做好文书档案收集与归档工作之策略

胡晓姣

摘 要：在单位的日常管理工作中，文书案的收集与归档工作是办公室的重要行政工作，其工作水平的高低将影响着其他行政工作的效率与质量。随着信息技术的发展，办公室自动化水平不断提高，传统的文书档案收集與整理归档方式不能顺应时代发展，成为档案整理与利用过程中的“畔脚石”。本文从文书档案收集和归档工作中存在的问题分析，论述了做好文书档案收集与归档工作的措施、对策。仅供参考。

关键词：文书档案;收集归档;问题分析;管理策略

1 文书档案的收集和归档工作的重要性

1）文书档案的收集是机关档案工作的源头工作。机关文书处理工作中形成的文件、通知、总结、会议记录、统计表、协议书等，都属于文书档案收集范围。文件材料收集的齐全完整，能够真实全面地反映本单位的工作面貌，记录单位的工作历史;文书档案的收集、整理和归档及时，将为档案的利用工作提供真实、准确、可靠的结果，所以，文书档案的收集和归档工作对于单位的日常管理工作起着至关重要的作用。

2）文书档案的收集与归档工作与办公室其他工作的高效执行有重大关联。在工作期间办公室工作人员需要快速、准确地找到相关文书档案，但是因为文书档案的收集与整理归档工作中存在很多不完善的问题，严重影响了办公室的工作效率与质量。

2 文书档案收集和归档工作中存在的问题分析

2.1 文书档案管理人员专业素质不强

文书档案管理人员对档案的重视程度不够，没有意识到文书档案工作的重要性，没有对所有文书档案进行统一规范的收集、整理归档，只有对比较重要的文书档案才会进行严格的编号、登记归档等工作。而对于一些不是特别重要的文书档案，文书档案管理人员处理时就有些随意了。导致这些文书档案摆放没有规律，无从查找，即使找到了也无法得知该档案收集、归档的相关信息，致使文书档案的利用率无法提高。

2.2 文书档案收集不够全面

在办公室文书档案收集和归档工作中，存在文书档案收集不全面的问题。导致文档材料收集不全的原因有很多，其中工作人员的占据了一部分，材料本身的复杂性也占据了部分。工作人员由于工作疏忽丢失文件、因鉴定失误造成文件材料未能归档;在办公室文书档案收集当中，由于文档内容的复杂性，未能识别其中价值，未完成归档工作，导致文档材料收集不全面，影响文书档案收集工作的全面性。

2.3 文书档案管理工作方式落后，跟不上时代发展

目前多数单位的文书档案收集、整理归档方式都没有跟上时代的发展，对于信息化时代的文档一体化管理模式来说，传统方式已经过于陈旧了。首先，传统管理方式是使用纸质档案进行储存和利用的，这种方法不够智能化，而且纸质档案归档整理流程繁琐、复杂，查找、利用不便，在反复利用过程中纸质文书档案也容易损坏。其次部分单位存在档案管理信息化建设没有落实，完全依靠人工进行文书档案的查找、归档等工作，管理工作人员工作压力较大，工作效率也不高。工作方法无法革新，影响了文书档案收集、归档整理工作的质量、效率。

3 积极做好文书档案收集与归档工作的策略

1）制定适合本单位的文件材料归档范围和归档文件鉴定制度。各单位做好文件材料的收集工作，除认真执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）等有关规章制度外，还要结合本单位的实际情况，制定出具体的文书档案收集归档范围。文书、业务部门对照文书档案收集归档范围，凡是对本单位工作和历史研究具有利用价值的文件材料、具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级机关、同级机关文件材料，下级机关报送的重要文件材料;具有查考价值的文件材料，以上都为文件材料归档范围。凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。制定归档文件鉴定制度，文书、业务部门保证按照鉴定原则和档案保管期限表，审慎负责地鉴定文件材料，避免因鉴定失误造成文件材料不能归档。

