建设工程档案管理的重要性及其规范化

陈靖清

摘 要：近年来，在社会经济高速发展的背景下，社會各行各业都普遍关注档案管理，特别是建设工程行业，其档案管理是非常关键的。基于此，本文以建设工程档案管理为研究对象，主要介绍了建设工程档案管理的重要性，而且提出了建设工程档案管理的规范化策略，希望可以为有需要的人提供参考意见。

关键词：建设工程;档案管理;重要性;规范化

事实上，建设工程档案管理是否可以实现有效性，直接影响工程的施工质量，而且与企业的经济利益有密切的联系。因此，在建设工程档案中必须要认真记录建设过程中出现的各项信息，这样可以对工程将来的维护以及验收等等提供有力的依据。作为参建单位，必须要充分认识到建设工程档案管理的重要性，而且达到规范化管理的目的，这样可以在一定程度上提高建设工程整体管理水平。

1 建设工程档案管理的重要性

1.1 档案管理在建设工程是不可或缺的构成部分

档案资料是对建设工程的全过程进行全面的记录，这是确保工程正常建设进行的关键依据。在工程项目正式实施前，工程的准备工作包括各种各样的资料，涉及移民、规划、国土的审批、管线迁移、项目预算编制以及项目招投标等等，这些都是建设工程的重要组成部分。在工程施工过程中，也会出现大量的档案资料。例如：工程施工使用的建筑材料、设备等等，进入施工现场前必须要有严格的检测，查看这些是否与有关的建筑设计规范相符，只有确认合格才可以正常使用，而这些检测资料是确保建设工程施工材料合格的重要依据，但在实际施工期间，因为各种原因，往往会造成资料的遗漏或缺失。

1.2 详细记录工程整个建设过程

对建设工程施工质量进行判断时，必须要充分考虑各个方面，例如：建筑安全等级以及使用性能等等。建设工程的工序报验单是施工过程的详细记录，该记录对检测工程质量发挥着关键的作用，由于在建设工程中许多工序都被其他的工序覆盖，工程完成后，人们仅仅可以见到工程表面的，不能检测工程的施工材料和工序顺序，要想更加充分地掌握工程质量，很大程度上便要依靠施工过程中现场数据记录来了解，这就体现出了工程档案管理的重要作用。同时，建设工程档案管理将建设工程有关部门的档案管理能力正确反映出来，工程档案管理水平的高度关乎到工程的施工质量是否合格的，工程档案水平越高，内容就越全面，这样有利于保证工程的施工质量判定。

2 建设工程档案管理的规范化策略

2.1 熟练掌握管理规范是开展管理的依据

经过不断的积累和发展，我国建设工程档案已从早期单纯搜集归档转变成了国家标准统筹，各行各业专项执行标准为辅的档案管理体系，为更好的适应档案管理的发展，2018年国家对建设项目档案管理进行了修订和补充，通过制定这些法律规定可以在很大程度上确保档案的正常运用管理，进而让工程在实施中更加地顺利。

2.2 实现建设工程档案管理的程序化

在建设工程项目实施中，通常都会统一管理有关的档案，根据分层的方法进行对应的管理，而在实施中，其具体表现在以下几点：第一，建设单位要制定档案管理的整体框架，并起到领导和监督检查的作用。在档案管理中，必须要以集中领导为前提，促进管理的扁平化。在项目工程开工伊始，可以由建设单位牵头，结合工程概况，成立工程档案管理机构，达到档案管理的网络分层目的，并且科学设置检查小组以及管理小组等，确保档案管理职责的精细化和科学化。第二，监理单位要构建一套完善的档案运行体系并加以实际操作。监理工程师要监督施工全过程，根据工种的不同，就需要从不同的角度来建立，比如：土建、设备制作等，通常情况下会采用旁站记录的形式，在该过程中形成全面的工程资料，后期对所形成的工程资料进行分类存档，并最终形成档案资料。第三，施工单位要构建完善的收集整理体系。施工单位的资料是工程档案资料最重要的组成部分之一，它的完整性和真实性往往对最终的工程评定和验收起着至关重要的作用，为了确保档案的科学性和全面性，施工单位需要设置相应的工作部门，细致化分工，确保施工期间和后期归档整理工作的有序链接。

2.3 科学组织与协调建设工程档案管理工作

无论何项建设工程，参建各方都有独立的档案管理部门，设置部门的目的是为了合理运用和管理档案资料，而且在使用中需要进行正确的指导，让工程的方方面面都得到高效的协调，而且确保后续监督检查的正常实施。因此，就建设工程档案管理人员来讲，必须要尽可能多参与关于工程施工的例会，及时解决档案管理中存在的问题。并且严格的监管档案的实际情况，定期组织档案专项检查，发现问题及时整改。同时，必须要重视人员的业务能力提升，积极组织有关人员参加网上自主学习或者专业的组织培训，也可以邀请档案管理专家到现场指导，通过这样可以使工作人员充分认识到有关的技术以及规章机制，也可促进有关法律法规的贯彻落实，进而显著的提高档案资料管理水平。

2.4 探索以合同形式明确档案工作

根据建设工程档案的整理经验来看，为切实提高档案工作的重要性，在合同制定期间，就要考虑档案专项经费，并在合同中明确列出，并明确必须要收集和归档的工程的资料，移交套数等。此外，在工程审计结算付款时，必须要获得档案管理部门的签字确认，这样才可以完成最终的付款。

3 结束语

总而言之，建设工程档案资料是项目建设、管理以及后续的维护保养等多方面的主要依据，是详细记录工程施工全过程的资料。因此，对于社会经济发展和工程建设单位发展而言，建设工程档案管理起着关键的作用。对于建设工程档案管理者来说，需要加强自身档案管理技能，不断提高专业素质，尽可能保证所有资料的完全性、准确性和科学性，进而确保档案工作可以顺利开展。

参考文献

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