“互联网+”环境下高校档案信息安全管理模式研究

摘 要：“互联网+”时代，高校档案信息管理正逐步与互联网技术、信息技术以及网络技术相互融合，取得了一系列的成效。但面对愈加开放的互联网环境，高校档案信息管理正面临着更多的安全挑战。本文分析了当前高校档案信息管理面临的安全形势，对安全管理的主要内容进行深入解读，最后提出了可供参考的安全管理模式。

关键词：互联网+;高校;档案信息;安全管理

基金项目：2019年河南省档案局“互联网+”环境下档案住处资源安全保障问题研究课题论文（项目编号：2019-X-07）。

在大数据时代，“互联网+”环境已然成为社会发展环境中不可割除的一部分，互联网与社会各界正处于广泛的融合发展状态之中。在此背景之下，高校档案管理也正处于不断朝向信息化、数字化以及智能化方向发展，并取得了一系列明显的进展。但随着互联网+环境的开放程度不断加剧，高校档案信息也面临着更加严峻的安全形势，提升档案信息安全性和保密性，研究出行之有效的管理模式是摆在当前情势下的重要课题。

1 “互联网+”环境下高校档案信息安全管理面临的形势

高校档案信息本身具有一定的特异性，这些信息主要包括有学籍档案、教师档案、学术论文以及各类在档历史文化信息，具有十分突出的敏感性，同时还具备一定的利用限制性。这些特殊的性质造成高校档案信息管理的安全性需求十分突出，如果对这些档案信息的保存与利用过程中造成泄露或者是不当应用，所产生的不良影响是巨大的。现阶段，高校的各类档案都以数据化信息录入和保存，并通过互联网系统实现对档案信息的各项管理活动。

从安全的角度来看，目前高校档案信息所面临的安全形势主要集中在以下两个方面：一是高校档案信息数据的剧烈增长;随着高校档案信息化、数字化建设的不断深入，高校档案的各项基础信息比之从前更加丰富，所录入的信息体量也更加巨大。体量庞大的档案数据在被使用过程中需要更加全面、严格的安全管理;二是高校档案信息所处在的互联网环境更加开放;比起传统纸质档案的管理，信息化档案管理开放性更高，只要拥有到档案管理平台的登入权限，那么就极其容易的能够获取到一些加密的档案信息;而作为管理者，难以确保这些加密信息的使用过程和目的，这对于目前现状高校档案信息安全管理是一项较大的挑战;三是高校档案信息的物理性存储环境的变化，数字化信息大多存储在计算机硬盘载体中，档案信息的保存安全性其实取决于对高校的互联网硬件环境;需要做好对档案信息物理环境的安全防护。

2 “互联网+”环境下高校档案信息安全管理的主要内容解读

针对“互联网+”环境下高校档案信息的特殊性，以下对其所需要解决的安全管理内容进行解读：

1）对档案实体和保存实体的安全管理。无论是档案馆所保存的纸质档案，还是经过数字化存储的数字化档案，都有相应的承载物体，对这些实物的保管也应当是高校档案信息安全管理的重要内容。

2）对档案数字化过程信息安全控制。高校在档案信息化过程中会不可避免地使用相关档案实体，同时纸质档案信息实现数字化要经过多重环节：档案整理、扫描、成果管理，其中任何一个环节的工作如果无法保证有序而严谨，就存在档案实体发生丢失、破坏或信息泄露的风险，因此在数字化过程中必须采取安全控制措施，确保在数字化加工过程中保证纸质档案保存完好无损。

3）对档案数字化信息的使用安全管理。数字化档案在后期的利用过程中，也需要重视安全管理。一般来说，高校档案也存在一定的档案分级，按照档案可供利用的层面以及保密等级，需要拥有相对应的查阅权限才能够阅读或者下载。在这一过程，档案管理必须要做好足够的安全措施，一方面要确保档案信息的合理利用，另一方面还需要利用相关技术来保障使用过程中的安全。