2）建立、完善文书档案收集归档工作机制。一是做好平时文件材料的收集积累工作，做到随办随归，文件办理完毕后应及时归档，不应留在主办、承办人手中;利用单位印章管理，把好档案收集的关口。单位的印章管理一般由办公室专人负责，可以利用印章管理，加强对文书档案的收集[1]，往上级部门报送的重要材料、表格，盖单位印章时，即复印留下备份材料存档。二是做好文件材料的年终集中归档工作。除做好平时收集工作外，在年终应开展集中的清理核实工作，对应归档的文件材料进行全面的检查梳理，防止文件材料的积存和散失，年终集中检查梳理工作可采取的方法有：依据本单位文件材料归档范围查找漏归文件;对本年度单位开展的重要业务工作进行梳理，督促承办部门开展文件的收集工作。

3）做好临时性文件档案材料的收集。一是单位内部的临时性、阶段性工作行成的文书档案，应有专人及时收集，如人事部门收集自聘身份人员补缴养老保险材料时，应收集每人提交的合同书及缴纳养老保险的凭证类材料，应按人按份分别装订成册、及时归档;二是单位组织召开的重要、临时性会议，形成的一系列文书档案，在进行重要会议的时候需要通知相关部门及时收集和整理会议资料[2]。

4）利用OA系统及时收集相关材料。随着数字信息化的办公系统不断推广，很多单位对办公自动化系统（简称“OA系统”）已经广泛应用。该系统不但有利于办公信息的收集与处理工作的开展，同时还能够有效实现数字化办公的目标。文书档案管理人员可以应用OA系统，在OA系统设置使用权限，及时收集业务管理部门在OA系统发布的重要管理规定及考核结果通报等电子文件，根据收集的电子文件向业务管理部门核实、完善纸质文件材料的收集工作。这样不会导致文件档案材料缺失问题发生。

5）做好文书档案管理人员的培训工作。做一名合格的档案管理人员，不仅要有较强的档案管理意识，还要具备专业的管理知识和管理能力。通过培训，培养档案管理者对档案的敏感性，增强档案管理者的管理意识，保证文件、档案的高效收集和归档[3]。单位根据岗位工作需要，可以派出文书档案管理人员参加省、市档案培训机构定期举办的档案专业知识培训工作;档案部门通过开展个别讲解、业务指导，解答文书档案管理人员操作中遇到的问题，以提升文书档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。同时，文书档案工作人员需要积极进行自主学习，以使工作水平和工作能力不断提升。

6）做好文书档案收集归档的监督指导和绩效考核制度。单位档案管理部门要对各部门承担归档任务的兼职档案人员开展有针对性的业务监督指导，使其明确收集归档责任和任务，熟悉工作标准和要求，具备完成工作的业务技能。档案管理部门要对各部门的收集归档工作进行检查，对归档不全的部门要责成整改，对不按规定时间完成收集归档任务的部门进行通报，对收集归档工作做的好的部门要给予表扬，营造收集归档工作的良好氛围。

7）实行文档一体化管理，使文书档案的收集和整理归档工作形成一个整体。现在信息技术在各个领域广泛应用，实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体，从而简化文件整理归档工作，提高工作效率。将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来，用电子文件管理的思路和方法去引领归档文件整理，进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。文档一体化管理模式，调整了归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际。实行文档一体化管理，消除文档工作和档案工作的障碍，实现二者之间信息共享，文档管理一体化是文书档案管理工作的必然趋势。

4 结束语

总之，文书档案的收集与归档工作是单位的一项重要工作。为确保文书档案管理工作的良好性，必须使办公室工作人员和管理人员充分认识到文书档案收集与归档工作的重要性，另外建立全面和详细的文书档案管理制度，强化档案管理人员培训，创新工作建立电子化文档管理模式，以推动办公室管理水平得到整体提升。

参考文献

[1]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019（03）：70-71.

[2]陈韵瑶.办公室文书档案收集与归档工作的研究[J].现代交际，2018（21）：253+252.

[3]杨诗芸.浅谈医院文书档案的收集与归档[J].办公室业务，2017（04）：128.