新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略

刘程程

摘 要：学校档案管理是当今学校管理必不可少的部分，本文关于初中学校学生档案管理现状进行分析，然后提出相对应方案，即进行合理的档案信息化合理建设，培养相关优秀人员，建立管理制度，将校园与档案管理联系起来，不断完善学校档案管理工作，纠正档案管理的错误，提高档案管理的机制。

关键词：档案管理;初中学校;工作效率

在学校的教育下与学生管理工作下，档案成为一个学生必不可少的标志，在学生生活有无可代替的作用，档案管理是一个学生人生中的过渡证明，初中学校档案管理的工作一般包含资料的收集、汇整、档案保存等方面的相关工作，在当今的背景下，初中学校应对学生档案管理付出责任，保证学生档案的正确，并且学生档案作为学生学习过程中重要的一个记录必不可少，同时档案对于教学过程中的教案、习题、试卷等重要教学资料的数据保存具有重要意义。档案资料记录了学校整个发展历程，是学校历史沿革的重要信息源泉。

1 初中学校档案管理现状

1）缺少管理能力出众人员。档案的管理在形成初期，相关政策不够健全，人员培养上有所欠缺，人员素质达不到要求，加上我国目前对相关人员的要求越来越多，优秀人员不足，有些学校只能降低门槛，相关人员素质不高，同时缺乏积极性，导致档案管理效率不高，档案管理工作不能高效准确的进行。长时间进行档案管理，会让管理人员感觉到无趣，积极性慢慢降低，总体来说我国档案管理人员严重不足，对其相关知识认识不够。

2）数字化档案不完善。学校档案仍在使用纸质进行记录，其成本高，不易保存，并且纸质档案需要管理人员进行大量的工作，同时也容易遗失，不宜进行保存。进行传统的人工管理模式，档案管理效率低。传统的档案管理已经不适合现代的条件，采用信息化数字化档案管理不仅可以减少成本，降低相关人员工作量，并且不容易丢失易保存，可以随时查阅的相关信息。

3）管理制度不完善。相对而言，注重学校档案管理制度较简单，就目前管理现状仍存在不足之处，这些问题包括：有些学校还是进行传统的管理方法，甚至有些学校为建立相关的档案管理制度，有较大的随意性。有的学校虽然建立了相关的制度，但实行率不高，制度等同虚无，在实际生活中，档案可以进行伪造，混乱等严重问题，在档案收集、归档、管理等环节缺乏配套制度，导致档案管理的不足。

2 档案管理中存在的问题

1）管理人员的素质能力的不足。由于信息化时代的来临，社会的进步，一些档案管理人员所拥有的管理知识渐渐落后于信息化档案管理工作的需求。他们对电子介质上的数据表达不甚了解，不会使用一些办公软件，在将传统档案数据化归档时工作效率极低，甚至出现录入错误或混乱的情况，比如在录入一些统计图或者图表之时出现工作困难，这些由于档案管理人员缺乏信息时代知识带来的问题都会对档案管理工作造成严重影响，同时档案管理人员自身对工作态度也会影响管理造成一定程度影响，大量重复工作容易让管理人员身心上的疲惫，造成工作上的失误与漏洞。

2）档案系统化、信息化程度落后。在信息网络时代，档案管理信息化已然成为必然的发展趋势，部分学校存在基础设备不健全，相关人员专业信息技术知识不足导致了学校在档案管理信息化、系统化越来越偏远，因此科学的档案管理是现今时代发展的必要趋势。

3 档案管理的解决途径与方法

1）学校设立档案管理团队。在新时代背景下，人们对学校档案管理的工作有了全新的认识，提出了全新的要求。新的时代下，档案管理同样发生了变化，档案管理需要相应的管理知识和工作技能。学校只有組建优秀的管理人员才能顺利高效的进行档案管理，使案管理的工作高效的进行下去，因此可以说拥有优秀的工作人员是档案管理的根本。所以在此学校可以从以下几个方面入手改善：（1）在招聘管理人员时尽量选择接受过正规教育的管理人员，必要时学校可以提高待遇薪酬，让工作人员感受到应有的欣赏与支持。（2）合理的对新人进行科学化培训。学校可以通过邀请学术者进行演讲，来提高档案管理工作人员的专业理论与技巧，学校也可以通过一系列正确的措施来提高档案管理人员的工作态度，积极性，从而提高档案管理的质量，从而可以培养出具有“创造性、复合型”的人才。（3）最后学校还可以与其它学校进行交流访问，加强双方管理人员的交流，使本校的档案管理人员水平得到提升，实现双方共赢。

2）构建信息化管理模式。在当今信息化的背景下，档案管理也应该进行信息化的管理模式。传统的档案管理模式被淘汰下去，数字化、集成化的档案管理模式是有效推进初中档案管理工作首要条件。（1）学校领导以及管理人员应该提高观念，不再进行传统的纸质化保存，积极的提高信息化管理的知识与相应措施。信息化管理模式具有很大的便利性，而且可以大幅度减少管理人员的工作量，使工作效率得到显著的提升。（2）学校领导也应该大力支持档案管理信息化的模式。创造相应的条件，给予管理人员相应的培训，提高人员的利用信息技术解决档案管理的技术，同时合理分配经费，加强相关的投入力度。（2）加快建立档案管理相应的平台，对学生档案进行整理备份。提高对学生的服务能力，促进档案管理的价值，根据学生的实际情况，让学生随时进行查询、访问，而且管理人员可以进行录入、修改、增减等系列问题，让学校的档案管理工作与信息时代相结合。

3）改革管理制度。档案管理是一个学校学生档案的基础，档案管理工作的顺利有效、开展必须配套相关档案管理制度做基础，在充分理解学生的基础上建立一个实用高效的档案管理制度，让学校的档案管理有度可以，学校为此必须树立以制度管人管事，采取种种措施管理档案，对档案收集、整理、归纳到保存以及后期的借阅利用都要有相应的完善制度。（1）根据自身情况对档案管理制度进行完善。档案管理制度不是一蹴而就的要不断根据实际的应用进行调整。（2）实施奖励制度，赏罚分明。对一些表现良好的工作人员要及时给予相应奖励，工作懈怠的人员也要做出一些惩罚，提高管理人员的工作积极性。（3）一套可实施的选拔方案。学校要对高质量、高素质人才进行选拨，选择专业知识优秀的人才，提高管理人员的整体素质质量，择优录取。

在新时代的背景下，传统的档案保存方式已经不再实用，信息化、数字化系统集成化是现今档案发展必要趋势，学校要将档案管理信息化建设与校园网结合起来，创建完整信息网络，保证档案工作的条理性。相关领导以及管理工作人员要严格遵守管理制度，实现工作的落实。

4 结束语

在信息化的背景下传统的档案管理已经不适合现代社会的发展，因此信息化的档案管理必不可少，学校的相关领导人要抓住机遇，积极的利用现代技术，努力改善档案管理，基于同时也面临着挑战，学校也要正确的面临档案管理中的问题，完美的解决，学校同时也要积极的推动人才队伍的建设，提高人才的素质，提高相应的管理水平，不断推进现代档案管理的合理化，规范化，保证档案管理科学的、有效的进行，学校也要不断的吸收失败的经验，从而使初中学校的持续发展，为学校的发展的提供保障，为学生的个人长远发展的提供的有利的后盾，为学校未来的发展打下良好的基础。

参考文献

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