浅谈人事档案整理中的实用技巧
2019-11-11褚莲清
褚莲清
摘 要：通过笔者在工作中总结的一些实操经验，在Excel的帮助下，用自创的方法来完人事档案整理的分类、排列、编号、编目等一系列的工作，改变传统的人事档案的整理操作方式，大大提高了档案整理工作的效率和质量。
关键词：Excel;人事档案;整理;工作效率和质量
人事档案管理工作分为档案的收集、整理、鉴定、保管、統计、编目与检索、编研、利用等几个环节。其中档案的整理工作，就是将零乱的和需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化的一个业务工作环节[1—1]，是整个人事档案管理过程中的核心内容，是提高人事档案管理的质量及效率的前提和基础保障。
传统的人事档案整理方式一般采用将收集的材料排序后逐一插入个人档案中，然后进行分类、手工编目、电脑著录目录这样一个工作流程进行的。一般单位根据在职人员的归档要求，每年都要把个人的年度工作考核表、工资变动审批表、晋职、入党等材料归入到个人的人事档案里。
大型的企事业单位或公司一般购置或开发有自己的人事档案管理系统软件来管理人事档案，而更多的小企业或公司没有专用软件进行人事档案管理。没有专业的档案管理软件的情况下，人事档案的日常业务工作的工作量就相对巨大。特别是在人员较多的单位，材料种类多、数量大，且大多是无规律排列（除工资变动审批表外），将这些没有规律排序的材料逐份著录、逐份放置到每个人的档案中，在实体操作过程中将花费大量的人力和时间，且容易发生插错档案的情况（这对档案的评级工作来说是一票否决项）。
由于每一个人的档案都是独立的电子目录，著录过程中快速查找到其电子档案也是一件麻烦的事情，虽然计算机有搜索功能，但是面对上千人的材料著录时，不是很便捷准确。
如何提高归档文件整理水平和工作效率，把档案人员从单调繁琐的工作中摆脱出来？利用Excel基本表的建立，则可快速便捷地完成档案整理工作。
用Excel 完成人事档案整理工作的过程主要有以下几部分。
1 建立Excel基本表
打开Excel，建立建档人员的基本表。基本表标题行一般包括序号、姓名、档案号、卷内材料、所在单位、籍贯（便于区分同名同姓人员）等信息，每种信息各占一列表（表中序号实际为档案排架上的档案排列序号）。
2 与电子目录建立超级链接
在基本表的“卷内材料情况”单元格下方，选择一个“见目录”单元格，建立一个超级链接。
具体是利用Excel（插入）菜单中的（超级链接）命令，在打开的（插入超级链接）对话框中，指定要链接的文件名，从而使其与事先录好的个人电子档案目录文档建立起链接。
此外，选定列表中的任意一个单元格，点击（数据）菜单的选择（筛选）命令中的（自动筛选）子命令，即可实现自动筛选功能。
该功能可以只选择符合某一特定条件信息，把不符合条件的所有信息全部隐藏起来，从而提高搜索的效率。
3 利用建立好的表格进行档案材料的编码、录入和排序
根据档案材料情况（单位或姓氏排列），利用“筛选”功能选取单位或姓氏，录入则集中在所需的范围内。然后点击该人员的“见目录”直接进入Word或Excel的档案目录文件，进行材料的编目、编号、录入，同时在纸质材料上用铅笔标出排序号（这里的序号是档案排架上的档案序号，是为了便于将所有材料后续按序排列后插入档案盒而设置的，入档案盒前需要擦掉）。
按照材料上的序号进行排列后可将材料依次放入个人的档案盒中，整个档案整理过程就完成了。
4 其他
基本表中，对本单位选拔的同一学校多的可特别备注，包括学历、是否党员、籍贯等都可特别备注。因为同一学校产生的学历类、包括党员考察类的表格基本上是一致的，如果这类学生高中期间又是同一地区，那么高中类的档案材料又基本上是相同的表格材料，因此。在建立新进职工的时候，遇到相同学校、同等学历、党员、籍贯等（部分相同就可实现），就可参考现有人员档案电子目录进行简单的拷贝后，修改完成，这样可大大减少档案人员对新进人员的档案著录的工作量，从而提高了档案整理和著录的效率。
这一方法，对特别熟悉本单位档案人员情况的档案人员特别方便。
5 效果分析
通过建立的Excel基本表帮助，实现了在著录过程中快速点击直接找到被著录档案的电子目录文件，比计算机上的搜索功能找到的档案电子目录文件更快速和准确;第二，在著录过程中直接将档案在库房排架上的排序号标注在档案材料上，依据排序号快速排列好档案材料的顺序;摆脱过去人工到库房内把没有排序的材料分拣到档案盒中的繁琐劳动，简化了整理工作程序，提高的档案整理的工作效率和质量;第三，档案人员不需要把档案盒从库房中拿出来就可以完成整理、著录和排序的工作，只是最后才需要在档案库房内把每份材料分装到档案盒，避免了档案反复拿出库房的情况，减少了档案人员搬运的工作量，同时对档案本身也起到了很好的保护作用。
参考文献
[1] 常虫宜 卿成 罗芳松 .档案工作基础讲义.P93.
