对人事档案电子化建设的思考

陈超 甄炜

[摘 要]人事档案具有非常重要的作用，是重要的人事资料和依据。人事档案材料电子化，显著提升了人事档案管理水平，打破传统纸质档案管理的局限性，实现档案信息资源的优化及共享，提高了管理效率，节省了人力物力，同时档案电子化也是对传统纸质档案的一种保护。文章对人事档案电子化进行分析和相关研究，希望对提高我国人事档案电子化管理的有效性具有一定的指导作用，以满足组织人事管理的后续发展要求，服务经济社会的发展。

[关键词]人事档案 电子化 缺点 优势

中图分类号：F275.9 文献标志码：A

人事档案是记载一个人一生活动轨迹的重要依据，是人事管理制度中的重要环节。人事档案能客观真实地反映一个人的学习工作经历、思想品德、政治信仰、奖惩任免、工资绩效等方面的情况，是组织人事部门选人用人的凭证和依据。人事档案具有全面性、真实性、权威性、动态性、流动性、机密性等属性[1]。目前，按照人事档案中材料的内容可以分为履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历学位专业技术职称材料、政审材料、党团材料、奖惩材料、招录聘用工资审批任免材料和其他材料等。做好人事档案的管理工作意义重大，从单位层面讲其直接影响到人事政策的制定和实施，干部的选拔任用管理及对职工进行有效管理；对于个人而言，人事档案与当事人个人的权益息息相关[2]。

目前，人事档案还是以传统的纸质档案的形式保存和管理，纸质档案的保存和管理过程经常出现一些问题，例如：纸质档案在材料归档过程中，由于单位管理疏漏，档案管理工作人员把关不严、档案材料错装，档案信息与材料不一致、材料审核不规范、漏章少页现象时有发生。另外，部分单位装档材料积压、入档时间滞后，也是比较容易发生的常见问题。与此同时，单位相关部门在人员选拔和组织调查需要对当事人的纸质档案进行查阅时，不仅需要层层签字审批还需要档案管理人员配合查找将档案从库房调出，流程复杂且浪费时间。在当今信息和网络高速发展的今天，传统人事档案的保存和管理不足和弊端日益显现出来，严重制约着人事档案保存质量和管理效率。将人事档案材料电子化，不仅能充分适应当今信息时代的发展潮流，也是提高人事档案管理效率的一种趋势[3]。

一、传统纸质档案的一些缺点

（一）存放整理费时费力

传统的纸质档案因其本身材质的问题，容易受到外界温度、湿度等因素的影响，随着时间的增长，纸质材料容易出现泛黄、变脆等问题。一旦纸质材料发生损毁，其上面记载的信息将不复存在，因此档案存放有专门的库房，对存放条件有严格的要求。

（二）档案信息查阅不便

当组织或者部门因工作需要调阅查询某人的人事档案时，需经过审批登记程序后，在档案管理人员的配合下从档案库房将档案调出，在指定的档案阅档室进行阅档，当需要复印档案中某些材料时，需要对档案进行拆分，复印后装订。借阅过程繁琐，手续复杂，时间消耗比较长，不利于人事档案信息与其他部门交流，容易造成信息资源的浪费[4]。

（三）消耗大量人力资源

对人事档案材料进行收集整理时，要根据《干部人事档案工作条例》的内容要求，对人事档案进行分类、编号、排序、制作目录、装订等程序，对档案管理人员专业素质能力要求比较高。这一系列过程都需要档案管理人员手工操作完成，为了使装订后的档案整齐规范，需要对个别档案材料进行裁剪、裱糊、折叠等工序处理，费时费力，而且容易出错。

二、人事档案电子化的优势

（一）提高人事档案的管理效率

人事档案电子化后可以大幅度提升人事档案管理的工作效率，与传统的纸质档案管理工作相比，电子化的人事档案管理简便，管理人员不懂得专业的档案分类编号也能将所要查阅的人事档案调出来，跳过传统的调档、查阅、归档的步骤，既节省人力物力，更提高了档案管理工作的准确性。打破了传统档案的管理模式，利用网络技术，突破了时间和地域的限制，减少纸质档案在查阅、复印、取放过程中造成的档案损坏，极大地提高了档案的管理效率。

