论事业单位档案管理信息化建设

龚秀容

摘 要：随着网络的产生和档案管理新型软件的应用，事业单位档案管理逐渐向信息化发展。为适应这一变化，事业单位的档案部门及人员应积极探索加强档案管理信息化建设的有效途径，进一步提升档案工作信息化水平，为单位的运作与发展提供服务。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

事业单位档案是真实全面地反映单位发展历史和现实情况的资料，属于重要无形资产。在当今的网络信息时代，事业单位原有的档案管理模式无法满足要求，纷纷进行档案管理信息化建设，取得一定成效。但信息化技术在快速更新和发展，事业单位档案管理信息化建设逐渐暴露出资源与设施不够完善、档案管理制度不全、档案数字化建设相对滞后、档案信息安全保障不到位等问题，不利于档案管理信息化改革的不断深化，急需改进和强化。

1 加强信息资源建设，完善档案管理设施

为继续推进档案管理信息化建设，增加基础设施投入是关键，事业单位应在信息化办公环境下加强档案管理信息资源建设，包括独立的办公室，专门设置档案存放柜、库房和检索工具等。如针对硬件设施要求，应完善计算机、彩色扫描仪和打印机等设备的配置;针对软件要求，应促进档案管理信息化建设的网络技术、软件平台等建设，形成完善的配套管理设施，同时打造信息化队伍，逐步深化档案的信息化管理。除此以外，事业单位在档案管理信息化网络建设中要专门制定电子档案制度，严格管理信息化平台;在档案管理工作中加强图像、录音、音响、视频等档案资源建设，对档案文件进行信息化处理与存储，完善档案管理资源储备，突出档案管理信息化建设的优势，为单位制定决策、培养人才、考核职工绩效等提供完整的基础资料，为单位的运作和职工的发展提供基础保障。

2 完善档案管理制度，调动人员的积极性

事业单位只有建立科学的、完善的档案信息化管理制度，才能顺利推进其信息化建设。即单位要基于自身开展档案管理工作的实际情况制定规章制度，如可以将档案管理信息化建设视作事业单位人员考核的指标之一，或把档案信息化纳入人员职称评定、责任追究、奖励表彰等制度体系。在管理制度的支撑下，档案人员就有更大的热情和耐心对待档案管理信息化，充分发挥主观能动性，提高档案信息化建设效率，更好地服务于单位档案工作改革。

3 建立目录检索数据，促进档案的数字化

在管理事业单位的档案资料时要利用信息技术，结合单位工作情况以及档案管理水平，建立档案目录检索数据，提供档案检索服

务[1]。如按照档案目录数据库的要求，基于本地档案存储结构，围绕档案资料进行著录，并主动构建本地档案目录数据库，为管理及查询档案资料提供便利;单位的档案人员要借助计算机推动档案资料的数字化建设与管理，即在數据库里输入档案的关键词，便捷查询所需文件，提高档案管理的效率和质量，顺利实现档案管理信息化目标;除了目录数据库，还要不断更新数据库，基于单位管理情况，借助先进的信息技术构建基础数据库，从而使用双套制档案管理模式，落实数字工程建设战略，按要求加强对数据库资料的收集和管理，在纸质资料的基础上大量收集电子文档，发挥档案双套制管理的作用，夯实计算机检索、查找、管理档案资料的基础。

4 强化安全技术防护，保证档案信息安全

事业单位实施档案管理信息化建设，大大提高档案管理工作效率，但对于档案管理事业来说，信息化建设是双刃剑，在实际工作中运用信息化技术时不可避免地引发安全问题，埋下安全隐患，必须在档案管理工作的各个环节强化安全技术防护，提升档案信息的安全性。一是防火墙技术，这是目前档案信息安全工作不可或缺的技术手段，在专用网络和互联网之间应用较多。事业单位应定期杀灭病毒，消除安全隐患，并借助防火墙技术，对进出网络的档案信息进行过滤，形成网络安全把关点，提升防范安全的命中率;防火墙可以有效记录网络中的所有访问行为，只允许通过与安全防护要求相符的访问，否则就禁止通行，使访问无效，起到档案信息化网络的安检作用，实现档案信息保护，同时规范网络使用行为。二是加密技术，保证防止档案信息被窃取或泄露。如事业单位在传输档案信息时要进行加密设置，确保只有得到加密口令才可以解开传输的档案信息，防止因传输环节载体的遗失引发安全风险。也可以设置口令，限定访问信息权限，如使用事业单位档案信息的人只能利用口令查看授权范围以内的档案信息。

三是结合软件维护和先进工作经验，围绕档案管理信息化建设配备软件系统，并及时更新，使其维持在安全高效运转的状态，不断优化硬件运行空间，有效净化软件运行环境。特别是要强化档案管理软件的自我漏洞检测，整合软件自身的修复功能和人工检测、修复功能，及时处理检测结果，为档案信息安全工作保驾护航[2]。其实一些发达国家的档案信息安全工作发展较早，体系相对成熟，开发及建设信息安全软件的水平也高于国内，事业单位要正确认识档案信息安全工作起步晚的事实，明白在档案管理信息化体系和软件开发等方面的差距，积极学习国外先进经验，有效提高档案信息安全。

综上所述，档案管理对事业单位的运作有重要意义，其信息化建设则是综合性的系统工程，需要单位从长远考虑，按照需求推进档案管理信息化建设，结合实际情况强化档案管理设施与信息资源建设，在完善制度的同时积极建立档案目录检索数据，并加强档案信息安全防护，不断加快其信息化建设进程，确保事业单位及其职工严格履职，优化社会服务。

参考文献

[1]沈鹤慧.信息化视野中事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2018（04）：119-120+139.

[2]姚保华.事业单位档案信息化管理的有效途径[J].中国高新技术企业，2017（03）：179-180.