基于数字化背景下的工程档案管理策略探究

郭友青

摘 要：随着数字化技术不断发展，越来越多的企业已经认识到了数字化档案管理的重要性，所以深入探究基于数字化背景下的工程档案管理策略具有重要的现实意义，有利于提升工程档案管理的水平，为增强工程档案资料的利用率创造良好的条件。

关键词：数字化;工程;档案管理

基于数字化背景下的工程档案管理，主要是以完整的工程档案资料作为依托，切实保证原始工程档案资料的真实性，让陈旧的工程档案管理模式逐步朝着数字化的方向转变，创造良好的工程档案管理条件，以便能够增强工程档案资料的利用率。

1 深化工程档案数字化认识，树立新兴的档案管理理念

在数字化背景下的工程档案管理过程中，为了最大限度提升工程档案管理的水平，便需要深化认识数字化工程档案，在思想上认识到档案数字化管理的重要性，逐步构建起新型的档案管理理念。通过树立先进的数字化工程档案管理思想，充分凸显出工程档案的数字化建设地位，从而更好的指导工程档案的数字化建設，为强化工程档案的管理实效性奠定坚实的思想基础[1]。

2 加强工程档案软硬件建设，强化档案工程管理水平

工程档案数字化管理，主要是依托档案网络系统建设和数字化设备，建立完善的档案信息数据库，为工程档案管理创设良好的基础条件。其中，通过将各类数码相机、扫描仪、打印机等相关的数字化设备应用到工程档案的管理过程中，建立一体化的档案管理软件，并严格按照工程建设的实际情况，对工程档案资料进行扫描，以此达到提升工程档案管理实效性的目的。

通过依托数字化技术进行工程档案管理，充分发挥出计算机技术和互联网技术的优势作用，在保证工程档案资料的完整性和真实性的基础上采取标准化的工程档案管理策略，最大限度提升工程档案资料的管理质量。

3 注重培养数字化工程档案管理人才，提升档案管理人员综合素养

基于数字化背景下的工程档案管理，需要有高素质的档案管理人才作支撑。因此，为了能够最大限度提升工程档案的数字化管理效率，便需要注重培养专业化的工程档案管理人才。通过组织工程档案管理人员积极参与专业化的培训，及时了解先进的工程档案管理理念，让现代化的工程档案管理思想与工程档案管理的实际情况紧密结合起来，逐步打造一支通晓数字化管理模式的综合性工程档案管理人才，从而为最大限度提升工程档案的数字化管理效率提供坚实的人才基础[2]。

4 建立数字化工程档案信息库，切实保证档案管理的安全性

首先，应该构建无纸化和有纸化的工程档案信息库。通过有效解决工程档案资料因受病毒感染而遭受破坏的问题，积极创建完善的网络电子文件归档管理程序，以便能够将工程档案资料完整、安全的保存下来，从源头上防止工程档案资料发生丢失的情况。

其次，注重工程档案资料访问控制，切实保证工程档案管理系统的安全性。在工程档案资料的数字化管理过程中，准确控制工程档案资料利用者的权限，以便让工程档案资料的管理者能够在任何地点查询到权限范围内的工程档案资料。

再次，做好工程档案资料的备份工作，切实保证工程档案资料的安全性。通过定期对工程档案数字化管理系统内的数据进行备份，并对一些较大的数据库采取双机备份的形式，将重要的备份一一记录下来，以此来保证工程档案资料管理的完整性[3]。

最后，预防病毒，防治工程档案管理系统遭受侵害。在数字化背景下的工程档案管理过程中，需要采取一系列的预防计算机病毒的措施，并根据实际情况安装防毒软件，避免随意性使用磁盘和光盘的现象，严格进行工程档案数字化管理系统的病毒检验工作，待确认没有任何病毒之后才能够正常使用。

5 建立完善的档案管理体系，提升工程档案资料利用效率

在以往工程档案的数字化管理过程中，工程档案管理的水平始终偏低，严重影响了工程档案资料管理的共享。通过依托标准化的数字化工程档案管理软件，增强工程档案资料的利用率，让工程档案资料的价值能够充分的发挥出来。首先，应该制定科学的工程档案管理体系，强化整合工程档案资料，切实保证工程档案资料的准确性与科学性。同时，还应该在工程档案管理过程中充分发挥出数字化技术的优势，优化工程档案的资源库，切实保证工程档案管理模式的开放性和先进性，让工程档案资料库的价值能够充分凸显出来。通过合理划分工程档案资料的管理重点，并安排专门的人参与到工程档案的管理过程中，从而最大限度提升工程档案资料管理的水平。

在工程档案的数字化建设过程中，档案管理涉及到文件、图像和音频等多重形式，所以通过合理采用数字化档案管理模式，对各类工程档案资料采取高效的管理策略，有利于为深入分析工程项目的发展状态、应用技术和工艺提供可参考的资料，有效促进工程建设更加稳定健康的发展。

总之，在工程档案的管理过程中，通过系统的分析数字化档案管理模式，紧密结合工程档案管理的实际情况，优化工程档案管理方案。通过充分利用现代先进的数字化技术，让数字化技术与工程档案管理的资料紧密结合起来，切实保证工程档案资料管理的稳定性，有效提升工程档案资料的应用价值。

参考文献

[1]张蕾.信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理[J].中国管理信息化，2018（05）：78-79.

[2]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务，2018（02）：56-57.

[3]何庆.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径[J].电子技术与软件工程，2018（01）：98-99.