高校档案信息化建设问题研究

摘 要：档案管理作为高校教育管理的重要组成部分，是学校教学质量的综合体现，也是学校教学能力的重要表现。随着信息技术不断发展，高校对档案管理工作的要求也越来越高，如何做好档案信息化建设成为诸多高校档案管理亟待解决的问题。本文将探究高校档案信息化建设中所存在的问题，有针对性的制定相应对策，提升高校档案管理能力，推动高校档案管理信息化建设，为高校的发展提供助力。

关键词：高校档案;信息化;信息化建设;对策

当今时代，互联网、云计算迅猛发展，智能化、数字化、信息化等技术越来越普及，奠定了档案管理工作中大数据技术的使用基础，而随着大数据技术的进步，相应开源程序的功能也越来越完善，由此带来的档案信息储存设备、档案数字化系统的技术提升，使得高校档案信息化管理成为了可能。但是，单纯将纸质档案形式转化为无纸化管理对于完成档案信息化建设远远不够，还需要对现有档案工作进行优化，并提升档案工作人员专业素质和技能。

1 高校档案信息化建设的问题

1.1 对档案信息化认识不清

高校作为最先接触前沿科技、前沿理念的组织，云计算、大数据、磁盘阵列存储等诸多技术已经开始在高校档案管理中应用，这使得高校档案管理工作面临着前所未有的挑战。目前，单一的纸质档案开始逐步向电子档案发生转变，但是，现阶段高校中大多数档案管理工作人员对于档案电子化的认识不够全面，没有认识到档案电子化带来的效率和便利，更没有意识到档案信息化建设的必要性，在档案管理的过程当中，仍然坚持进行纸质档案管理。

同时在高校组织机构中，档案管理部门不属于高校的核心部门，在日常工作中，档案管理工作也得不到领导的重视。基于此，高校档案信息化建设进度十分缓慢，甚至有一些学校没有一个完整、合理、有效的档案信息化建設的规划，而这最终会影响到整个高校的档案管理工作效率。

1.2 缺乏资金支持

档案信息化建设的基础是磁盘阵列存储、大数据存储、云存储、高速传输等技术，而以目前的市场情况来看，即使是最基础的存储设备、档案管理软件也需要不菲的资金支持，同时，档案信息化又是一个长期、全面、复杂的工作，需要持续投入大量的资金和设备，软件的更新、硬件的更换、网络的维护都需要耗费学校大量的资金成本。

即使有些高校为档案信息化建设投入了部分资金，但在实际建设的过程当中，由于没有意识到档案的信息化建设对软件、硬件的高要求，投入的资金不足以支持高性能的设备和软件，反而拖慢了发展步骤。具体分为两个方面：第一，在硬件设施方面。高校档案信息化建设数据的传输是以网络传输为主，对于网络传输的速度有一定的要求，但是目前高校现有的网络比较陈旧，难以满足速度需求，而全部更换网络代价过高，一般高校难以承担。第二，在档案管理软件方面，在信息化建设的过程当中，档案管理人员必须使用专业软件进行，随着软件的使用，必须随时对软件进行升级，再加上需要对软件操作人员进行一定的培训，大部分高校不愿意为软件支付高昂的维修、维护费用，从而停滞了档案信息化建设的进程。

1.3 档案信息化建设队伍素质有待提升

档案信息化建设是技术发展到一定程度的产物，而新的技术就意味的新的挑战和学习，在加上高校扩大招生，师生规模越来越大，学科建设、学生管理、人事管理等等方面面临的情况更加复杂，由此，高校档案信息化工作相对于以往更加复杂和专业。但是，高校档案管理工作人员却没有出现较为明显的增长。甚至，一些高校的档案工作人员都不具备档案相关专业，对于档案管理工作都没有深刻的认识，对于档案信息化建设，更缺乏足够的专业知识储备和计算机技术能力。

