国有企业文书档案整理之我见

汪峰

摘 要：时代的发展和进步，使得文书档案整理工作在国有企业的重要性愈发的突出，但是在当前的国有企业文书档案整理工作中，其工作在进行的过程中还存在一些不足，基于此，文章对于国有企业文书档案整理方法进行了探究，并且提出了建议，旨在优化国有企业文书档案整理工作，做好该项工作。

关键词：文书档案整理;问题;策略;重要性

文书档案整理工作对于国有企业来说，整理的好坏同企业发展有着直接的联系，国有企业在日常的工作过程中，为了处理相应的事物，并且加强各个部门之间的沟通和联系，一些重要的事情都会采用书面记录的方式来进行记录和保存，从实际的应用角度出发，在逐渐收集的过程中形成一个规范的整理方式，这样就能够更好的去处理系相关的事务，同时也能够将各个方面的文字资料进行综合的运用，这些工作都是文书档案整理工作多需要做到的。现代国有企业办公室的管理工作中，是否能及时有效的进行文书档案整理工作，也决定了信息传达的准确性和事务处理的准确性等等。

1 文书档案整理工作的重要性分析

文书档案整理工作是国有企业开展管理活动的时候的一项重要环节，其作用是提升企业管理工作的效率和质量，办公室文书档案整理工作在整个办公室的管理工作中也占据着重要的地位。具体体现在如下几个方面：首先，文书档案整理工作在企业的办公室中发挥着重要的作用，因此，应该加强对该企业文书档案的整理和收集工作，促进企业的管理效率。其次，做好企业的文书档案整理工作，能够更好的记录企业其自身的发展历程。第三，办公室的文书档案整理工作也具有一定的重要性，能够在关键的决策时期为相关的领导进行决策时提供决策依据，文书档案能够体现一个企业的时间活动的正确与否，从而根据文书档案的记载内容对于实践活动进行一定的改进，也有助于提高企业实践活动的质量。因此，应该不断的增强和落实文书档案整理工作。文书档案具有较强的凭证作用，在需要对于单位的历史记录进行查找的时候，文书档案往往是最为有效和重要的历史凭证，所以，做好文书档案整理工作对于一个单位的发展是十分的重要的。

2 文书档案整理工作中存在的问题

2.1 文件材料的收集范围不全面

进行文书档案整理的过程中，经常会发生文书文档在收集的过程中的遗漏现象，若是出现将文件材料遗漏在其他的部门或其他部门工作人员的手中的现象，那么则会导致文书档案管理人员无法收集文书档案，无法进行材料的归档。当前，很多的企业的文档管理人员和收集人员，在进行该工作的时候，还需要进一步的提升其工作能力以及专业性，若是缺乏一定的专业性，那么在工作进行的过程中则可能并不会有足够的耐心和精力来处理这项细致的工作，或是由于其他的一些原因，没有及时的对文书档案进行整理，这也可能导致第一时间内没有完成收集整理工作，最终也可能导致信息不完整的情况。

2.2 收集文件档案的力度不够

在进行文书档案整理工作的过程中，一些工作人员由于良好的管理意识的缺乏，在进行文书档案整理的过程中，过于偏向对一些重点的文书档案的整理，对于一些没有编号或是不是非常重要的文件往往却忽视了，这就会对文书档案整理工作造成一定的影响。同时，也会降低文件收集材料的质量。同时，由于一部分的文书档案整理人员对于该项工作的责任意识不强，对于记录和整理相关材料的工作并没有拥有一个认真负责的工作态度，这就会使文书档案整理工作的真实性大打折扣。造成文件的分散，也不利于日后的查阅和利用工作的进行。具体的表现为：部分工作人员在进行文件资料的处理过程中，并没有对于文件的真实性进行检验，也往往会忽视材料的原件以及复印件的去呗，同时也没有将文档原件按时的收回，同时，还存在请示件没有批复、函没有复函的现象，使得文书档案整理的万丈性和准确性大打折扣，降低文书档案的利用价值。

3 怎样做好文书档案整理工作

3.1 提升文书档案整理工作人员的综合素质

文书档案整理工作的进行，首先需要较高工作素质的工作人员来进行工作，所以，提升工作人员的工作素质是非常有必要的。首先，需要工作人员除了应该具有较强的专业素质之外，还要有积极向上的思想意识以及崇高的责任意识。一定的管理知识和管理能力是相关的管理人员必须应该具备的一项能力，其次，应该重视对于相关的工作人员的后期培训，重视学习的作用，不断的增强他们对于文书档案整理的敏感度，并且提升其管理意识，这样才能够有效的提升文书档案整理工作的高效性。对于那些工作能力相对较弱的工作人员，应该对他们进行有针对性的培训，其工作管理过程中的弱项是什么，要进行明确并且进行培训加强。同时，还应该加大对于文书档案整理工作的重要性的宣传，使得文书档案整理工作的工作人员素质稳步提升，同时也增强其档案收集和管理工作的效率以及质量。同时，工作人员还应该不断的进行自我学习，拓宽视野，对于自身工作的发展前景进行更好的了解，了解其发展的趋势，努力提升自己，运用新技术和新理论来包装和完善自己，改进文书档案整理工作，使得工作的进行更加的规范和现代化。

3.2 完善文书档案整理工作相关方面的制度

文书档案整理工作要不断的进行细化和完善，相关方面的管理制度和规定也应该进行完善。例如文书档案的收集时间、管理期限、归属范围还有相关的注意事项都应该进行明确的规定，这同文书档案整理的工作效率也是有着一定的联系的。相关的管理和收集制度的规定也应该根据实际的状况以及相关的管理法律和职能制度来确定相应的文书档案整理和归档范围。然后，应该对于文件收集的日期进行明确，使得管理变得更加的一目了然，便于进行统一管理，同时也能够增强收集材料的效率和提升相关管理人员的工作积极性。每个单位和每个部门都应该及时的更显自身文书档案整理的制度，从而适应不断的变化和发展的文书档案整理的需要。

3.3 加强对于临时档案材料的收集和管理的力度

很多的企业在发展的过程中有一定的人事调动是在所难免的，对于文书档案整理工作来说，就比较容易出现少数数据资料不完整等遗留问题，最终导致文件和档案无法收回，甚至丢失。因此，相关的管理人员一定应该提升其工作的效率，在规定的时间之内，及时的做好该收集和整理归档的文书档案，然后加强对于临时档案和材料的收集和管理力度。在单位的一些重要会议召开之后，及时的通知各个部门收回会议资料，保证其完整性。一旦出现人员的调动或是离职的现象应该及时的做好人员以及工作的交接，避免文书档案整理工作的失误。

同时，新时期应该充分的运用信息技术，不断的加强文书档案整理工作的信息化水平，与时俱进，运用信息技术，使得文件的形成、运行、积累、转换工作等，变得更加的科学高效，更加系统的完成其他的各项检索、登记、统计等工作，提高工作的效率。

4 结语

综上所述，做好文书档案整理工作对于国有企业的发展来说，是十分的重要的，目前，我们国有企业文书档案整理工作中，还存在一些问题，因此，应该采取一些积极的措施，做好文书档案整理工作，不断的创新工作方式，积累经验，全面的提高文书档案整理的水平，促进文书档案整理工作的顺利进行。

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