管理制度必须具有可操作性，简便易行。

（三）提高专业素质，加大培训力度

档案管理人员应该具备专业的知识和技能，在实际的工作中要深入挖掘档案的信息资源，进而努力做到特色化，为疾病控制的业务服务助一臂之力，以此来不断满足疾病预防控制中心的实际发展需求。作为基层疾控机构档案人员，做好档案工作，应该具备的专业知识有两个含义：一是掌握档案编研知识，二是熟悉卫生防病专业知识。

单位要注重加强档案人员培训，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，提高他们学习档案知识的积极性和工作责任心。基层疾控机构档案管理的好与坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为疾控机构档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，也要熟悉了解业务科室开展的工作，通过自学、岗位培训等方式，熟悉档案工作知识，掌握科学管理原则方法，提高工作效率，提高档案质量，积极探索档案管理模式，使档案工作更科学实用，为不断发展的疾病控制工作服务。

（四）加强基础工作，提升案卷质量

疾病控制档案工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的利用价值。为此，单位档案室必须严格按照《档案法》档案保管标准要求，完善调整相关的规章制度，明确中心专职档案管理人员和各科室兼职档案员工作职责，提升每位管理人员的责任意识，通过实行档案管理分级负责制度，将职责落实到人头。

同时，档案管理人员还应该注重档案收集的基础工作，熟悉了解本单位各业务科室档案收集、立卷归档及工作动态，变被动工作为主动工作，以便及时将业务科室形成的档案立卷归档统一管理。在收集管理的工作中，要仔细认真，确保档案资料种类、内容真实完整；并制定统一的收集分类标准，统一立卷要求，定期交中心规档，统一保管和提供利用，保障业务档案的规范性。

由于疾控中心的案卷庞杂且种类十分多，这就要求管理人员要根据不同类别来分类立卷，切忌将文件等混淆。仔细分析材料的可用性，并分清楚需要保存或者不需要保存的材料。并且注意保存的时限，注意保存文件的名字和格式，对已经完成的工作立卷或归档，以免给档案管理造成无序和混乱。在归档的过程中，要有侧重点，注重档案的完整性，以此才能够将档案的利用价值得以保存和使用。在立卷和装订的过程中，要积极做到整齐规范，以此来提升案卷的质量，使档案管理工作水平得以提升。

（五）运用信息技术，开展实用宣传

信息化是当今社会发展的大趋势，它对档案工作提出了新的要求，就是尽可能地应用科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，尽快实现档案信息化管理。目前，很多专业机构已经使用计算机辅助管理档案，实现档案计算机信息化管理是以后基层单位档案管理的发展方向，单位要加大对档案管理必需设备设施及软硬件经费的投入。

除此之外，档案管理工作不仅仅是将资料等进行分类归档，还要充分开发利用档案的潜在资源，以此来体现档案的服务性。档案管理人员要将资料变“活”，由“等客上门”变为“主动服务”，并将档案的使用效益通过多样化的途径广泛宣传，从而更好地提高其利用率，全面发挥档案资料的价值。

三、结语

要想做好基层疾控机构档案管理工作，就必须提高对档案管理重要性的认识，并结合信息技术，持续加快档案的信息化建设，通过加大力度培训档案管理人员，扩大宣传的覆盖面积，进而将档案的利用价值发挥到最大化，全面促进疾病预防控制中心的持续发展。

参考文献：

[1]王蕾，孙宗祥.疾控机构科研课题档案形成机制与管理模式的探讨[J].办公室业务，2018（24）：119- 120.

[2]郑璐.新形势下医院档案管理现代化问题及应对策略[J].办公室业务，2018（24）：149.

[3]苏锡武.新医改环境背景下医院档案管理工作的规范化探讨[J].世界最新医学信息文摘，2016（105）：182.