有效提升初中学校档案管理工作研究

刘小缝

在学校教育常规管理越来越被规范的今天，档案管理很自然纳入了学校常规管理条例中，规范档案管理，有利于提高学校教育质量，促进学校办出自己的特色。健全的档案，能对学校每个人都能起到一定的督促作用，对于考核教师能够做到有章可循，促使每位教职工能够认真自觉地做好常规本职工作，进一步促进学校管理的科学化一流化、创新化。学校是社会发展的一个重要窗口，每天都会有新的事情发生，有新的重要事情需要记载，而记载和提供信息的档案工作，必须紧密关注本校教育教学的特点和发展的走向，要做到符合本校实际和实施方案，努力使本校的档案管理工作向规范化、科学化放心发展。本人现结合对学校档案管理工作的实践经验，提出自己的几点体会和认识。

1 档案工作要纳入学校管理体系中

学校的日常运行和各项工作千头万绪，档案工作尤为重要，各学校要将档案管理工作要列人重要事项中，将此纳入到学校的年度或学期工作计划中，更要渗透到学校各部门的工作计划中。档案工作要切实做到有年度计划，有年终总结，同时要将档案管理工作人员的工作职责明确提出，将涉及档案工作的事宜纳入教职工考核范畴，要合其他部门教职工一样进行量化考核，并将考核结果与职称、奖惩密切挂钩。只要学校领导对档案工作做到特别重视，学校各处室、各位教师才能在提供档案资料过程中做到认真负责，档案管理人员在搜集资料、整理资料、入档编号工作上，才能形成良好的工作习惯。换句话说，就是学校如果将档案工作列人学校工作计划、各处室计划管理体系中，按照计划狠抓落实，必定能形成良好的档案管理习惯，档案工作就能够顺利开展，为学校各项工作的开展奠定坚实的基础。

2 领导重视，分层培训

要切实搞好学校档案管理工作，必须加强领导重视档案工作的意识，必须对档案管理人员进行分层培训。学校档案管理工作，是一项专业性很强的系统工程，要保障学校档案管理工作的正常开展，必须提高领导重视档案工作的意识。在很多学校交流学习中，我发现不少学校档案管理不够规范，档案制度不够健全，很多学校的档案都是趋于应付检查状态，究其原因，就是因为这些学校领导的档案意识不够强，各处室领导的档案意识还很薄弱。如：有的学校甚至连年度计划、年终工作总结、会议记录本、各类花名册等最应该归档的材料却没能归档。换句话说，就是这些任何一个法人单位都必须具备的材料，都没有进行归档，何况其他材料呢。深入剖析问题根源，就在于，学校领导不重视、各处室领导不重视，导致档案员在档案管理工作中遇到了最难的一件事——材料的收集齐全，最终导致档案工作不能顺利地开展。

学校档案管理工作，应由校长分管牵头负责，办公室主任具体实施安排，专（兼）职档案员具体管理，各处室档案管理人员密切配合，才能构建起档案管理的网络体系。学校要专门安排专（兼）档案管理人员，参加相关档案管理部门组织的各类专题教育培训会，学习档案管理经验，返校后要对本校档案管理人员进行分层培训，同时要负责指导、督查各处室年度档案立卷的质量，要及时验收应该应归档的材料，提高档案管理人员的业务水平。通常一年要进行1—2次的档案归档工作，许多档案管理人员都知道，中间间隔时间太长的话，在整理材料的时候许多重要环节要么忘记，要么模糊不清，容易导致档案工作出现失误，此时进行及时的分层培训，是搞好档案管理工作的关键所在。

