加强医院电子档案管理的有效策略探究

郭竞新

摘 要：新时期，电子档案成为档案的主要形式，并表现出更多的管理优势。但医院进行电子档案建设和管理过程中还存在很多不足之处，本次就对此进行分析，提出有效的管理策略，强化医院电子档案管理水平。

关键词：医院;电子档案管理;优势;状况;策略

1 引言

由于国家的经济高速发展，人民物质生活条件不断提高，对于自身的健康问题也日渐重视，而世界一体化的趋势也使得各种各样的疾病更快速的传播、变异，导致医院的业务量大幅增加，出现海量的档案信息，给医院档案管理提高了难度。而随着信息时代的深入发展，推进了社会资源大数据的运用，使得很多行业都出现了重大的变革。我国国家档案局早在2003年9月1日就公布实施的《电子公文归档暂行办法》，提出了电子档案的概念和相应的管理方法。到了2017年底，又发布《电子档案管理系统基本功能规定》，进一步规范和界定了电子档案的概念和相应的接收、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计的系统管理。而医院信息技术的运用推进了医院档案电子化进程，带来了很多便利，提高工作效率，但也给档案的管理增加了难度，带来真实性、完整性、可用性和安全性上的新问题，本文对此进行初步探究。

2 医院电子档案管理工作的优势

电子档案简单来说是借助电脑进行处理的数字档案，属于一种虚拟档案，将实体档案的真实信息通过数码形式输入到电脑中，表现出文字、图像、数字、图表、符号等信息。电子档案采取的介质包括磁盘、磁带、光盘等，在形式上有电子报表、图像文件、电子邮件等类型。相对来说，电子档案的优势主要表现为：降低工作量，简化了检索和查询的流程，提高工作效率和速度;节约保管场地，为档案的查漏补缺提供保障，借助电子信息管理的方式，按照“件”对檔案进行整理，可以详细进行分类保存，方便调整顺序，这样就节省了时间和精力;提高工作质量，保证了档案的利用价值，将更多的工作人员释放出来，可以将精力放到档案编研和开发利用统计方面，提高档案工作质量。

3 分析医院电子档案建设与管理状况

1）电子档案收集整理保管难度大、问题多。电子档案的管理要求所归档保管的数据的要真实、完整、可用和安全，但医院是个多部门单位，单位之间的联系非常紧密，功能互相交叉，所以电子文档产生后要经过多各部门的联合处理，最终在办结部门移交档案管理部门。在数据的处理过程中各个部门单位会因工作需要对原始数据进行修改甚至删减，会产生电子文件的制作部门不清晰，表达的内容和原稿出入较大，电子文件及背景信息不完整等诸多问题。

2）数据安全性较低。电子档案一般是保存在电脑、光盘、磁盘等介质中，在电子文档使用过程中受到黑客攻击、突然停电或破坏性事故时，档案的信息容易出现丢失、泄露和损毁等问题，因此存在较大的安全风险。还有，随着科技的进步，存储介质品质的提升，老旧的存储介质逐渐退出平时工作环境，未及时备份更新的电子数据也存在因无法读取而灭失的风险。而科技进步诞生了众多的文件格式，有的互不兼容，如果所产生的文档的格式被环境淘汰，又没有其他可以读取的方式，那归档的电子数据也存在因无法读取而灭失的风险。

3）管理水平较低。电子档案的发展刚刚起步，载体与纸质档案大不相同，所以不适用过去的管理体系，而新的管理体系尚不完善。因此电子档案的管理水平较低，管理不够规范，很多电子档案都不完整。医院不同部门和科室的档案由各自自行管理，没有形成统一的管理标准和模式，标准化不高，严重影响档案的使用;计算机使用缺乏安全防护技术，工作人员对于电子信息保护的认知程度不高，没有进行有效的安全防范，再加上存储方式不规范，导致电子档案可用性，安全性降低。