（二）实现信息共享

共享性可以说是档案电子化的最为突出的特点。传统纸质档案难以实档案的共享，档案的电子化就完美地满足这一需求，通过档案的电子化，利用加密的网络传输技术就可以实现档案的异地查阅，突破了时间和空间的限制，只需要利用社交工具进行档案的传输工作，通过设置档案加密程序来保障档案的保密性。并且电子档案还可以直接利用计算机办公软件实现在线查阅，加快实现档案共享工作，将档案电子化的成果服务于单位其他部门和机构，同时有利于获取各部门和机构的及时信息反馈，有利提高档案的准确性[5]。

（三）节约人力、物力

人事档案经过扫描整理后形成电子档案，在很大程度上节约了空间，减少了档案库房存储的压力，同时档案经过电子化后也减少了对档案原件的查阅和使用，避免了因频繁查阅纸质档案对原始纸质材料造成的破坏，使档案原件能得到更妥善的保存。另外，经过电子化的人事档案在查阅相关信息时更为便捷，通过计算机网络进行电子档案查阅相比于纸质档案更加精准快捷。档案查阅人者只需要在计算机上调出需要阅档人员的电子档案即可，既省去了人工调出纸质档案的时间又节约了人力、物力成本，降低了档案管理人员的工作量，提升了服务质量。

（四）保护纸质档案

人事档案电子化后，促进了纸质档案的实体保护。由于纸质档案形成的时间年代较久，形成的材料材质因时间的关系不断老化，纸张泛黄变脆，经常翻阅很容易造成纸张档案的破损，一些重要的证明性材料一旦造成损毁是无法弥补的。通过人事档案的电子化，有效地保护了纸质档案实体，对档案的资源也是一种重要的保护措施，对于人事档案的长久利用和保护起到了至关重要的作用。

三、人事档案电子化应该注意的一些问题

人事档案电子化过程中需要对档案电子化数据进行规范化处理，因此需要建立一个标准化的规范和流程，使所有的电子化的信息能够成功录入，构建一个电子化的人事档案数据库，便于数据的统计和信息的查询，使人事档案资源使用起来更为方便，更好地为单位各部门服务。

人事档案电子化的核心内容是人事档案信息的安全。要保证档案信息内容的安全，首先要保证电子化人事档案信息的存储、使用的安全性，同时又要保证电子化的档案信息与档案原件的内容一致，没有篡改相关内容，电子化的人事档案内容真实可靠。

在当今信息化时代，档案电子化对人事档案管理人员提出新的要求，管理人员要认真学习《档案法》和《干部人事档案工作条例》等法律法规，严格按照相关规定进行人事档案的保存和管理。管理人员不仅要有认真负责的工作态度和责任心，还要具备全面的专业技术知识和业务管理能力，同时掌握计算机及信息网络的相关知识，才能适应人事档案电子化管理建设的需求，让人事档案管理工作迈上一个新台阶。

四、结语

信息化时代背景下人事档案管理工作模式也发生着巨大变化，将传统纸质档案电子化后可以大大提高人事档案管理的工作效率。传统纸质档案有自身的特點和缺陷，将纸质档案电子化后二者之间可以进行优势互补。人事档案管理工作人员需要清楚地了解档案电子化的特点，在管理好电子档案的同时，妥善保存纸质档案，既要重视电子档案的发展也要正确地对待纸质的档案，这样才能推动档案事业的可持续发展。

参考文献：

[1]赵军.高校人事档案电子化的研究与开发[D].河北：河北工业大学，2010.

[2]邹红云.电子化——人事档案信息的未来[J].兰台世界， 2007（22）：49- 50.

[3]徐桐.人事档案电子化管理探讨[J].卷宗，2018（11）：45.

[4]罗艳丽.人事档案电子化管理研究[J].岭南师范学院学报， 2017，38（6）：168- 172.

[5]张九玲.高校人事档案电子化的问题和对策[J].科学管理研究，2002，20（6）：73- 74.