2 高校档案管理信息化建设的对策

2.1 强化档案信息化建设的意识

首先，高校要在档案管理工作当中树立现代化的档案管理理念，使得档案管理信息化建设的意识不断提升。高校的管理者要重视档案管理工作，要将对档案管理部门的科学引导和建设纳入到高校的总体发展战略当中，使得学校的档案工作能够拥有一个更加科学、更加明确的方向。同时，进一步强化档案信息化建设工作的投入力度。需要清楚的认识到高校的档案管理部门是高校档案信息化建设的重要实施者，需要对于以往轻视档案管理工作的想法进行适当的转变，对于学校的档案管理工作给予正确的认识。对不同阶段的档案信息化工作进行科学的规划，以这样的方式来有计划、有目的地推进档案工作，进而不断的推进档案信息化建设。

2.2 加大档案信息化建设的投入力度

高校档案信息化工作必须要投入相应的资金，这是开展信息化建设的首要前提。在保证资金充足的条件之下，高校档案管理部门需要做好一系列的准备工作，以迎接档案管理信息化建设。不断的强化档案管理人员的信息化意识，以此作为依托，对当前的信息管理工作进行适当的改进，对一些新的信息管理软件进行科学的应用，通过这样的方式来进一步的保证档案信息化工作得以有效推进。具体而言，可以通过以下两个方面入手：第一，档案管理部门要尽快争取资金，努力提升档案管理部门在学校组织结构中的地位，使得资金的投入有所保障;第二，要强化档案管理工作信息化设备的采买，对于当前档案管理部门的各种计算机硬软件设备进行更新换代;第三，要以更加科学，更加效率，更加实用作为核心观念，对于软件进行适当的升级，可以通过购买或者自主研发等多种方式来有效的推进，由此促使现代化的档案管理工作得以确立;第四，要进一步的尝试强化网络建设。档案管理信息化建设离不开网络给予的相应支持，高效的传输网络以及大容量的储存设备是必须的。

2.3 强化人员素质

高校档案管理的信息化建设最终还是离不开人才，人才作为最核心的劳动力，在高校档案信息化建设过程当中起到不可替代的作用，因此就需要进一步的提升档案信息化工作人员的信息化素养，让他们能够清楚的认识到档案管理工作信息化所带来的极大优势和便利。具体而言，可以尝试从以下两个方面入手：第一，档案管理部门的领导人要对于相关从业者的素质进行摸底，对于从业人员的实际工作状况进行全方位的了解，在这个过程当中，可以通过不同的途径，针对于档案管理人员在日常工作当中所遇到的困难和所存在的一些不良的工作习惯进行及时的纠正。通过培训等多种方式来提升档案管理人员的档案管理专业知识和计算机操作能力，最大限度的提升档案管理人员的综合素质，以此作为基础，进一步的提升档案部门信息技术的实际应用水平;第二，应当根据高校当前档案管理工作人员的知识结构来进行查漏补缺，通过讲座、定向培训等多种方式来进一步的提升高校档案管理工作人员的基本素养，更好的推动高校档案管理信息化建设。

3 结语

档案信息化的出现，在很大程度上推动了档案管理工作的转型升级。档案信息化使得档案的载体、档案的使用方式等都发生了翻天覆地的变化。在这样的条件之下，高校应当更加积极的去迎合信息化的发展趋势，迎合信息化的发展方向。结合当前大数据时代数据信息化的需求，以信息技术管理作为依托，将技术和管理有机的结合在一起，不断的推动高校档案信息化建设持续向前发展。

参考文献

[1]董向东.大数据技术初探[J].软件导刊·教育技术，2015（2）.

[2]陈张靖.浅析我国档案信息化建设的现状与对策[J].读与写杂志，2018（3）.

[3]范烨.试析高校档案信息化建设[J].黑龙江档案，2016（10）.

作者简介

赵悦（1991-），女，汉族，陕西省西安市人，助理馆员，图书情报硕士，西安医学院，图书情报。