3 加强业务建设工作

加强业务建设，是做好档案管理工作的首要条件。为建立健全规章制度，学校要深入贯彻落实《档案法》，結合学校实际，制定《学校档案管理实施细则》，并单独设立综合档案室，配齐档案室所需的各类设施设备。很多学校将档案室、办公室和借阅室三室合一，这是不可取的，要做好档案管理工作，必须三室分开，各有专室。档案库房内要落实 “六防”措施，以保障档案的安全;财务处要列出档案管理工作的专项经费，以保障档案工作的顺利进行。特别是随着科技的发展，计算机已经成为档案管理的重要工具，这就要求专（兼）职档案人员要具备很高的素质，必须掌握一定的计算机操作技能。学校必须要安排计算机管理人员学习计算机操作技能和档案管理工作技能，这样，才能促使他们适应新形势发展的需要。

近年来，国家对学校档案管理工作非常重视，各级各类评估检查工作也成了学校工作的重要组成部分。例如：义务教育均衡验收工作、省一级达标校评估检查、九年义务教育检查、安全工作档案工作及各种财务检查等，诸多的档案建设必须以大量的原始档案资料为基础。而学校的档案主要来源于学校支部、教务、政教、团委、总务和班级，但学校档案不同于一般的文献资料，它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物，不是随意或事后编写出来的。因此，教育教学考核评价，必须以档案作为评价依据才能有理有据地实施各项工作。因此，档案管理人员要通过收集、鉴定、整理、保管等环节，建立健全相关的档案材料，才能让上级部门或本校对学校或教职工教育教学工作进行客观、全面的评价，从而提高评估的效益和质量。

学校档案室是学校档案资料重要所在，学校要努力开创档案信息开发利用的新局面，保证档案信息能够为学校工作服务，为全校师生服务，为各级各类查阅档案资料者服务。如：毕业生学籍信息和学历证明、学校历年来在各种竞赛活动中获得的实物档案材料（包括荣誉证书、匾、奖杯、锦旗、奖牌、照片等）也应整理归档。如果能及时收集这些档案材料，并进行合理的归档，可以提高学校的知名度，加强学校对外宣传等工作。

4 常规档案整理实例

4.1 计划总结类

开学初，学校要制定学年度工作计划，各处室要按照学校的工作计划，制定各部门工作计划，教研组要有教研工作计划，教师要有个人工作计划，班主任也要有工作计划等。档案管理人员要将这些工作计划收集齐全，并整理好，学期末将这些工作计划、工作总结按照相关要求归档保存。

4.2 教育教学活动类

1）教学活动类。（1）优质课（公开课）评比活动中，可收集活动方案、参赛人员、评分标准、评分表、获奖名单（或表彰文件）、音像资料等。（2）五环节检查中，可收集评分标准、汇总表、评选结果等;（3）春秋季运动会中，可收集运动会秩序册，各项目参赛人员、评委人员、开幕闭幕式图片、获奖情况、现场照片及新闻报道等。

2）政教、团委活动类。（1）学生安全知识竞赛中，可收集参赛班级、活动方案、竞赛知识内容、评分表、获奖名单、现场照片及新闻报道等。（2）升旗仪式中，可收集升旗仪式活动方案、升旗时间、升国旗班级、主持人、升旗手、护旗手、国旗下讲话人及讲话稿、现场照片及新闻报道等。（3）团日活动中，可收集活动方案、活动内容、活动小结、现场照片及新闻稿等。（4）读书交流活动中，可收集活动方案、活动议程、获奖名单、朗读稿件等。

在平常收集资料时，档案管理人员一定要做到制度化、部门化和条理化，在档案的装订、整理、立卷、归档方面要做到科学化、规范化，并按照上级的各项检查评估标准、评分细则进行分类，同时还要把各级领导检查后的反馈与建议详细地记录下来，对不足的地方进行整改，这样，才能不断完善档案工作，逐步提高收集、装订、整理、立卷、归档的工作 能力。

总之，档案工作是沟通历史与未来的桥梁，是连接社会与人生的纽带。随着我国教育教学改革的不断推进，学校档案管理工作也更加严峻更为重要，档案管理人员要不断地提高档案管理水平，才能更好地为学校教育教学工作服务。