数字档案在档案信息化建设中的重要性探析

王平

摘 要：随着我国科技和经济的快速发展，数字档案是信息化建设中的重点、难点，要推动档案信息化建设的高速发展和保证其高质量，就要认识到数字档案的重要性，要有目标有方向的发展档案信息化建设。本文主要分析了数字档案在档案信息化建设中的重要性，并就其不足以及相关对策进行了探讨，以供广大同仁参考借鉴。

关键词：数字档案;档案信息化建设;重要性

档案管理是一个复杂、难度大的工作，档案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪费时间，效率低下。而随着科学技术的不断进步，信息化技术已经广泛应用在各行各业。新时代下，档案信息化管理也成为了必然的趋势。

1 数字档案的管理模式与对象

数字档案浅显的说，就是将档案进行数字化。由于传统的档案是纸张组成的，所以实际运用的时候并没有数字档案灵活。数字档案能够使得不同位置、不同环境、不同载体的档案实现网络连接，能够使得该资源共享的理想结果。传统档案数字化可以采用的方式是扫描，将纸张存档保存在相应的云储存中，支持快速查找信息，大大降低了时间消耗。时代在不断的变化、科学技术在飞快的发展，对于档案管理对象上，已经不单单是传统的纸质档案了，逐渐发展成了更多的是管理数字档案，形成了主要是数字档案，纸质档案为辅的管理模式;管理对象也发生着变化，追溯到公元前的古代用甲骨、竹板到逐渐演变的古代纸张再到现在的光盘、硬盘等多种档案载体，在发展下去，也就出现了现在的新型档案载体即数字档案，由于其具有方便快捷查找、易储存文件等等的优点，必然会使得数字档案成为档案管理的主要对象。

2 数字档案的管理内容与手段

数字档案运用现代化信息手段对纸质资料进行数字化处理，以光盘、硬盘等作为存储介质运用数字化工作，进行数字档案的业务管理，并运用计算机技术和网络技术组建信息传输交流与共享平台，对数字档案的交流与使用进行科学管理。同时也实现以往传统档案对历史文献、价值材料的管理保存，传统档案管理中的档案归档分类储存工作。在管理手段上，传统管理方式长期以往都是采用人工管理方式，进行档案的收集、整理和档案的分类、编目，再进行档案的检索、利用等，流程中的全部工作都通过人手工操作来完成。而数字档案采取的是自动化的数字管理模式，在很多方向上都取消了人工操作，减轻了工作量也减轻了由于人工的犯错量;同时也使得档案工作朝着现代信息化的方向发展，使得档案管理手段上拜托了空间的限制，管理人员的工作压力降低，工作环境改善，从而提高了工作的质量与效率。

3 数字档案在档案信息化建设中的意义

档案管理的信息化可以打破、改变传统的档案管理方式特点中的局限性，档案管理信息化的模式助于档案管理工作者转向信息采集与服务职能，信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。档案的数字信息化可以实现档案长期有效的可查询与资源共享。而且档案查询的查询方式也更加的方便快捷，传统档案管理模式每次使用档案时都要进行的程序，实现数字信息化档案管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，档案数字信息化管理的很大优势在于档案共享，加快了档案工作的进程，在档案信息化建设中发挥了重要作用，同时还能大幅解决读者借阅之后私藏的行为。

4 档案信息化建设存在的不足

4.1 档案管理工作效率低

档案管理工作效率低主要是由管理人员的专业素质低和软件系统落后造成的。多数档案管理人员还是传统的思想观念，专业技术不足，甚至有很多都不会使用专业的档案管理系统，不会使用计算机的相关管理软件。而软件系统的落后会使得利用效率不高，只能局限于单一的查询工作等。落后的软件系统不能紧跟新的时代发展需求，还会影响以后的升级。所以培养专业的档案信息管理人才和发展创新软件也是十分重要的任务。

4.2 对档案信息化的理解存在偏颇

我国还存在很多档案管理人员对于档案管理信息化建设的重视程度不高，数字化档案建设的观念意识薄弱，没有去学习和改变的意识，领导阶层的意识不足更是导致在此工程上的资金投入不足，这会造成工作上的巨大障碍，使得档案信息化建设的工作难度更加增大。档案信息化建设的任务繁重，因为理解不到位而投入资金少会使得许多技术的进步都受到阻碍。比如扫描微缩手段、远程服务、文档处理软件等都是需要资金的投入来得以继续的工作。

4.3 网络安全问题得不到保障

科技的進步是利与弊同时存在的，科技进步使得档案管理更加高效率，但是也使得网络犯罪的数量增加，信息的安全问题受到威胁。档案信息化建设面临的主要安全问题包括：计算机病毒、木马威胁，网络构建的物理安全威胁，操作系统以及档案信息应用系统的安全风险，档案管理系统的安全漏洞等。如今数据库的防御能力不强，安全技术问题也有待提高，网络犯罪普遍存在。信息的泄露会导致一系列问题的连锁反应，所以信息安全的保障是一个长远需要解决难题。

5 数字档案在档案信息化发展中的重要性以及相关建议

5.1 数字档案能提高人们对档案信息化的认识

数字档案的广泛应用可以颠覆人们对传统的档案管理的认识，给了人们了解档案信息化的渠道途径，这对于数字档案的发展有极大的帮助。这会促使更多的人才投入到数字档案的建设中去，加大教育的投入，培养一批既能够熟练使用计算机，拥有计算机专业知识技能，还对数字档案感兴趣且十分了解的专业人才。还会使得数字档案的普及程度提升，增加它的应用范围，使用范围的增加也会促使数字档案的更新速度加快。

5.2 数字档案采用高级手段对档案信息进行加密

数字档案信息的安全建设是一项复杂的系统工程，信息中存在的普遍漏洞会对档案信息的安全造成隐患，容易导致信息的泄露，这就需要技术安全控制，包括建设内容安全层、访问安全层、传输安全层、环境安全层等多重安全层来保障安全。还要进行安全管理控制，包括进行定期的风险评估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人员培养力度。数字档案信息安全是一个动态的过程，是持续性的，没有绝对的安全，只能是相对的安全，随意在档案信息安全管理上要不断的创新发展，从而实现信息安全保护。

5.3 数字档案以计算机为工具从而提高办公效率

效率现如今是一切工作追求的目标，即在最短的时间内更好地高质量地完成工作。传统的档案管理费时费力，而且出错率还比较高，但是数字档案对于档案信息化建设就可以实现高效率，还能实现信息的资源共享。数字档案管理降低了人为因素在档案管理工作中的影响，发挥了计算机的管理优势，减少手工操作，提高了工作效率。数字化档案管理可以使得档案的分类更加精细，归档也更加明确，查找时的方式也更加简便精确，只需要在计算机中检索即可，减少了人力劳动的付出，也降低了失误率，减少了查找时间。

6 结语

总之，档案的信息化管理是档案发展的必然趋势，数字档案在档案信息化管理中的应用对信息化管理起到了推进的作用。面对在信息化管理之中存在的一些问题，为了提高档案管理的质量，应该采取有效的方式及时解决。

参考文献

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