浅析学校基建档案管理的新路径

张海涛

摘 要：信息技术发展迅猛，已经引起社会各领域的生产生活方式发生着重大变革，其中，学校基建档案管理工作也深受信息技术革命影响，出现了一些新的运作方式和模式。然而，如何在信息技术变革大背景下努力创新档案管理工作，切实提升档案管理工作效益这一课题在理论研究领域尚属萌芽阶段。因此本文旨在探索学校基建档案管理的新路径，为本领域研究提供一定借鉴价值。

关键词：学校基建;档案管理;新路径

1 学校基建档案管理的发展现状

在当今社会经济政治发展的大背景下，行业内部和行业之间的信息交流愈发频繁，各行业和各单位档案管理工作承担着提供和推送档案信息的作用，而各单位对档案需求的多元化日趋凸显，使得各单位档案管理人员在实际的档案信息收集、整理和利用工作中面临着巨大挑战。随着《中华人民共和国档案法》、《关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知》等相关文件的出台，学校越来越需要促进校园基建档案管理的现代化、标准化以及规范化发展。

然而，我国档案管理事业发展缓慢，可供参考的路径和管理模式较为单一，整个管理过程一直存在“费时低效”的问题。尽管随着信息技术的应用与发展，越来越多的档案管理人员利用该技术对档案管理工作进行创新，但是由于档案管理的复杂性，加之制度和机制建设不完善，档案管理的创新发展面临着不小困难。

2 学校基建档案管理的发展阻力

工作特性的阻力。学校基建档案具有归档周期长、收集难度大和分类难、甄别程度高的特性。通常情况下，一套学校基建档案资料要经过工程建设管理单位、设计单位、建设单位、施工单位、监理单位、结算审核单位等多个部门的合作才能完成，待工程竣工验收之后，还需要一段时间的整理装订才能最终形成。同时由于学校基建档案具有较强的专业性与整体性的特性，基于学校基建管理人员的专业程度低的情况下，难以取舍真实有效的档案数据，要想把某一种材料归档到具体类别，难免要占用较多时间与精力。

信息运用的阻力。当今许多学校档案管理工作普及了电脑的应用，公办自动化加快了档案工作信息化的进程，但无论怎样的媒介管理最终都需要依赖人来进行档案管理，而受制于人员自身的学识水平和技术运用水平。目前，学校基建档案管理人员的办公档案数字化处理能力不强，很难在短时间内找到合适的路径来提高学校基建档案管理的效益。此外，现有学校基建管理档案信息化的共享不足也造成了资源的闲置与浪费，降低了学校各部门在利用基建信息开展工作时的“费时低效”。

制度机制的阻力。学校基建档案管理工作中存在不规范、管理水平低的问题，重视度不强、投入度不足的现象。具体来说，基建档案工作常得不到学校和基建部门的重视，以至于人财物等投入不足，从而影响基建档案的收集归档质量。而整理归档的基建档案材料中却存在着信息不齐全、不统一、不明确等诸多问题。

3 学校基建档案管理的发展路径

1）管理的创新。笔者认为，管理的创新关键在于人的管理，学校要根据实际情况设置专人负责基建档案管理工作，同时制定务实、高效的管理办法，把基建档案工作纳入整个基建管理工作中，同时设立专门的监督部门对于档案管理人员的工作内容进行绩效考核，目的在于追责到人。同时要加强对学校档案管理系统的更新与升级，能够有全员可查询和报备的基建档案管理工作平台系统，便于进行档案的查询与调动工作信息化与公开化。当然，笔者认为学校也有必要对学校基建档案视情况进行权限设置，对于公开档案适合全员查看，对于保密档案设置相关人员查看。

2）用人的创新。人是开展学校基建档案管理工作的核心力量。学校基建档案管理的复杂化要求档案工作人员具备高度的责任心、严谨的工作态度和扎实的务知识，还要掌握相关的基建工作知识，因此应定期加强对基建档案管理人员综合技能的培养，提升他们的职业素养与专业技能。此外，学校的基建档案在一定程度上反映了学校的发展速度和学校的整体规模。基建档案真实地记录着学校的发展历史，也记录着学校在各个阶段的发展变化。学校想要一直持续良好的发展，必须依据学校基建档案进行统筹规划，因此要尽可能让学校基建档案管理人员参与整个学校建设的过程，从而掌握第一手的数據，保证档案数据的真实性、正确性与完整性。

3）应用的创新。保证基建档案管理工作的完整性与正确性需要创新，提高基建档案管理工作的效益同样也需要创新。特别是面对信息化时代与法治社会的来临，如何提高学校基建档案管理工作的质量，归根结底需要应用的创新，尤其是档案信息编研工作的创新。档案管理人员要善于将碎片化的知识信息进行整合，信息使用者尤其是学校管理者才能够获取更全面更准确的信息，有效提升决策的科学性。因此，笔者认为要充分利用大数据、微平台等应用工具，创新档案编研信息，提高档案资源利用率。

4）理念的创新。坚持智慧管理和人本管理的理念，通过科学的顶层设计，构建需求导向、记忆导向和资源导向档案体系建设模式，也就是说，以需求视角来整体统筹档案管理工作，以记忆视角来构建档案收集工作，以资源视角来完善档案管理内容，使档案能够全面完整、真实反应学校整个建设过程。同时落实人本管理理念，实现信息资源的共享价值，提高资源的利用效率。

4 结语

任何工作都需要不断创新，才能保持工作的活力。基建档案管理工作是学校实施管理，基建工作中的一个重要组成部分，因此，要想方设法激发基建档案管理人员的工作热情，要多措并举保证基建档案管理工作的有效性。特别是面对信息化时代的到来，如何提高学校基建档案管理工作的质量，归根结底需要通过创新来开创此项工作的新路径。唯有不断开拓工作新路径，才能激发档案管理人员的工作热情，提高档案管理人员的工作能力，最终不断提升档案的管理水平。综上所述，学校要在日常的学校基建工作开展过程中，重视建立完整而全面的基建档案，促进学校基建档案管理工作不断完善与发展。

参考文献

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