信息技术在高校成人教育学籍档案管理中的应用

耿丹

【摘要】本文对高校成人教育学籍档案管理工作的特点进行了分析，对如何加强现代信息技术在档案管理工作中的应用进行了讨论，提出对策和建议，希望能够为高校成人教育学籍档案管理提供一些参考。

【关键词】信息技术;高校;成人教育;学籍档案管理

学籍档案是指学校在招生、教学、毕业等过程中对学生的个人资料、學习情况、考试成绩等资料进行记录的档案，是学校进行教育管理和发展的重要资料。高校成人教育学籍档案管理工作有着其独特的特点，如何加强信息技术在学籍档案管理中的应用成为档案管理工作发展中的一个重要问题。

一、高校成人教育学籍档案管理的特点

（一）多样性。由于高校成人教育的学生通常来自于各行各业的相关人员，其在年龄、文化程度等方面存在着较大的差异。因此学校在办学形式上需要根据学生的特点采取不同的教学形式和课程内容，如远程教育、成人培训班、业余教育、成人函授教育以及自学教学等多种形式。高校成教的这一办学特点使其在教学上有着集中学习、分散管理、形式多样等特点，进而在高校成人教育学籍档案的管理上也表现出了多样性的特点，主要体现在档案种类、形式多样，内容繁杂等方面。

（二）分散性。高校成人教育的一个重要的特点是在教学时间、地点上的不固定，成人教育的学生通常不需要在学校中进行学习。例如，远程教育主要依靠网络使学生在任意时间、任意地点都可以进行学习;成人培训班则主要是通过与其他单位联合办学来对学生进行培训。由于高校成人教育教学的分散性，为了更好地对学生进行管理，其部分学籍档案通常也会分散于多个教学机构或者单位，给高校成人教育学籍档案管理工作的开展造成了不少的困难。

二、信息技术在学籍档案管理中的应用策略

（一）转变高校成人教育学籍档案管理理念。在信息技术飞速发展的背景下，高校要想更好地实现成人教育学籍档案管理工作的自动化、智能化发展，首先就要转变传统的档案管理理念，将成人教育教学目标和高校的管理发展作为档案管理工作的切入点，根据教学工作的需要完善档案管理信息化建设，从而有效将现代网络信息技术引入高校成人教育学籍档案管理工作当中。实现档案管理、服务工作的有效提高。

（二）建立档案数字化管理系统。高校成人教育学籍档案数字化管理的实现必须要建立起完善、高效的档案数字化管理系统。首先，要利用现代信息技术建立起学籍档案数据库，并将办公自动化等技术应用到档案管理工作当中。其次，要加快传统纸质档案转化为电子档案的进程，并利用信息技术对档案进行分类和整理。最后，要考虑档案管理系统交互界面的便捷性和高效性，例如，系统能够对档案的属性或字段进行动态管理，提供多种查询机制，具有较高的查询效率和系统性能，档案的后台维护和更新方便等。

（三）保证档案资料的持续更新。随着高校成人教育工作的不断开展，学籍档案资料的数量也会不断增加。因此需要学籍档案数据库中的信息能够持续进行更新。在档案管理工作中，可以通过利用信息技术进行权限的分级管理，高校领导、教学负责人、教师等分别给予不同的档案输入权限，使其能够及时对相关的学籍档案资料进行更新，然后档案管理人员对更改后的数据进行审查和批准后才能录入系统，使学籍档案的可靠性和完整性得到有效提高。

（四）加强档案管理人才队伍建设。高校成人教育学籍档案管理工作的网络化、信息化建设对于档案管理人员的专业素质和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必须要加强对档案管理人才队伍的建设，加强档案管理人员对现代互联网技术的培训和学习，使其能够更好地应用现代互联网理念和网络信息技术进行档案管理工作。其次，高校要建立起多层次的档案管理人才培养体系，建立起完善的人才引进和激励机制，建立起一支高素质的档案管理队伍，从而更好地利用现代信息技术优势使高校成人教育学籍档案管理工作获得更好的发展。

（五）加强对档案的开发利用。通过挖掘成人教育学籍档案中潜藏的价值能够为高校工作的发展起到非常重要的推进作用。因此，在高校成人教育学籍档案管理工作中，档案管理人员要积极利用信息技术加强对学籍档案的开发和利用。例如，通过利用大数据技术对学籍档案进行分析，了解学生职业、水平、文化程度的构成，并将分析结果在成人教育工作上进行实际应用;通过建立档案数据平台来收集、记录和分析学籍档案数据，并将分析结果提供给高校的领导层、各教学办公室以及教师进行参考，从而使高校成人教育的教学水平得到提高。

三、结语

综上所述，鉴于高校成人教育学籍档案管理工作的特点，在档案管理工作中应用信息技术时应当注意转变管理理念、建立数字化档案管理系统、加强档案管理人才队伍建设，并保证档案资料的持续更新、加强对档案的开发利用，从而使高校成教学籍档案管理工作能够更好地实现信息化发展。

【参考文献】

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