城建档案管理数字化建设问题的思考

王洪林

摘 要：随着我国科技水平的不斷提升以及国民经济的快速增长，城市建设取得了显著的成果，并且在未来城市建设也会朝着更加稳定高效的方向发展。在城市建设过程中会产生许许多多的档案，这些档案不仅见证了城市化进程的不断推进，而且是城市建设过程中有力的数据依据，但是由于这些档案越来越多，档案管理成为了一个需要重点研究的问题。本文将主要阐述城建档案管理过程中存在的问题，以及根据城建档案管理数字化建设的重要性具体探讨如何进行城建档案管理数字建设。

关键词：城建档案;管理;数字化;问题思考

随着我国城市建设进程的大力推进，城建档案的数量越来越多，越来越复杂，传统的档案管理方法已经不能满足社会发展的需要，因此寻找高效的、合理的档案管理方法是目前需要解决的问题。随意信息技术的快速发展，信息技术被应用到了社会的各个方面，数字化档案管理方法被应用到了城建档案管理过程中，这种档案管理方法和传统的档案管理方法相比，具有极大的优势，它不仅可以保存档案的完整性和系统性，而且可以实现档案资源远距离共享，从而促进了城市建设的稳定发展。

1 目前城建档案管理数字化建设过程的问题

城建档案管理是一个复杂的过程，为了使得城建档案更好的为城市建设服务，因此在城建档案管理数字化建设过程中一定要注重它的时效性，影响它的时效性的因素有很多，比如科学技术的水平、网络技术、计算机的性能等等。城建档案数字化建设必须建立在物质载体上，因此物质载体的性能会直接影响档案的储存和管理，因此在选择载体过程中应该选择使用时间长、稳定性好的载体。数字化城建档案具有稳定性差个安全性差的特点，由于数字化档案保存在信息化设备中，当信息化设备被病毒入侵或者损坏时，城建档案会被破坏，而且很难复原。虽然信息设备的保密系统很强，数字化城建档案也是不安全的，因为一些不法分子会利用一些非法的手段进入电脑窃取城建档案，由于城建档案很容易被拷贝和复制，这也就进步提升了城建档案的不安全性，因此在建设数字化城建档案管理的过程中，应该选择良好的信息设备，稳定性好的储存载体，并且保证档案管理周围环境具有极高的安全性。

2 城建档案管理数字化建设的重要性

传统的城建档案管理方法主要是通过管理人员进行分类和管理，并且这些文件基本都是纸质版的，因此在管理过程中不仅需要花费大量的人力和物力，而且这些档案保存起来非常不便，需要占据很大的空间。传统的城建档案在管理过程中虽然是以分类目录的形式进行整理的，但是在查阅过程中非常不变，并且随着翻阅次数的增多，纸质城建档案很容易被破坏。另外，传统的城建档案都保存在馆内，因此无法实现远程档案查看，因此传统的城建档案管理方法存在着很多弊端，对城建档案管理方法进行创新成为了未来城建档案管理研究的主要方向。数字化档案具有共享性、多样性、经济环保的特点，电子文件不仅可以在同一时间被多个使用者使用，而且可以被不同使用者下载到u盘随时随地的观看，并且可以进行复制存到自己的电脑里，另外，电子档案可以运用信息设备进行远距离的快速传送，对人们的生活和企业的发展具有重要的积极作用。数字化档案具有开放性、保护原件性的特点。档案会被频繁的使用，如果是纸质版的档案在长时间的使用下，会严重影响其内容的清晰度和完整性，电子文件不仅可以被多个使用者同时使用，而且它在使用过程中它的内容基本不会被损害，因此可以说电子档案具有保护原件性的特点。电子档案虽然经常会在日常工作被查看和打印，但是正常的档案使用行为不会对电子档案的使用寿命造成任何影响，因此建设城建档案数字化管理显得尤为重要。

3 城建档案管理数字化建设的主要步骤

3.1 构建城建档案数字化建设的具体规划

前提的规划是一个非常重要的环节，因为只有做好前提的规划环节，才能确保之后的档案管理工作顺利进行。前期的规划工作需要花费大量的人力和时间，因为需要把之前的纸质档案全都转化为数字化档案，所以城建档案管理人员需要在转化之前对档案馆的进行一次全面彻底的调查，并且在转化工作中管理人员需要注意力集中，一丝不苟，按照相关的规范完成工作。

3.2 构建城建档案数字化管理的相关标准

数字化城建档案的最大的优势就是具有共享性，因此应该构建城建档案数字化管理的相关标准，比如可以建设标准规范体系的信息化以及管理标准。标准规范体系的信息化主要是指一套统一的格式标准，它的主要作用是给管理人员在进行城建档案采集信息管理、分类等一系列过程提供一套统一的格式标准。管理标准主要是对城建档案的接收、管理细则进行明确的规定，从而便于后期管理工作的进行。

3.3 建设信息档案管理系统

城建档案信息管理系统是数字化城建档案建设过程中的核心，因为城建档案的管理工作都需要利用信息管理系统来完成，如果没有信息管理系统，那么城建档案管理工作将无法开展，由此可见信息档案管理系统的重要性。为了提高城建档案管理工作的质量和效率，城建档案管理部门应该让专业的公司开发一个能够满足需求的信息管理系统。信息管理系统的安全性是一个应该重点关注的问题，如果信息管理系统的安全性不高，那么很有可能导致城建档案被破坏、丢失，因此应该采用身份验证、密码设置、访问控制等方式来增加信息管理系统的安全性。

3.4 建设信息库

信息库是城建档案数字化管理必不可少的一部分，信息库建设工作主要包括录数据、全文数据库、多媒体数据库以及目录中心等的建设。为了提高城建档案管理工作的效率，可以根据信息类型的不同，建立不同特色的信息库。

3.5 提高信息档案的使用率

建设城建档案数字化管理的主要目的不是为了保存档案，而是为了确保城建档案的完整性，供城建部门以及其他部门的使用，从而促进城市现代化建设。因此在建设数字化城建档案管理过程中，相关人员要根据不同部门对相关档案的需求进行数字化管理建设，从而最大程度地提高信息档案的使用率，发挥信息档案的积极作用。

4 结束语

综上所述，建设城建档案管理数字化是时代发展的结果，数字化城建档案不仅具有多样性、共享性的特点，而且具有开放性、保护原件的特点，因此建设城建档案管理数字化对城市的发展具有一定程度的推动作用。为了能够使得城建档案数字化建设能够顺利开展，相关人员应该从具体规划、管理标准、管理系统、信息库以及信息档案的使用率五个方面出发，从而使得数字化城建档案更好的为社会服务。

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