高校办公自动化系统应用研究

摘 要：本文首先阐述了高校办公自动化系统的建设意义，介绍了办公自动化系统的概念及主要技术;其次针对高校数字化办公的特点进行详细描述;第三是对数字化校园平台对办公自动化系统的应用进行了讲解;最后对高校办公自动化系统的发展进行了展望。

关键词：办公自动化系统;net JAVA;数字化校园

1 高校办公自动化系统的建设意义

在高校的传统办公模式中，院校各个部门之间的信息通道并不通畅，信息孤岛和割裂显现还比较常见，导致高校各个部门间的信息传达不顺畅，信息收集重复率高，难以实现信息畅通和资源的有效共享，在这种情况下，高校的办公事务就会显得效率低下，工作量大而且重复。随着高校的不断发展，校区和部门的数量在不断增加，办公事务以及管理职能也不断增多，进一步改进办公模式，建设先进有效的高校办公自动化系统就显得更为重要。

2 办公自动化系统的概念及主要技术

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

办公自动化系统主要包括以下几个方面的技术：1）办公门户技术：门户技术是整合了内容、应用程序、工作场所的一门技术。信息门户技术提供了个性化的信息集成平台和可扩展的框架，能够根据需要进行全方位的信息资源整合，使应用系统、数据内容、人员和业务流程实现互动。2）信息共享与交换技术：信息资源的共享是办公自动化系统的一个重要内容。为提高办公自动化效率，需要建设统一、安全、高效的信息资源共享交换平台。3）业务协同机制：多维度、多领域的“协同办公”是办公自动化发展的方向。协同工作就是由多人互相配合完成同一工作目标。4）工作流技术：在办公自动化系统中，工作流技术的实施主要是通过工作流管理系统来实现的。工作流管理系统是一个软件系统，通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，并按照预先定义好的工作流逻辑完成工作流的执行。

3 高校办公自动化系统的特点

1）兼容协作。高校办公自动化系统的构建，要具有较强的兼容性，能够适应高校不同性质、不同组织方式的工作流程，能实现行政、教学、教师、学生各自特定的行为方式运转。

2）便捷方便。高校办公自动化系统要是一个开放的体系，系统具有完善的工作编辑器，能涵盖高校办公事务的所有流程。相应的客户端应用可以根据学校实际办公特点进行调整和修改，能定制修改办公流程，修改控制工作状态，还可以在实际应用中，依据学校实际系统的构建规模配置合适的管理员。

3）标准规范。高校办公自动化系统的开发应用要实现多种数据的协同应用，要严格遵循教育部及其他规定的信息管理规范和标准，进行标准化和协同化设计，构建符合要求和标准的数据接口，提高数据交换的便捷性，方便与校内外其他系统进行数据交互，便于查询和传输各种办公数据。既可以实现上下级教育机构的公文信息交换，也能满足内部办公的各种需求。

4）灵活实用。高校办公自动化系统要具备多种功能，信息阅览平台与高校门户网站通过集成作用，可以实现门户信息与办公自动化系统信息的同步传输或发布。系统要具备人性化的在线帮助，能够及时帮助用户了解掌握系统及其它相关操作的使用方法，满足用户的实际使用需求。

5）安全性。高校办公自动化系统要具有灵活的权限控制和完善的安全机制。可以在授权平台上实现用户和权限的有效匹配，办公系统中任何信息只要满足权限要求，都能够进行查询和发布，在权限控制之内，用户登录系统后仅可以看到相应权限内的信息。

系统的安全机制由网络登录验证、数据库登录验证、应用管理模块等组成，系统客户通过分級授权和验证机制，保障数据查询、使用、传输等操作的安全性。这种多层安全机制既提高了系统的安全性，同时也有利于防范病毒、黑客的非法攻击。

4 高校办公自动化系统的设计要求

1）办公模式要注意移动化。随着智能终端的普及与互联网的快速发展，移动化办公已经成为现代办公的一种发展趋势。解决工作空间与工作时间的局限性，并实现随时可以办公的目标，可以大大提高工作效率。移动化办公最重要的问题就是要处理好数据和网络的安全，有效利用无线虚拟专用网络技术建立虚拟数据专网，从而更好的进行数据的传输服务，同时设计多种安全验证及严密的控制，利用先进的技术进行保护，使办公自动化的移动平台更加安全可靠。

2）行政管理要体现集成化。在高校管理中，应用办公自动化系统，可实现财务、后勤、人事、教务、学生等一系列的管理工作，只要登录自动化办公系统就可以方便快速的处理各种事务。办公自动化系统要将高校的部门机构相互联系，使行政、教学各个部门之间，教师、学生各类人群之间关系更加密切，能够及时发布查询相关信息，提高工作效率，使办公变得更加方便、快捷、智能。

3）系统功能要注意实用化。对办公自动化系统的建设，要遵循从实际出发、以人为本的原则，一定要根据高校实际情况，建设适合自身发展的办公自动化系统，使办公自动化系统简单实用，使工作质量和工作效率得到显著的提高。

4）工作流程要设计规范化。高校办公自动化系统涵盖范围广，内容多，具体的功能及操作也各种各样，因此在办公自动化系统的建设中，要梳理各种行政及教学管理要求，建立规范可行的工作流程，实现工作过程的有效管理。例如审批流程：填报人填好相应文件，再将填好的文件发送给部门负责人或直属负责人复核，复核通过后，发送给相关职权负责机构负责人进行审核，如果需要修改，退回填报人进行修改。相关职权负责机构负责人审核完毕以后，发送给填报人，填报人按照审核意见再将文件发送给相应负责的审批领导进行会签和签发。在流程的规范化中，一定要做到步骤清晰，责任分明，监督有序。

5 办公自动化系统的应用

办公自动化系统的建设前提是要构建数字化校园，通过信息技术来满足高校各类信息的使用需求，以实现数字资源的合理应用。数字化校园是在传统的空间上，实现环境（包括设备、教室等），资源（如图书、讲义、课件等）以及应用（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部数字化，有效拓展高校的时间和空间维度，提升高校教学、办公、管理效率和质量，扩展高校业务功能，最终实现全面数字化的目的。

办公自动化系统以数字化校园平台为基础，其信息服务的广度、深度以及功能均能显著提高，与传统的办公自动化系统存在本质区别。高校办公自动化系统的内容几乎涵盖了高校的所有行政、教学、管理等事务，数字化校园平台的建设会推进高校自动化办公进程，扩展系统内容的广度，催进高校办公自动化系统的充分利用。

6 高校办公自动化系统展望

高校办公自动化系统是高校数字化校园建设的重要部分，是一个循序渐进、持续发展、逐步认识的过程。在高校办公自动化系统的建设中，一定要以需求为导向，以应用促发展，理性地发现和解决问题，做到有计划、有目的、分步骤地实施。这样办公自动化系统的发展，才会取得更加丰硕的成果。

参考文献

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[3]王开明.高校办公自动化系统的应用研究[J].科教导刊（电子版），2015.16.

[4]潘钧.试论办公自动化在高校教学管理的应用分析[J].科技展望，2015.32.

作者简介

赵超（1975-），郑州，武汉大学硕士，河南牧业经济学院信息工程学院，副教授。