4）管理意识薄弱。部分医院没有认识到电子档案管理的重要性，也不认可或不习惯进行档案现代化建设，依然使用传统的纸质档案，所以可能存在问题，比如电子档案保存不完整、归档不及时、内容不真实等问题。还有就是医院没有同步推出针对电子档案的管理制度，导致很多先进的信息技术和科学的管理方法不能有效应用，使得医院的电子档案管理工作难以满足医院的工作需求。

5）管理人员水平不高。电子档案的存在对于技术要求较高，需要工作人员既有丰富的档案管理知识和技能，还要有较高的计算机设备操作能力等，能够熟练应用电子软件。但目前来说相关人员一般有较高的档案管理能力，但缺少信息技术应用能力，不利于电子档案的管理。

4 加强医院电子档案管理的有效策略

1）完善电子档案管理网络体系。医院电子档案管理，一般存在涉及范围广、涉及种类丰富、信息更新速度快等特点，因此医院需要建立完善的电子档案管理网络体系，充分利用现代信息技术，提升档案管理效率;要在常规档案管理的工作基础上，结合电子档案的特殊性和电子信息管理措施，制定符合医院工作要求的电子档案管理制度，规范管理行为的发生，规范电子档案的收集、归档、保存和利用标准;要构建由医院、档案室、各个职能科室共同组成的管理机构，明确各个部门的岗位工作人员和相应的责任;要从电子档案的可用性和安全性出发，建立分级别的借阅利用制度，加强单位领导的监督。

2）完善电子档案管理制度。医院电子档案的管理不同于其他实物档案的管理，需要建立完善适合本医院的电子档案的保管、归档、借阅利用和销毁等管理制度，从电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性着手，保证档案实际价值的利用。同时应将管理工作与医院的绩效考核机制相挂钩，实现对电子档案的动态管理，以此提升电子档案管理的规范化和标准化。

3）提升管理人员综合素质。对医院电子档案进行管理创新，需要高水平的专业技术人才的支撑。医院要明确电子信息技术的应用背景下对于人才培养的具体要求，明确培养电子信息人才的重要性。医院需要结合自身运营情况，完善人才培训制度;招聘专业的管理人才，负责进行档案管理;定期对档案管理人员进行培训，提升对电子信息技术的了解和应用掌握;加大资金投入力度，邀请专家和学者前往医院座谈交流，提高管理人员的综合能力，使其意识到档案管理对于医院发展的重要性;还可以制定优渥的人才引进制度，利用丰厚的薪资待遇，吸引更多的电子档案管理人才加入到医院档案管理工作中。

4）强化档案信息安全管理。电子档案的建设和应用是建立在海量的电子数据基础上的，在数据存储和分析过程中，如果存储设备出现损坏淘汰、读写程序出现问题或者受到黑客攻击等，导致数据泄露、损毁、无法读取或灭失，就会对医院电子档案管理带来不利影响，进而危及到医疗日常工作，因此医院还要重视电子档案的安全管理。医院需要定期对计算机系统和软件进行更新，对漏洞进行补丁，定期备份，并做好网络安全防护，运行防火墙等安全防护程序，同时对计算机硬件设备进行定期检修等，以及时发现设备故障和问题，及时解决，保证数据的可靠性和安全性，避免出现数据恢复、备份和存储等方面的问题。

5）完善软硬件设施建设。电子档案的管理需要建立在计算机设备基础上，首先需要建立完善的软硬件设施系统，提高软件和硬件设备水平;对医院工作现状的分析，促进信息化平台的整合和标准建设，保证有充足的产品设备和配套技术;合理分析软硬件设施建设所需的成本，在核算成本的前提下，引进合适的基础设施，在能够满足电子档案管理的基础上，尽可能降低成本。通过这些措施，提高电子档案管理工作效率和质量。

5 结语

目前来说，医院电子档案管理处于初期发展阶段，因此在具体管理和应用时还需要不断探索改进。医院需要根据自身状况，从实际出发，明确电子档案管理工作的优势，提出有效的改进措施，推进电子档案的有效管理，进而提升医院档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1]王哲.加强医院电子档案管理的对策初探[J].中国卫生产业，2017，（19）：123-124.

[2]屈若卿，杜颖，贾欣.医院电子档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2018，（16）：154.