3 “互联网+”环境下高校档案信息安全管理模式研究

对于高校档案信息管理工作而言，成立一种行之有效的安全管理模式，将会让档案信息安全管理工作更具有规范性和系统性。事实上，对档案信息的安全管理贯穿档案形成、档案利用始终，那么信息安全管理模式则可以根据分为事前管理、事中管理以及事后管理。

1）事前安全管理。事前管理应当包括有：确立档案安全管理的理念和制度。对于档案信息安全管理模式而言，首先要确立的就是安全管理的理念。与管理纸质档案的安全不同，管理数字化的档案信息要更加复杂的多。因此在安全理念上要做好功夫，要进一步培养档案管理人员的安全性思想，定期对相关的档案工作者进行有关安全保密控制的规章制度的学习，提高档案工作者安全保密意识，明确每一个工作环节需要落实的具体保密注意事项，权责清晰，切实落实到个人。再者，制度作为管理的先行者，需要在事前确立。针对高校档案信息的特殊性，应当建立起与之相互适应的信息化标准规范。标准规范主要包括有：信息档案安全管理制度、纸质档案安全管理制度、电子文件归档制度、档案信息保密分级制度、档案信息网络权限制度等等。通过明确权责，并落实到个人的管理方式来进一步提升高校档案安全管理的效率。

2）事中安全管理。高校信息化档案在利用过程中的安全管理，则需要重视安全技术性管理。高校信息档案安全管理必须要重视现代化档案安全保障系统的建设和管理。一方面，安全保障系统需要从物理安全管理和网络安全管理;对有实体的、有形的纸质档案、档案保存场地、档案库等场所的防火、防盗以及人为损害，要加强这些环境下人员出入的规范性;另一方面则是在高校各类档案实现信息化、电子化之后，在网络的传播和使用过程中，高校档案管理部门应当有针对性的使用安全保密性能高的安全软件，并确保网络环境的开放程度处于合理状态之中。在提供档案查询和档案服务的客户端，应重点加强网络安全保障，应当使用专门的网络安全软件并确保有专门的人员进行管理和维护。高校信息化档案的事中管理需要得到及时、有效的安全技术支持。伴随着互联网环境的日益开放，互联网安全技术的需求也不断升级，这就对高校档案管理专业人员的互联网信息技术提出了新的考验。想要确保高校档案信息始终处于安全传播、合理利用的安全环境下，就需要及时的培训相关人员的技术，能够迅速的识别出不安全的操作以及有可能出现的安全攻击，这样才能从源头上组织不安全事件的出现。

3）事后安全管理。在大数据时代背景下，也对高校档案管理的信息化建设提出了新的要求。为了适应这种趋势，也需不断推进档案管理的信息化建设水平。一方面要进一步推进档案安全管理基础设施建设，由于电子设备和技术更新十分迅速，因此高校也应当及时的投入更新升级、后续维护;同时应加大对档案服务端的信息化建设，如档案查询的相关电子设备、档案专业管理软件及相关的搜索引擎软件等。另一方面则是要从大数据思维入手，进一步的统筹协调高校档案信息资源共享方面的安全管理。

4 结束语

“互联网+”环境下，高校档案信息安全管理模式的形成，必须要针对高校档案信息的特点，以及所面对的安全隐患，明确安全控制内容，并从信息档案生成到使用的全过程出发，形成全面的安全保障体系。

参考文献

[1]赵爱国，樊树娟.一流大学建设视域下高校档案工作的定位与功能浅探[J].档案学通讯，2018（02）：96-100.

[2]李佳.新时期高校档案信息化管理模式研究[J].领导科学论坛，2018（07）：71-72.

[3]邱佳佳.新媒体视角下高校档案管理模式的现代转换[J].湖南科技学院学报，2018，39（09）：138-139+145.

作者簡介

康艳侠（1979-），女，汉，河南扶沟，河南医学高等专科学校，副研究馆员，本科，档案和图书管理理论与实务。