提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

陈慧召

摘 要：随着我国社会经济的发展以及结构的调整和优化，事业单位的工作水平和效率得到了根本性提升，但是在档案管理环节仍然存在问题，无法适应当前大数据信息时代的发展需求。因此本文简单介绍了当前事业单位档案管理中存在的问题，同时提出相应优化策略，希望对我国事业单位的发展有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题及策略

1 前言

在事业单位中开展档案管理工作是其主要工作内容之一，尤其是随着信息化水平的不断提升，对于传统档案管理工作提出了更高的要求和标准，要打破原有档案管理效率低下且工作量较大的问题现状，就必然要开展信息化建设，提高档案管理的效率，不断推进事业单位的可持续稳定发展。

2 档案管理工作中的问题

2.1 重视程度不够，信息化意识滞后

过去传统的事业单位档案管理工作只是简单的将其看作接收和保存两个主要环节，而且多为手工操作的模式，这种方法使其效率低下且容易产生错误，无法进行整体性的数据统计，因此相对来说该方法并不适用。而且，传统的事业单位档案管理模式无法发挥其人员价值的有效性，相关工作人员往往在工作中具有一定的惰性，不会主动使用信息化管理手段。事业单位档案管理的信息化建设要求相关工作人员能够对档案进行统一化数据处理，而这一标准在短时间内无法看到作用，相对来说任务量较大且对人员素质要求较高，造成档案信息化建设没有进展。

2.2 系统建设不完善，信息化程度不高

现阶段我国事业单位档案信息化管理工作并没有形成统一的标准规范，造成数据库建设缺乏一定的统一性，不同事业单位之间所开展的档案管理工作依据也不相同，进而使得整个档案管理系统规模小、功能少、网络化水平低，无法真正实现资源的传输共享，不能使得档案管理工作得到质的提升。另外，因为系统安全性无法得到保障，使得档案管理系统目前仍处于相对封闭的状态，信息化无法发挥其特征优势，减少了档案管理工作的有效性。

2.3 专业人才匮乏

在很多事业单位资源管理部门严重缺乏相关专业人才，尤其是档案管理人员更是大多数都是兼职，而大多数的事业单位档案管理基本上以分包制为主，主要是通过县、村、个人等多个级别，无法做到有专职人员开展档案管理工作。由于此类人群都严重缺乏综合专业素质，造成其在具体的工作开展过程中管理效率极低，无法真正做到服务于人民群眾，甚至还会因为管理不当而造成的档案丢失破损等现象发生，严重损坏了人民群众的切身利益。

2.4 档案管理较为混乱

目前我国事业单位档案管理仍然缺乏一定的规范性，这严重阻碍了高效工作的顺利开展。因为不规范的档案管理工作使得整体业务工作量增加，所以这就使大部分档案资料都以个人保管的方式为主，造成档案管理的不稳定因素增加，很容易产生档案资料丢失等现象。在管理过程中过分依赖于人力，缺乏对于现代化信息设备的有效应用，使得整体档案管理工作事倍功半。

3 档案管理信息化的策略方法

3.1 整合资源，建立统一管理的档案室

要想确保事业单位档案资源的有效管理，就一定要统一化进行工作的开展，确保档案统一分类管理，可以在县级单位设立统一标准化的档案管理室，对整个事业单位的档案专业人员进行有效整合，进而实现对档案信息数据的有效管理工作。同时在进行分类时，要保证其科学合理化，根据当地的具体状况细化分类，以便于后期进行查询时更加便捷高效。在工作流程方面，还要使得各项档案管理环节区分开来，各部门之间加强沟通和联系，确保整个档案管理流程的科学严谨性，提高对于事业单位档案资源的有效利用。

3.2 加快档案管理信息化建设，将档案室变成事业单位系统的信息中心

在开展事业单位资源档案管理的过程中，还要加大现代信息化手段的有效应用，设置电子档案管理体系。首先要对不同的档案进行定位和分类，针对要求长期保存或易损坏的纸质档案，要优先进行扫描处理，将其转换为电子档案后实施归档处理，在后期查询过程中尽可能使用电子信息查询，降低对纸质版档案的破坏。另外可以根据当地数据库来设立专人电子档案，将档案室的各种信息进行补全和优化。最终将所有的档案信息进行有机链接，真正实现动态化有效管理，降低了中间繁琐的步骤和程序。同时还要设置资源共享体系，使得不同部门在进行档案数据调取时能够更加快捷方便，真正实现数据的无缝对接，确保社会各事业单位各部门之间的资源共享，进而减少了人民群众办事的繁琐性，能够不断提高各个机构部门的办事效率，使得人民群众仅需提供身份证即可办理其他业务。

3.3 加强培训，提高档案管理人员的专业素质

由于事业单位档案管理工作相对枯燥无味，也很容易被人忽视，所以造成工作人员在一定程度上存在怠慢情绪，但档案管理工作又涉及到了人民群众的切身合法利益，所以有必要加强对于档案管理人员的专业综合素质水平培养，从而使其充分意识到档案管理的重要性，使其能够更加科学合理的开展档案管理工作。政府部门要着重加大对于综合专业档案管理团队的打造，采取积极的职业生涯规划体系，使得工作人员能够对自身工作引起重视，迎难而上，充分发挥其在工作中的专业性与积极性，不断为人们提供稳定的政府服务平台。另外还可以针对表现优异的工作人员进行选派去省市区培养，加强档案管理工作的相关心得研讨会，采用科学合理的考核机制，充分调动管理人员的积极性，使其能够主动的去提升自身的综合专业素质与服务态度。另外在工作开展的过程中还要明确权责分工制度，使得整个过程做到责任清晰，避免逃避责任现象的产生，使得整体的档案管理工作更加统一化与规范性。加强对于整体工作的监管力度，避免各种由于失职现象而造成的档案数据丢失或破损现象。加大对于先进人才的引入以及先进档案管理技术的应用，使得整个社会档案管理工作更加具有含金量，为整个事业单位档案管理工作的顺利开展提供源源不断的动力。

4 结语

总之，作为档案管理人员，必须明确信息化的积极作用，同时也要重视在信息化建设过程中存在的不足，只有明确发展的时效性，才能进一步推动信息化档案管理水平提高，也会进一步为人们提供更加高质量的档案管理服务。希望提高重视的同时，通过有效实践为档案管理工作长期高效率发展与建设做出应有贡献。

参考文献

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