浅谈新形势下加强照片档案管理方法

叶运强

摘 要：照片档案是一种常见的档案形式，近年来随着数码相机的普遍使用，照片档案的数量明显增多，做好管理工作成为从业人员的关注要点。本文首先分析了照片档案的特点和管理原则，然后指出当前管理中存在的问题，最后阐述了新形势下加强照片档案管理的方法，以供参考。

关键词：照片档案;特点;管理原则;问题;管理方法

照片档案，指的是国家机构、组织、个人在社会活动中，形成的摄影影像，用来反映具有保存价值的历史[1]。随着网络技术的快速发展，照片档案在反映客观事物上具有明显优势，尤其是智能手机的普及，推动了照片档案的快速发展。新形势下，对照片档案进行收集、保管、利用，才能发挥出档案的功能价值。以下结合个人实践，探讨了加强照片档案管理的方法。

1 照片档案的特点和管理原则

1）特点。照片档案是由底片、照片、说明三个部分组成，不仅存储量大，而且使用价值高。其中，传统照片档案使用感光材料，对外界温度和光照的要求高、容易损毁;数码照片档案利用计算机、数码相机拍摄而成，在收集、传输、保管上具有优势。相比于纸质档案，照片档案的特点如下：（1）客观真实，照片档案是从现场直接获取的，可以记录事件原貌;（2）生动形象，利用画面+说明的形式，实现了档案资料的可视化，能传递直观信息;（3）技术先进，不论是信息记录，还是后期保管，照片档案均要采用先进的技术，具有较强的空间感和时间感。

2）管理原则。对照片档案进行管理，应遵循以下原则：（1）真实性，应标注拍摄时间，配上文字说明，避免他人随意修改，保证拍摄原貌，促使照片档案处于原始状态。（2）优选性，为了提高拍摄质量，针对同一场景和活动，应从多个角度进行拍摄，然后从中选择出效果最优的照片[2]。（3）实用性，照片档案合理利用，才能发挥出自身价值，要求管理人员对照片档案进行编号、分类，建立完善的档案库，方便后续查询利用;针对数码照片，还要进行备份处理。（4）安全性，照片档案容易损毁，且部分照片具有私密性，这就要求管理人员科学合理保管，防止信息泄露、照片丢失，从而保证档案资料的安全性。

2 当前照片档案管理中存在的问题

1）照片质量不高。一些单位将重心放在运营业务上，忽视了档案管理工作，由于对照片档案的认识不到位，导致照片的形成比较随意，没有及时收集照片资料。即使留存了照片，但由于环境、天气、技术等因素的影响，照片质量不高，不能全面反映出事件原貌。此外，随着数码相机的使用，电子照片的形成更加简单，省略了冲洗环节;但部分照片可能散存在拍摄人员手上，出现照片流失现象。

2）管理不够规范。照片档案的管理不够规范，主要体现在以下几点：一是照片拍摄完成后，没有及时移交给档案室，影响集中管理;二是照片的跨度时间长、文字说明不清晰、分类和存放不科学等;三是使用数码相机时，不同时间、不同类型的照片均留存在存储卡上，一旦存储卡破坏，照片信息就会丢失。举例来看，某行政单位的办公室发生盗窃后，丢失的物品中就包括数码相机，而相机内留存着大量的重要活动照片，由于这些照片没有导出，造成了较大的损失。

3）保管存在漏洞。照片档案的保管，具有较高的技术要求，保管存在漏洞，就可能导致照片发霉、褪色、损毁[3]。有调查发现，部分档案管理人员的技术不足，没有及时改进照片的保存方法;或责任意识薄弱，没有认识到照片档案的重要价值;或缺少管理经验，针对照片档案的保管，和纸质檔案的保管采用相同措施，均会影响保管效果。以某市举办的大型摄影展为例，其中展出了一组因保管不善造成变色、残损的照片，降低了这些照片的使用价值。

