关于加强新形势下档案管理工作的思考

徐松

摘 要：档案管理指的就是对档案的实体和档案的信息进行管理并提供服务的各项业务工作的总称，同时也是国家档案事业中最基本的组成部分。对于档案而言，其包含的内容丰富且重要，并具有较高的考察利用价值和较高的研究价值。因此，在新形势下做好档案管理工作具有非常重要的意义。就传统的档案管理工作而言，已经无法满足新形势下档案管理工作的需求，因此，本文就新形势下档案管理工作中存在的问题进行分析，并通过分析探讨如何加强新形势下档案管理工作的应对措施。

关键词：新形势;档案管理;措施

档案管理工作主要就是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。而它最终的目的则是提供档案信息为社会实践进行服务。而在现阶段的档案管理工作中要实现档案资源的充分合理利用，就需要在对档案进行管理的过程不断改进对其的管理方式方法，从而有效提升管理的水平，进而促使档案管理工作迈向现代化的管理标准。

1 档案管理工作存在的问题

1.1 不规范的档案管理

对于现阶段我国的档案管理工作而言，其中存在不规范的问题，而管理的不规范则主要体现在对权责的分配和对组织的规划以及奖惩制度的不合理性等。其中有部分档案没有及时对检索目录进行更新，再加之分类也不够清晰，没有准确的项目标号，并且对档案的收集和整理以及归档的工作也不够严谨，因此导致在查找档案信息的过程受到极大的阻力。此外，不科学的档案管理严重影响了档案管理工作的顺利开展，从而致使档案管理的工作人员失去对工作的热情。

1.2 落后的现代化办公条件

随着现代化信息技术的快速发展，利用现代化信息技术进行办公的条件已然较成熟，并且应用也较为普遍。而档案管理工作的开展也需要紧跟时代的变化不断提升自身管理的有效性，充分运用现代化信息技术提升档案管理的效率。但在实际实施管理的过程中仍旧会受到多方面因素的影响，从而导致部分单位还不能够将信息化档案管理的工作落实到位，依旧延用传统的纸质办公方式来开展工作，进而使档案管理工作与现代化技术脱离，因而给档案管理工作的顺利开展带来了严重的阻碍和影响，其中一方面加大了档案管理工作的成本，一方面也造成了部分空间资源的极大浪费，也无法对档案管理的内容进行扩展，此外，在实际的管理中会需要大量的人力来实施，因此也加大了对人力资源的需求，但如此不但无法有效提升档案管理工作的效率，而且还给查找、翻阅、检索等带来极大的难度。

1.3 缺乏专业的档案管理人才

对单位而言，其档案管理工作直接关系到单位日后的发展情况，如果单位的档案管理工作人员具备高素质和档案管理的专业性，那么就可以促进单位的良好发展。即使现在大部分的单位都开设了独立的档案室以及资料室，但专业的档案管理人员的配备仍然非常缺乏，尤其是掌握了现代化信息技术和档案管理专业能力的复合型优秀人才。并且部分单位的档案管理工作人员都是一些兼职人员来进行负责的，而这些人员并不具备专业的档案管理水平，因此无法更好的胜任档案的管理工作。除此之外，档案管理岗位人员的流动性较大，从而使档案管理工作无法实现连贯性，进而影响到档案管理工作的效率和质量。

2 加强新形势下档案管理工作的措施

2.1 提升档案管理工作的法制化水平

在社会的不断发展和进步过程中，法制管理成为了各大行业顺利稳定发展的必要前提。而法制化建设的积极作用一方面可以为当下档案管理工作的顺利开展提供必要的支撑，而另一方面则可以保障档案的规范化管理，进而对档案管理工作中的具体问题予以及时的解決。同时，我国在上世纪的九十年代就档案管理工作的法制化管理出台了相应的法律，进而为档案管理工作的顺利实施提供了有利的法律支持。但在社会不断发展和进步的过程中，出台的相关法律已经无法适用于现代档案管理工作的需求。因此，就需要在实际的档案管理过程中充分发挥现代化信息技术的作用，从而有效推进档案管理工作的顺利开展，加快现代化档案管理的改革步伐。对于现阶段的档案管理而言，务必要加强档案管理过程中的法制化建设，并依据现阶段我国档案管理发展的实际情况来制定符合当下社会发展的法律，但在实际的制定的过程中还需要考虑到各地区的差异，只有这样才能够不断规范档案管理工作的顺利开展，从而满足人们对档案资料的运用。

2.2 加强档案专业管理的技术创新

在计算机网络技术飞速发展的当下，档案的管理工作面临着极大的挑战，并且管理的难度也会有一定的增大，那么，如何将现代计算机技术有效的融合于现下档案管理工作中，是当下急需考虑的一大问题。而想要实现现代化的档案管理工作，就需要档案管理工作人员对工作的性质和特点有准确的把握，并不断创新管理的方式方法，提升管理的水平和质量。同时作为档案的管理工作人员要与时俱进不断提升自身的专业管理水平，通过不同学习专业管理技能，以此在档案管理工作中发挥自身的价值。同时，在开展档案管理工作的过程中需要各个部门相互配合，并对管理中遇到的问题及时进行解决。除此之外，档案的管理工作人员还要对档案的整理和收集以及整理归类等工作保持高度的重视度，再借助现代化信息技术来实施高效率和高质量的管理。而计算机的引入则可以在很大程度上提升查找资料的效率，从而保障最大化的资源利用。但计算机的引用也带来了信息安全的隐患，因此，在实际的管理中应制定应对完善的安全管理规章制度，例如，可以在用户查找档案资料前进行身份的验证，即采取指纹验证或者电子签名等等，从而有效规范网络信息带来的不安全隐患。此外，作为档案管理人员应该将每天的工作写成日志记录下来，如此不但可以作为对档案管理人员的考核凭证，还可以在记录的同时及时发现工作中存在的问题。

2.3 加强档案管理人才的培养

对于现有的档案管理人员来说，除了要做好日常的档案管理工作外，还应利用其余空闲时间通过网络来不断强化自身的专业管理水平，特别是可以借助丰富的网络资源或者图书馆来搜集各类关于档案管理的相关内容，进而不断提升自身的管理理念，并结合实际来提升自身的管理水平。同时，在实际的档案管理工作过程中，作为管理人员还应与其他部门保持良好的沟通和交流，进而促使档案管理工作的高效进行以及完成，并保障档案内容和种类的规范和完整性。此外，还应对档案管理工作人员进行定期的培训，从而不断提升其专业管理水平和自身职业素质。而培训也要有一定的针对性和目的性，同时还要结合自身实际的管理现状，在此基础上科学合理的对其进行培训，从而逐渐对档案管理工作员的个人素质和职业素质以及管理专业水平进行有效的提升，进而促使档案管理工作开展的顺利。

3 结束语

综上所述，在新形势下，要对档案管理工作进行转变，以促使其更好的适应当下社会发展的需求，而由于当下信息技术已经广泛应用于档案的管理工作中，因此，务必要对档案管理工作人员的专业技术水平和管理观念等作出相应的转变和创新，从而促使其可以更好的投身于档案的管理工作过程中，服务于档案管理的创新机制，进而为我国的发展和建设提供相应的服务。

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