网络时代如何完善档案管理编目工作

燕翔

摘 要：当今，随着网络信息化的不断进步与发展，网络已经走入大众的身边，影响着身边每一个人，成为不可或缺的一部分。在我国，档案的管理工作是一个重要且又复杂的工作程序。随着网络信息化的发展，档案管理也应该充分的融入，变为相应的工作方式。档案管理的工作中，编目管理是较为核心的工作，应把网络与编目工作相结合找出可以提高效率的工作方式，从而大大缩短编目所需要的时间。

关键词：网络时代;档案编目;管理

档案的编目工作是有着较为复杂的工作性质，同时它也是非常重要的工作内容。在网络信息不发达的时候，往往采用人工的方式去进行编目和整理，大大增加了失误率，工作的效率也并不高。由于档案的编目管理事关重大，应按着规则进行相应的整理保证档案的准确性，实现高精准化的目标。又因为档案整理的工作比较特殊，所以应该加大审查力度，保证万无一失。在飞速发展的网络信息时代，引用和融入先进的网络信息技术是一种时代发展的趋势。运用网络信息技术，能够大大加快档案整理的工作效率，减少一定的工作量，还可以大大提高精准度，比起人工的工作方式，这种方式更具有优势。

1 网络信息化高速发展时代的档案管理工作

1.1 事业单位档案管理的重大作用

档案管理工作是各项工作的基础，它影响着事业单位每一项工作的开展，做好档案的整理工作就是为其他工作的开展奠定了良好的基础，当然还要保证档案各项内容的准确度，技术也随着时代的潮流在不断更新，还要在原有的基础上，对管理方式和手段进行创新，必须要有先进的思想观念，才能够获得更好的发展。在新媒体时代的发展下，大多数职业都发生了巨大的改变，如果不去寻求创新的道路，那么将会在发展的过程中受到阻碍，就失去了更好的前景，所以必须要积极创新，改变原有的传统观念，获得更好的发展，针对一些事业单位来说，要加强对思想观念的培训，树立正确的思想价值觀，主动去探索更好的管理方式，还要注重网络管理技术的培养，达到更好的发展，所以对于一些事业单位来说，必须要注重职工的技术以及能力的培养，学习更好的思想观念，注重引进网络技术，提升自身的能力以及单位的工作人员的能力，提高档案管理的工作效率[1]。

1.2 积极创新管理理念

在新时代的背景下，事业单位发展的非常迅速，但此时此刻发展的过程中关于档案资料的数量和种类也趋向多样化的方向发展着，如果不在档案管理的方式中去创新探索新的工作方式以及管理理念，那么就无法适应社会和时代的变化，只有先进的理念，引进先进的管理技术，才能够提高档案管理水平。一般档案都会被储存在一个较为安全的地方，但是由于具有特殊性，如果保存不当容易发生潮湿虫蛀或者遗失的问题，导致各单位事业的档案丢失或缺损，在网络环境的背景下，用先进的管理技术，采用信息化的技术进行档案的编目和理运用技术，实现将信息以及各方面进行储存和保管，还可以保存在云空间设备里避免丢失，可以留备用[2]。还可以运用检索和调用的优势，对参保人员的信息进行查询，主要可以采用，信息化运用电子设备将人名及其个人信息输入后进行搜索，就可以找到对应的参保人员，还能够避免多次的摩擦对档案资料造成损坏。在过去主要运用人工进行减速需要耗费大量的时间和精力，还有可对档案资料造成损坏，导致档案信息的损坏和遗失。如此可见，运用档案检索和调用的优势非常大。

2 在档案管理工作所存在的漏洞

2.1 没有相关的完善的工作体系

编目的工作人员由于工作较少而且没有特别复杂的事务，也不需要再进行工作体系上的分管和支配，只需要由相关的部门完成部署就可以。所以，在对档案管理部门工作体系的设置上，档案部门统一对档案存储管理工作进行设置，避免出现不必要的分支和解释，随着时代的发展和进步，单位会举办各种各样的活动，就会生成许多的资料和笔记，需要记录在网络信息化以后，一天出现几份甚至几十份的资料，这事就需要依靠网络信息技术，来进行档案的编目。这就解决了通过人工来进行编目，不但十分复杂，而且效率十分低，运用网络信息技术，就切实的解决了这个问题[3]。

2.2 编目工作的安排重视程度低

在我国事业发展的初期，档案编目工作发展缓慢，虽然各项事业工作开展的都十分顺利，但是产生的资料较少，而时间却相对比较充分，会出现很多的空窗期，没有太多的档案和资料产生，就会使编目部门较为松散，缺乏对工作的态度的认真核对和编目工作的重视度。随着我国经济的高速发展，事业也不断在发展，工程开展的非常频繁，产生的信息也非常快，所以这就需要档案部门重视起来，针对所产生的资料和记录快速整理，而工作人员重视程度不高导致档案管理与预期目标相差很多。在当今网络时代的到来，科技设备应在各项工作中，但是档案整理的工作中仍然存在着许多问题，比如档案没有准确的编号，从而导致编目工作不准确，这些问题都大大阻碍了工作的正常进行，导致后期的编目管理工作出现了一系列的问题，当然，还有许多部门和事业单位也已经有完善的制度内容，但制度体系还相对不那么完善，制度的内容也没有确切的了解，很多时候并不会真正的理解条例的内容，导致执行力较低，实效性一直比较低。

2.3 档案管理查询执行力较低

在信息时代的冲击下，要紧跟时代的潮流，虽然说在档案管理工作中运用网络信息技术已经是家常便饭，但是很多事业单位都忽略对检索和查询技术的高要求高标准，导致查询工作始终存在的问题，因为较多的事业单位都将更多的设备和资金都投入到了档案的管理审核中。虽然说编目工作的顺利开展是为了更好的进行检索和编目工作，但是如果盲目的提高编目工作，就会使其失去原来的价值，只有高效的编目工作配合着查询技术和编目技术的才能更好的促进档案管理工作的进行[3]。

