探析信息化条件下的档案管理与服务创新

郭欢

[摘 要]在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。基于此，以下对信息化条件下的档案管理与服务创新进行了探讨，以供参考。

[关键词]信息化;档案管理;档案服务;创新

引 言

档案管理工作的开展只有建立在做好信息化应用的基础上，才能够更好地实现服务质量的提升。我国档案管理工作开展的过程中存在着很多问题，为了更好地落实这一发展要求，需要全面提高相关管理人员的创新意识，促进我国档案事业的快速发展，实现档案管理水平的提升。

一、信息化条件下的档案工作

在信息化条件下，档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等，各个方面都需要做出相应的变化。例如，信息化改变了信息收集、整理、存储的方式，以前的档案都是纸质形式，档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存，以供有关部门或人员查阅，在信息化条件下，不仅包括纸质形式的档案，还包括大量数字化形式的档案，并且，为了实现档案工作的信息化，还需要将纸质形式的档案，转变为数字形式，这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现，以往档案工作的思维和方式，已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说，信息化时代的到来，对档案工作来说，既是机遇，也是挑战。一方面，信息化手段的应用，给档案工作带来了很多便捷，在很大程度上简化了档案工作的流程;另一方面，信息化的应用，也给档案工作提出了新要求，需要档案工作人员革新观念、创新技术，以更好地做好档案管理与服务工作。

二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题

（一）管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、單一化的录入数据方式。

（二）档案管理不受重视

大多数人认为档案管理只需将信息录入，不需要整合，甚至某些企业的档案管理员还担任了公司里其他职位，不能一心做档案管理工作。同时，多数企业领导也认为档案工作不重要，不能给公司带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是公司进行工作中最重要的一环，缺了档案管理工作就难以进行。例如，若数据管理人员长期忽视他自己的工作，企业员工的资料可能会丢失，长期合作伙伴的资料也可能被泄露，企业今后发展需要某些数据进行工作时却发现数据遗落，无法正常工作。

三、信息化条件下档案管理与服务创新的策略

（一）合理利用及更新信息化设备

当前多数企业的信息化设备基本齐全，但现代化管理技术数据庞大，由于数据信息处于爆炸式增长的状态中，企业要想进一步提高自身的档案管理水准，就必须及时对设备进行合理利用及更新，根据企业情况选择最适合的管理设备，并对系统进行合理利用和及时更新，资料的存储与管理得到保证，确保工作不会因设备问题而受到影响。例如，当需要某些设备录入、整理、检索内容时，企业应购买其设备来支持工作。

（二）培养档案信息化管理人才

一方面，要重视档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、计算机、信息技术等相关专业人员的倾斜力度，确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事综合档案管理人才管理。另一方面，从事档案管理的工作人员要加强自身学习。现有及未来从事档案管理的工作人员要主动适应信息化时代的挑战，加强理论学习和技术实践，不断提升自身业务水平和专业能力。

（三）加大投入力度，巩固基础

第一，要针对档案信息化建设基础设施加大投入力度。将档案信息化资金列入各级企业预算之中，采用逐年投入的方法有效解决基础设施运维和建设问题。要采用自主解决、外包服务、合作开放等形式，确保档案信息化的创新性，通过各种渠道对信息化科研经费进行筹措。第二，要把档案信息化建设必需的软硬件基础设施配备齐全。以管理信息化的技术要求和实践要求为基础，立足于既和工作需要相符又节约成本的原则，为档案管理部门把专门的计算机和辅助设施配备好，如微缩设备、数码相机、移动硬盘、UPS电源、服务器、复印机、扫描仪、打印机、刻录机等，构建高效安全的档案局域网络，为确保档案信息化工作顺利开展和相关设施平稳安全运行创设有利条件。要第一时间对档案信息化管理软件进行开发和升级，确保其更加高效、顺畅和便捷。

结 语

信息化系统的建立，逐渐成了组织业务运行过程中的基础要求，需要通过信息化管理平台来为我国政府、企业的信息管理工作提供基础支撑，从档案管理的现实需求来看，组织平台正在发生变化，因此，我们需要结合数字化概念的具体应用对工作内容提出新的发展问题，相关管理人员同样需要进行深入思考。

参考文献：

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