事业单位数字化档案管理现状及对策探讨

张琳

摘 要：随着科学技术水平的不断提高，人们对办公自动化和电子商务提出了越来越高的要求，事业单位数字化档案管理要求也越来越严格，这就需要将以往传统的纸质档案及时转化为数字档案信息，构建信息管理平台，这是时代发展的必然趋势，同时也是纸质档案实现长期保存的必要过程，为社会各界提供了更加优良的信息资源服务。本文主要对档案数字化的概念，管理现状以及完善对策进行了一定的探讨。

关键词：事业单位;数字化;档案管理;现状;对策

1 档案数字化概述

档案数字化其实就是通过各种各样的信息采集设备对有效转换档案的过程。纸质档案转化成数字化档案过程中，通常情况下需要借助扫描设备对信息进行采集，对以往传统纸质档案当中的各种信息元素进行分解，然后将光信号转化成电信号并输入到计算机系统当中，最后形成相应的图像文件。在此过程中，文字档案转化为数字格式通常情况下可以采用以下两种方法，一种是通过OCR字符识别转换成文本文件或者是通过扫描转换成图像文件进行存储。另一种是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换，也可以是利用数码相机直接拍摄。对纸质档案进行扫描是最为经济便捷的一种方式，这样可以实现对扫描图像文件数字化处理之后的直接存储，在建立档案信息数据库之后便可以快速引用和检索。

2 事业单位数字化档案管理中所面临的问题

2.1 缺乏专门的管理人才

数字化档案管理工作对管理人员专业技能和综合素养都有着非常严格的要求，其不但要具备专业的管理能力，同时还可以将数字化技术和管理工作紧密结合在一起，将现代化信息技术充分应用到档案管理工作当中。可是就我国目前情况来看，大多数事业单位在管理人员配置方面都存在一定的缺陷，主要体现在以下两个方面：一方面是管理人员不能将两者很好的兼顾;另一方面是档案管理人员为兼职人员，所以在档案管理工作中投入的精力有限[1]。除此之外，部分事业单位仍然沿用以往传统的管理方式，没有将数字化技术合理应用到档案管理工作当中，从而导致数字化档案管理工作不到位。

2.2 档案管理技术相对落后

在数字化档案管理过程当中，管理人员对数字化技术的应用至关重要。可是我国目前大多数事业单位数字化档案管理工作都没有达到理想的状态。这主要是因为在实际管理过程中，并没有与时俱进采用最先进的数字技术，往往使用较为落后的技术，从而使得档案管理工作和数字化技术之间存在一定的不匹配现象。如果资金投入不达标，还会造成硬件设施老化严重现象，而这些落后陈旧的设备给档案管理工作人员带来了很多的不便。

2.3 缺乏科学有效的工作标准

近些年我国大多数事业单位都对数字化档案管理比较关注，可是并没有将数字化技术和档案管理工作进行有效的结合，没有对数字化技术应用程度和实际应用效果做出详细分析和研究，也没有为数字化档案管理工作制定相应的管理制度和明确的规范与要求，这就使得工作人员在实际管理过程中处于一种被动局面，大大降低了数字化档案管理成效[2]。没有明确的数字化档案管理标准还会在一定程度上降低档案管理过程的安全性，甚至导致档案管理过程存在一定的安全隐患，影响数字化档案管理工作的顺利开展。

3 强化事业单位数字化档案管理有效对策

3.1 适当增加数字化档案管理预算

数字化档案管理工作的顺利开展离不开相应资金作为前提基础，事业单位在对数字化档案管理进行预算的时候，应该充分结合单位实际情况和相关规定与标准，为事业单位档案管理工作投入足够的资金，其主要着眼点聚焦于数字化技术的开发以及应用，给档案管理提供现代化先进工作设备。在具体预算过程中，管理人员应该认真听取上级财务部门人员的意见和建议，结合单位实际情况对预算资金做出适当的调整，保证预算的科学性和合理性。

3.2 建立并完善科学的管理体系

将现代化数字技术和以往传统的纸质和电子管理模式进行有效的融合是事业单位档案管理工作未来的主要发展方向。想要将现代化信息技术合理运用到事业单位档案管理工作中，并取得较为不错的成效，各大事业单位就必须不断建立健全档案管理体系，将数字化技术作为档案管理工作体系的动力和灵魂[3]，不断提高管理工作当中的技术含量。我国目前很多事业单位为了达到这一工作效果采取了很多管理措施，比如，针对不同类别和不同性质的档案资料选用不同的管理方法，对特殊档案管理设置科学权限，对相关工作人员的具体职能作出明确细化的规定，将所有管理责任充分落到实处。在数字化档案管理过程中，还应该确保工作软件是最新的正版软件，同时还需要做好管理系统的日常维护工作，避免有害病毒侵入系统，盗取一些机密材料，应该及时发现苗头，第一时间采取相应的解决对策。

3.3 不断提高管理人员的素质和水平

管理人员业务能力的高低对数字化档案管理成效起着决定性作用。这就需要事业单位应该通过日常培训活动不断提高管理人员的专业技能和综合素养，具体应该做到以下几个方面：首先，为档案管理人员定期组织科学的培训活动，通过多种多样的培训形式，让管理人员熟练掌握现代化信息技术，并将其和档案管理业务充分融合;其次，对管理人员掌握技能情况定期进行考核，最好将其与绩效结合在一起，充分调动管理人员的工作积极性，让其更好地服务于事业单位数字化档案管理工作[4]。

3.4 完善信息技术系统化

数字化档案管理工作的实施必须要有过硬技术的有效支持，因为该项工作具有一定的系统性和综合性，主要包含有以下内容：数字化设备选型、数字化总体规划设计、查询管理、软件开发以及安全保障等。在具体管理过程中应该充分结合事业单位实际情况不断提高信息技术体系，为数字化档案管理工作提供强有力的技术支撑。要保障该系统具有良好的升级能力，事业单位的职能是不断发展变化的，要确保数字化档案系统的持续推进，就要保证所开发的数字化系统具有较强的可扩展性和可在线扩容。

3.5 进一步完善档案管理安全保密制度

事业单位档案管理文件都存在一定的保密性，不管是组织文件还是个人信息，一旦泄露出去很可能被一些不法分子利用，给档案所有者造成严重的危害，这就要求在档案管理过程中不断建立健全安全保密制度。具体应该做到以下几个方面：一，结合档案实际情况合理确定保密级别，同时还应该建立配套的使用与管理权限，从多个方面保证信息的安全性。二，不断提高档案管理人员的安全意识和保密意识，保证只有在需要的时候方可阅读档案信息。三，对档案系统进行加密处理，并做好定期检查和维护工作，及时排查其中存在的各种安全隐患，保证档案信息的安全性[5]。

总而言之，事业单位数字化档案管理过程中，工作人员应该充分结合单位实际情况和现代化档案管理发展新趋势，对以往工作理念进行不断创新与完善，认真做好档案管理部署工作，促进我国档案管理数字化的全面实现。

参考文献

[1]张璐.浅议事业单位人事档案管理数字化建设[J].科技与创新，2017（15）：90+93.

[2]王雨杨.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化思考[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（57）：189+191.

[3]杨芳.事业单位数字化档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务，2017（11）：113.

[4]张立平.数字化技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台内外，2016（06）：28.

[5]韩鸿立.新时期事业單位档案管理信息化建设问题分析[J].城建档案，2016（07）：25-26.