档案管理中档案的收集问题探讨

何丹

摘 要：企业在开展档案管理中档案的收集工作时，工作人员常常存在档案收集意识不强情况，直接影响了档案管理工作质量。档案的收集作为档案管理工作不可或缺的一部分，有效的保障了企业档案的完整性，全面提升档案管理工作质量。本文将详细分析档案管理中档案收集出现的问题，并根据实际情况提出合理的解决建议。

关键词：收集问题;档案管理;企业

档案收集工作是保障企业档案管理工作质量的前提，需要企业档案管理部门充分意识到档案的收集工作重要性。做好企业档案的收集工作，制定科学完善的规章管理制度，使档案的收集工作更加规范化和标准化。

1 分析企业档案管理中的档案收集问题

当前企业在档案管理中档案的收集工作还存在一些不足，具体内容有：

首先，企业档案收集意识相对淡薄。企业在开展档案管理工作时，将工作目标纳入到企业的档案收集工作当中，由于档案管理人员自身专业素养较低，没有注重档案管理意识。在开展工作时档案管理人员没有充分挖掘社会以及企业的潜在价值，工作人员只是片面认为管理企业日常文件资料是自己的主要工作任务。部分企业档案管理工作人员只注重简单的企业经营档案管理，常常忽视档案归档问题，导致在开展工作时存在很多档案无法归档以及档案失散情況。

其次，在开展档案管理中档案的收集工作时，存在档案归档质量较低情况。管理人员没有根据企业制定的档案收集标准开展档案管理工作。例如，在开展工作时缺少审核人签字，没有明确划分档案保管期限，管理人员缺乏拟写档案未编页码、档案的题名、无卷内档案文件的目录以及案件收集材料的纸张大小存在差异。由于企业档案文稿的形成中出现不规范情况，企业在经营发展过程中工作人员没有正规应用请示、报告、用笔、没有采用耐久材料等，档案管理时缺乏落款单位以及使用公文无公章等情况，这些都影响了企业档案归档质量。

此外，没有建立科学完善的企业档案归档管理制度。当前，企业档案管理人员的档案收集制度以及档案管理责任制度还存在不完善情况，执行能力相对较差。例如，企业一些部门在开展经营活动时，档案管理部门没有进行有效的处理。企业部分部门出现直接将请示上报给上级部门情况，导致档案管理部门存在不留底稿、不存档现象，档案管理部门只有归档文件的审批资料情况。档案管理部门在建立档案时缺少灵活管理机制，没有根据企业业务部门的相关要求，进行归档工作。只是重视处理企业一些部门资料管理工作，导致企业在经营管理过程中存在档案文件材料，出现没有归档情况。

2 企业档案管理中的收集问题相关解决对策

2.1 提升管理人员专业素养

为了提高档案管理中档案的收集质量，需要档案管理人员充分意识到档案收集工作的重要性。企业需要积极搭建档案管理平台，构建良好的企业档案管理环境，企业应帮助档案管理部门建立完善的档案收集体系，明确档案管理人员自身职责。为了加强档案管理收集工作质量，需要将收集工作纳入到档案管理考核项目中，制定科学完善的企业档案收集管理目标。企业档案管理人员应用多种形式以及渠道，积极宣传企业档案相关法律法规，使企业工作人员能够意识到档案管理的收集工作的重要性，更好保障企业的无形资产。企业应根据未来的发展过程中可能产生的一些社会经济效益，作为档案管理典型案例。管理人员需要大力宣传档案管理的一些解决纠纷、重大决策意义及节省企业资金等档案管理收集的作用，逐渐提升企业领导人员以及工作人员进行档案管理的收集意识。企业档案管理部门需要开展档案收集管理目标相关活动，给企业工作人员展示档案收集工作具备的价值和发挥的作用。

2.2 提升企业档案归档立卷工作质量

企业档案管理部门应严格的监督档案管理文件相关工作，档案管理人员需要及时发现档案归档工作过程中存在的问题并及时进行纠正，有效的控制企业档案管理工作，全面提升档案管理工作质量。档案文件在进入企业档案管理部门时，管理人员应严格的对档案文件进行筛选才能进入档案室，加强控制企业档案文件的质量，针对一些档案文件没有符合管理要求的，应返回重新的进行整理，全面提升企业档案管理部门归档卷工作质量。为了加强企业档案管理部门和其他部门之间联系，管理人员应针对企业管理部门产生的文件资料进行全面的了解，管理人员根据企业制定的档案管理规章制度，及时了解和科学预测企业在进行档案管理用户应用的动向、特点以及规律等有效的进行结合。制定企业档案管理用户的长远计划，企业档案管理人员需要科学的对档案归档工作进行及时调整。

2.3 建立科学完善的企业档案管理规章制度

企业需要根据自身发展实际情况，制定科学完善的档案管理相关规章管理制度。例如，企业的档案立卷管理规章制度、保管档案制度、企业档案文件资料具体鉴定内容制度以及企业档案移交管理制度等，同时严格、明确规定企业的档案归档的时间和内容。科学制定企业档案管理归档具体范围，充分挖掘企业查考应用价值。主要反应企业在发展工作时，实际情况的相关档案文件资料，主要包括了企业的账册、磁盘、公文、图表、录像、照片等内容，企业需要明确档案归档范围。企业档案综合管理需要制定完善的管理制度，将企业工作人员职称晋升和企业的经济效益进行挂钩，保障企业的档案管理文件材料有据可依、有章可循。根据企业的实际发展情况，制定完善的管理岗位职责，明确职责到个人、专人专管的模式，严格的调查在档案管理过程中存在一些来路不明或者存在疑问的档案资料，防止档案管理过程中存在虚假材料情况。根据制定明确的企业档案管理规章制度，每季度、年中的任务具体完成情况，都应作为可靠依据。制定完善的奖惩制度，充分调动企业员工工作积极性以及创造性，逐渐提高企业档案管理的收集工作质量。

2.4 加强企业档案管理人员培训工作

由于企业档案管理内容众多、管理范围大，因此对企业档案管理人员自身素质有着更高的要求标准，档案管理人员需要精通业务，才能有效的保障档案管理工作质量。科学的处理、分类数量庞大的企业档案资料，做好档案归档、立卷工作。企业需要定期开展档案管理培训工作，逐渐提升档案管理人员的自身知识储备以及专业技能。企业通过进行短期档案管理人员培训工作、鼓励员工参加专业机构培训、组织员工进修以及在职教育等方式，不断的提升企业档案管理人员综合素质以及档案管理整体水平。档案管理人员在进行档案管理中档案的收集工作时需要认真负责，做好档案收集和归档管理工作，逐渐的提升档案管理的完整度以及准确性。

3 结束语

综上所述，企业在进行档案管理的档案收集工作时，工作人员需要意识到档案管理收集工作的重要性。针对在档案管理过程中出现的一些问题，例如档案归档工作质量降低、缺乏档案管理收集意识、没有建立完善的档案归档管理制度等内容。为了提升工作效率，需要根据企业发展的实际情况，逐渐提高档案管理人员的自身专业素质，加强档案管理人员培训工作、制定完善的档案管理有关规章制度。全面提高企业档案管理的档案收集工作质量，促进企业健康发展。

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