浅谈档案的安全管理

马连英

档案安全是档案事业的根基，是档案工作的底线，档案安全关系着档案的存亡，是国家档案事业可持续发展的基础和条件。2019年法国巴黎圣母院大火，给档案部门敲醒了警钟，保证档案安全是档案部门和档案人员的第一责任，是档案工作的重中之重。档案部门和档案工作者必须高度重视档案的安全管理，提高档案安全管理的站位，时时刻刻做好档案的安全管理，保护好国家的宝贵资源。确保档案安全万无一失。任何时候都不能放松檔案的安全管理。

1 需要重点关注的档案安全管理

档案部门在日常的管理活动中，将档案的安全管理放在首位，制定安全管理的相关制度和突发事件的应急方案，做好物防、技防和人防措施，并将安全管理纳入到档案管理的每个环节，不断加强档案人员的安全意识。但在实际的工作中，还需要特别关注一些具体环节的安全管理，采取各种措施全面加强档案安全管理，不断完善档案安全管理。

1.1 需要加强安全意识，安全底线的思维

档案安全管理的重点是人的安全意识，只有每个档案人员时刻将档案安全放在首位，把档案安全的底线坚守住，档案的安全管理才能贯彻执行到位。而有的档案人员的安全意识不强，认为档案部门门口安装了门禁，档案库房里安装了防盗、烟感等监控系统，有防盗窗、门禁等物防和技防，档案馆就安全了。其实这些物防技防措施还需要档案人员加以控制，最重要的档案人员的安全意识和安全措施。如夏季档案库房因温度高、湿度大需要开空调、除湿调节库房的温湿度，其空调除湿设备的运转是否安全，大功率的电器设备其线路的负荷是否安全;有的档案部门的库房在工作期间开空调、除湿设备调控，下班关闭，库房档案在恒温恒湿、高温潮湿的环节下是否对档案的材质安全有影响。随着每年库藏档案的不断增加和档案利用的不断变化，档案部门是否及时掌握库存数量，是否有丢失，是否每年按照库藏目录一一查验档案实体的数量和质量，发现不安全的隐患处理得是否及时、到位等。这些都是档案人员应有的档案安全意识。

1.2 档案安全管理的体制机制需落实到位

档案安全无小事，档案部门需要制定具体的档案安全管理制度，档案部门领导是档案安全第一人，每个档案人员是档案安全的执行人，将档案的安全管理责任落实到每个人，落实到档案管理的每个环节，如档案的收集、整理、利用等，使档案人员人人都对档案的安全负责。并制定安全管理应急预案，并定期检查，将档案安全风险隐患控制在最小范围。

1.3 档案信息化管理与安全管理需同步

随着档案信息化的不断进步，档案的海量信息的存储、电子文件的利用和备份，档案信息系统的建设、上线等，这些在为档案的存储和利用上提高高效、便利的同时，其档案信息化的安全管理和维护等新安全措施必须与档案信息化的进程一起，跟上电子文件及电子档案的安全管理的步伐，真正让电子档案的信息为科学、生产、管理等提供高效服务的同时，不会在档案信息化安全上酿成严重的档案安全事故。

2 档案安全管理的措施、建议

2.1 增强政治觉悟，提高政治站位，树立档案安全意识

抓好档案安全管理工作，关键在于增强档案部门和档案人员的政治觉悟、提高政治站位，从维护国家安全和发展利益的高度，认识、看待、谋划和推进档案安全管理工作。不断加强档案的安全意识。档案部门需要在档案业务的各个环节，对档案人员进行安全管理意识的培训和教育，如将档案安全管理教育作为档案新职工入职教育的第一课，将档案安全管理的理念和要求作为新职工档案业务培训必修课，从档案的重要性质和作用强化档案人员维护档案绝对安全就是维护国家总体安全出发，真正把档案安全工作当作体现忠诚看齐的政治任务、彰显大局意识的关键工作、准确把握档案安全工作的重要性和特殊性，使档案人员认清当前信息化浪潮给档案安全带来的风险隐患和不断创新档案管理的同时，需要长敲档案管理的安全之钟，绷紧安全之弦，不断增强档案安全工作的思想自觉性和行动自觉性。

2.2 建立档案安全管理机制，安全责任落实到人

抓好档案安全管理，重点在责任落实。档案安全责任在档案工作中是横向到边、纵向到底的责任体系。档案部门是档案安全管理的责任主体。明确档案部门一把手是档案安全管理的第一责任人，要对档案安全管理中重大问题亲自研究、亲自部署，亲自协调，做好档案安全管理中的重点环节。并将档案安全管理的责任进行分解，每个档案人员负责各自承担的业务工作区域的安全责任，使档案人员在各自的档案安全阵地上做到守土有责、守土负责、守土尽责。

2.3 电子文件安全有效管理

电子文件和电子档案的产生以及档案信息系统大范围应用，档案部门需要制定相应的电子文件和电子档案的相关规定，保护电子文件和电子档案的存储、传递的安全。除了国家对电子文件和电子档案的管理规定外，档案部门需要与信息化部门合作，利用技术手段保护本单位电子文件的管理，做好电子文件的异质异地备份工作，使得电子文件及电子档案的安全管理与电子档案的变化同步，使得电子文件和电子档案为科研、生产、管理等提供高效服务的同时，不产生档案安全管理隐患。

3 结束语

档案安全管理责任重大，档案部门和档案人员需增强档案安全管理的意识，牢固树立安全第一、预防为主的思想，建立档案管理制度和档案安全管理预防体系，融入到档案管理的所有业务环节，并占据主导地位。从而保证国家档案事业的发展的物质基础真正为科研、生产及管理提供服务。

参考文献

[1]中国档案报 2010年6月4日 总第2011期第三版

[2]马淑桂.科研工作为档案安全保驾护航[J].档案学研究，2014（01）：71-74.