3 新形势下加强照片档案管理的方法

1）提高认识程度。加强照片档案的管理，首先应该提高认识程度，了解照片档案本身的功能和价值。具体操作上，其一从照片档案的形成、收集出发，将照片的制作纳入日常管理，同步开展照片档案、文书档案的管理工作。其二加大宣传力度，以《档案法》为依据，向单位内所有职工宣传照片档案管理知识，转变消极应对的工作态度，创建良好的环境氛围[4]。其三在单位内定期开展主题展览活动，选择有重大意义的照片进行展示，凸显出历史作用和精神意义。例如：通过展示照片，反映当地的经济社会变迁，反映人们群众的日常生活，反映自然环境的变化等。如此，能培养管理人员的档案服务理念，以便做好本职工作。

2）保证照片质量。通过培训的形式，保证照片质量，是照片档案管理的基础环节。具体操作如下：第一，采用定人管理制，构建一支高素质的管理团队。在人员选择上，要求是认识到位、工作能力强、有责任心，明确管理人员的责权利，配合合理的激励约束措施，实现预期管理目标。第二，开展业务培训，单位可邀请专业摄影师进行知识讲解、技能演练，学习取景、构图、光线，不断提高摄影人员的艺术审美水平，从而拍摄出高质量的照片。第三，采用社会活动的形式，激发摄影人员的热情。例如：在非遗宣传、文物古迹等活动中，进行图片展览，可以扩大照片的影响力，为照片档案管理工作创造有利条件。

3）规范管理程序。照片档案的管理，主要包括收集归档、整理利用两个方面。在收集归档上，结合档案管理工作的实际情况，应该将收集纳入日常工作流程，编制完善的管理制度，在照片的形成、收集、保管等环节，均提出明确要求。其中，要明确哪些工作环节需要拍摄照片，例如领导参与的重大活动、单位组织的活动、单位重要事件、其他异常情况等。在整理利用上，应对照片进行合理分类，其中底片、照片要分开存放;格式、排列、编号、文字说明、入册，均要满足规范要求。照片形成后，督促摄影人员及时提交照片，移交给档案管理室。

4）加强保管力度。在照片档案的保管上，按照传统照片、数码照片的不同进行分类保管[5]。一方面，传统照片的底片、底片册、照片册等，均使用中性偏碱性的材质，确保化学性质稳定，不会产生脱落纤维或碎屑。另一方面，数码照片注重存档，考虑到光盘、硬盘自身的优缺点，应该分别采用硬盘、光盘、云盘进行备份。其中光盘一式三份，分别封存保管、异地保存、查阅使用，以保证照片信息的安全性。

5）优化管理环境。在照片档案的保存环境上，具体要求如下：（1）档案室内保持合适的温度和湿度，要求空气流通，具备防水、防潮、防火、防盗、防虫等功能。（2）传统照片和底片，应该进行防尘处理，将其放置在恒温、恒湿环境中，并且密封保存。（3）数码照片应进行防震、防磁、防光处理，重要的照片档案进行保密，设置登录查询权限。（4）定期抽查照片和底片，针对发生损毁、变形问题及时解决;转制成光盘的数码照片，则要拷贝检查。

4 结语

综上所述，照片档案属于档案的一种类型，管理期间要遵循真实性、优选性、实用性、安全性的原则。针对目前管理中存在的问题，应该提高认识程度，保证照片质量，规范管理程序，加强保管力度，并优化管理环境，切实发挥出照片档案的功能价值。

参考文献

[1]胡玉娥.加强照片档案的收集与管理促进医院文化建设[J].中国卫生产业，2017，14（30）：88-89.

[2]李国生.加强机关照片档案管理的思考[J].办公室业务，2016，（8）：169-169，184.

[3]张颖.加强高校数码照片档案规范化管理对策的研究[J].科技资讯，2016，14（5）：81-82.

[4]潘春归.加强基层党校电子照片档案管理的几点建议[J].卷宗，2016，（5）：9-9，10.

[5]麻丽.浅议如何加强照片档案的收集工作[J].中国管理信息化，2016，19（7）：215-216