高校人事档案服务功能的影响因素及强化措施

刘岫岭

摘 要：本文根据笔者黑龙江科技大学多年人事档案管理一线业务经验，在理论结合实际的基础上摒弃以物为本的传统工作思想，以高校人事档案管理数字化为发展契机，本着服务教职工、帮助每一个档案利用者为工作之本。为教育系统人事档案管理制度的创新提供建设性意见。

关键词：高校;人事档案;服务;影响

1 引言

学校人事档案的服务需要根据当前学院发展规划，在现有学院机构设置的前提下以保密为原则，高效服务为宗旨。在核定各类人员编制的前提下充分做好人力资源的充分利用与调配。在师资队伍建设和教务系统多管齐下的专业化人才考察、引进、培养、使用、考核、奖惩、淘汰等工作中起关键性作用。

高校的发展与管理是教育行业代表性业务的良性循环表征。而学校管理中人事档案的智能化、数据化检索服务是帮助相应部门评优评先，选拔人才的关键。其信息的完善性与及时性能最大化呈现教员的科研、教学、思政、业务拓展等综合能力，全面量化辅助人力资源框架下的多维人事管理形成人才强校战略长远布局。

但是因为地域因素和经济发展不均衡等原因不同学校的人事档案管理程度与完善性大不相同，甚至存在致命弊端。没有意识到人事档案中的基础数据与学校创新创业、科研发展、市场开拓和教学培养多重业务发展的互为影响关系，导致了消极怠工，档案管理涣散等不良局面。本文根据笔者黑龙江科技大学多年人事档案管理一线业务经验，在理论结合实际的基础上摒弃以物为本的传统工作思想，以学校人事档案管理 数字化为发展契机，本着服务教职工、帮助每一个档案利用者为工作之本。为教育系统人事档案管理制度的创新提供建设性意见。

2 影响高校人事档案服务功能发挥的因素

2.1 档案意识法制意识薄弱

档案在意识属于机密文件，通常是由相关单位的人事部门进行归档管理。所以大部分教职工认为档案由相应组织进行管理，自己不去过问更不去主动更新卷轴形成良性监督机制。以至于在法律意识上不懂得维权和行使自己监督的权利。在档案管理部门，一些领导单纯认为档案管理仅包括人员调配出入过程中的档案收管、翻找、查看等机械化条例化工作。对待档案使用者往往是“衙门”姿态，缺乏档案工作服务意识。从一定角度上讲也是法制意识淡薄的表现。

2.2 重保密轻利用

档案管理类似于图书馆卷轴管理，在加上档案的“机密”属性。相关管理手段也仅限于，收发、查验、归档、储存。没有高效的电子回馈制度与广域化数字查阅功能。其档案使用程度、管理完好性、文件保存环境与相关管理细节外人不能得知，更不谈大众监管的良性档案管理制度。基于此，在加上不同单位档案管理制度的细微区别性。以至于一些教职工档案构成有所不同，通用性的统一化历史资料缺失。最终导致人才选拔、调配、评优等方面工作开展过程不顺畅，最终结论不公正、不透明等恶果。在此就能总结出人事档案重保密轻利用，且利用效率低下的效能。

2.3 人事档案材料收集不齐全 、填写不真实

人事档案材料一部分为组织填写，但是绝大多数为本人填写。在这些数据材料审核方面由于相关管理部门管理意识薄弱往往导致假资料、错数据、套话单等现象的产生。加之不同单位的材料内容上交标准、数目不一致，以至于后续的档案核查、补充工作举步维艰。甚至给广大教职工带来较大困惑，形成同一种表反复填，同一种数据多次统计的业务交叉恶性循环。比如反映个人情况的履历表、年度考核表、干部任免审批表、专业技术职务审批表、工资审批表等材料由不同部门不同领导经手和分管。多重数据杂乱呈现，填表者往往为了个人利益或者部门利益而填写不真实。在后续档案部门归档核对时发现相同数据同一个人的互为矛盾，最终导致一些材料无法收集。诱发档案收集不齐全、填写不真实、准确度低下等恶性事件。

3 发挥高校人事档案服务功能的具体措施

3.1 充实内容，突出特色，保证人事档案质量

新时期高校人才资源的开发对人才档案提出了新的要求。因此，高校应根据学校的实际工作，不断拓宽渠道，丰富和充实档案内容，突出个性化特点，扩大人事档案的归档范围。在原始资料收集的基础上，我们应重点做好三个方面的工作：1）个人经验资料，如：各类劳动合同（劳动合同、劳动合同、人事代理合同等）、高级培训资料、继续教育资料、养老保险缴费和调职资料;2）个人表现材料，如：教学质量和成绩材料、科技成果和发明创造材料、论文和鉴定材料、专业技术资格和水平材料、表彰、奖惩材料等;3）个人信用资料，如：专业信用记录、业绩记录、银行信用记录、案件相关记录等。个人总结和评价意见应真实反映个人品德、勤奋、能力和成就情况，杜绝空洞的评价。同时，在充实人事档案资料内容的同时，要严格检查，防止不实、漏填，对内容不正确、填写不符合规定的资料要严格检查。未办结手续的材料和未经审核的材料，不得归档，以保证人事档案材料的个性和全面性。

3.2 变被动服务为主动服务，提高利用效率

我们应该充分认识到档案工作的最终目的是利用它。近年来，随着使用人事档案的人越来越多，档案工作者应提高主动服务意识，从被动服务转变为主动服务，不要把档案部门当成组织和人事部门的储藏室。有必要采取各种有效的措施使员工充分了解档案的档案资源，了解办公室是学校的开发和利用人才信息中心，这样的“潜在价值”档案可以转化为“明显价值”来满足日益增长的需求的利用率。其次，要牢固树立创新意识，努力服务的深度和广度，使人事档案工作为全社会合理利用人力资源服务;但与此同时，要正确处理好人事档案利用与保密的关系，不能一味强调利用而忽视保密，要严格按照中组部“干部”的要求来处理。严格审批《档案工作条例》的规定和要求，科学处理保密与安全利用的关系。

3.3 建立校级特殊人才档案，为引进高层次人才服务

高校引进的人才大多受过高等教育，在本专业领域表现突出。高校人事档案管理部门应重视此类人才的人事信息，及时收集、收集、收集、统计和分析档案中有关专业、研究方向和专业的信息，建立专门人才档案。同时，特殊的管理应该进行这样的档案，在他们的专业和信息，研究方向和專业应该定期检查和更新，为相关管理部门提供最新、最真实的及时和全面的信息，以确保高校充分利用高级人才引进，充分发挥他们的作用。

4 结语

综上所述，高校人事档案管理服务工作是一项多维度，全天候的系统工程。需要相关科学制度与基础管理硬件的支撑。作为一名高校人事档案管理者，应本着服务教职工、帮助每一个档案利用者为工作之本。切实改善当前僵化、低效的人事档案服务制度。

参考文献

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