3 要积极完善档案管理编目工作

3.1 加强培养档案管理编目工作人才

我国的档案管理编目工作还处于起步阶段，相对于那些科技较为发达的国家来说，还存在着许多不足，所以要鼓励相关的网络技术研究者要注重档案管理工作，使其发挥出最大价值，提高网络技术在工作中的价值，要对研发出更多实用性更高，操作性更强的技术手段的工作者给予奖励，宣扬探索创新精神，挖掘出更有价值的技术，同时，针对各大事业单位而言，要加强对员工综合素质的培训，使他们树立正确的学习现代化技术手段的意识，不断提高自身能力，追求更高的目标，同时也要不断提高自身业务水平，主要包括计算机使用水平等，加强对于网络信息以及答案信息的归纳总结能力。这是应对网络时代的潮流，提升自我水平，提高档案管理编目能力的重要突破口。

3.2 创新管理模式

面对互联网时代的到来，事业单位就必须要制定一套科学高效的档案管理编目条例，首先就要创建一个较为科学的档案管理模式，在当下，如果要实现科学高效的高目标，就必须要有运用现代化的网络技术手段，敢于在现有的管理模式中进行创新，去探索新的管理模式，发现新的管理手段去完善相关的制度条例，建立科学的工作制度，在进行引进现代化网络信息技术时，严格按照基本操作规范进行，要根据自身的实际情况来选择合适的网络信息管理手段，不能盲目的跟风，要吸取其他制度的优点，学习好的地方，从而使管理手段和制度更加完善，在信息收集整理提取的过程中，要贯彻落实“已走向科学化现代化”运用相关技术的时候，遇见一些毫无重要价值的信息，一定要舍弃，避免造成资源的无效囤积，采集，整理，提取的工作，一些不必要的麻烦，在采集信息的过程中要做到分类，根据各种信息的特点特征进行整理，分类存储在一个系统性的信息系统。形成一个系统性的信息系统，根据自身的情况做好资料的储存和入库工作。虽然我国对于档案管理的研究起步较晚，受到教育界的重视也不多，只是几十年的时间，但是只要能够积极创新，勇于探索，就一定会取得较大的进步[4]。在当前飞速发展的时期内，我国计算机网络信息技术得到了质的飞跃，但管理的教育内容和方式在一定程度上得到了改变，档案管理的方式和研究也在不斷拓展。在进入信息时代以后，当管理的设计范围也越来越广，对于档案管理的研究增加了电子管理的内容，相对于传统的档案管理而言，新时代的档案管理，引进了更加先进的计算机信息处理技术以及收集技术，更是加强了先进性信息检索技术，提高了整个档案管理的工作效率，更加增强了信息记录的准确度和正确率。

3.3 发展编制检索工具

在进入了网络信息时代以后，为档案的查全率和查准率提供了便捷，有许多单位运用网络信息技术，将资料分类上传到网页上，制作成网页，供大家浏览，在查询时直接可输入关键词就能够获得精准快速的找到所需要的信息，信息不仅清晰明了，还非常准确，便捷的检索程序，给人们带来了极大的方便，提高了人们的生活质量，大大缩短了使用者的时间。除此之外，单位档案部门还可以将网站的网址链接分享出去，和其他的网页较为分散的信息相联系，形成一个脉络清晰的信息网，解决资源分散的漏洞，提升了服务质量，与此同时，相关部门还应该在现有的基础上进行创新改革信息更加多样化，层次性，类别化。紧跟时代的潮流，实现网络信息的快速发展[5]。

3.4 实现现代化档案整理编目

编目工作在档案管理中有较强的独立性，它会随档案信息内容的变化而变化，信息编排方式变化也会使编目产生新的变化，编目工作十分重要，是后期检索的基础。因此有许多研究者加入研究编目工作，而在编目工作中最为看重的就是数据采集、储存以及处理，针对这些研究结果进行分析和调查发现，大多数研究者都提倡使用数学等人工智能手段。档案管理编目工作涉及的知识范围非常广，十分复杂，涵盖了归纳学的部分知识，而且还有涉及到法律方面的知识，所以，可以将现代化档案整理作为一个主要的切入口，从而进行更深层次的研究。

4 结语

综上所述，计算机网络时代日新月异，每天都在发生着无穷无尽的变化，我国的计算机技术也在不断地发展进步，在政治和经济方面也取得了较为丰硕的成果，各个事业单位对于档案管理的工作也有了更高的要求，为了实现更高的目标，就需要工作人员以及研究人员付出更多的努力去研究真正适合的条例，规范带动网络技术的发展，在当今时代下，首要任务是要对档案管理的方式进行创新，在现有的基础上达到更高的追求，将传统的档案整理方式转变为更加高效的现代化的档案管理方式，要加强学习先进的网络信息技术，才能够做好档案编目的管理工作，为了经济和社会的发展献出一份力量，为以后的信息档案编目工作提供更好的环境，为未来的网络信息技术的发展打下坚实的基础。

参考文献

[1]史海娇.网络环境下卫生系统档案管理的编目工作[J].才智，2019（04）：208.

[2]姚保华.网络环境下事业单位档案管理的编目工作[J].现代国企研究，2017（18）：145-146.

[3]彭淑珍.网络时代如何完善档案管理编目工作[J].城建档案，2017（04）：52-53.

[4]许长春.网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J].城建档案，2017（03）：98-99.

[5]段鹰.事业单位档案管理中编目工作在网络环境下的完善[J].科技展望，2016，26（09）：252.