物业档案科学化管理的必要性及基本路径探究

汪洪

摘 要：物业档案具有极强的凭证价值以及信息参考价值，是房地产管理单位档案管理工作中的重要一环。本文就物业档案科学化管理的必要性予以阐述，剖析当前物业档案管理中存在的主要问题，提出自身关于物业档案科学化管理的建议。

关键词：信息化;科学化;物业档案;必要性

1 物业档案科学化管理的必要性

1.1 挖掘物业档案价值的必然要求

物业档案具有极大的价值，能够为相关主体提供信息参考、决策咨询。除此之外，物业档案中详细记录了相关单位开展物业管理工作的过程，是单位工作人员履职的具体体现。对物业档案进行科学化管理，可以进一步挖掘物业档案的价值， 发挥物业档案的作用[1]。单位只有规范物业档案管理工作，确保物业档案的真实性、完整性以及准确性，才能更好地结合物业档案中的信息资源开展工作。

1.2 节约物业档案管理成本的内在要求

物业档案科学化管理强调物业档案管理的效率与质量。一方面，推动物业档案科学化管理，缩减物业档案管理中不必要的中间环节，可以进一步提升人力、物力以及财力的利用效率，避免资源的浪费。另一方面，推动物业档案科学化管理，健全管理机制，完善管理内容，可以减少物业档案管理中存在的重复劳动现象，推动档案管理工作转型升级[2]。

2 物业档案管理中存在的主要问题

2.1 物业档案管理欠缺专业性

现阶段，我国部分房地产管理单位物业档案管理工作不够专业化，难以最大限度地发挥物业档案的优势。第一，部分房地产管理单位并没有结合本单位物业管理业务工作的特点将物业档案资源进行细分，而是盲目地将所有与物业管理相关的档案资源纳入到物业档案当中，严重影响了后期物业档案的检索、开发和利用[3]。第二，部分房地产管理单位责任落实机制欠缺，档案管理人员管理物业档案过程中存在漏洞，导致物业档案管理欠缺规范性。第三，部分房地产管理单位尚未开展档案问题调研工作以及档案服务需求调研工作，难以及时发现物业档案管理中存在的不足以及缺陷。

2.2 物业档案信息化建设滞后

第一，部分房地产管理单位尚未在物业档案信息化建设领域出台相应的规章制度，难以为物业档案管理人员提供指引。同时，在欠缺规章制度的情况下，物业档案信息化建设的内容、职责分工不明，不利于物业档案信息化建设。第二，部分房地产管理单位档案管理系统功能单一，无法实现对物业档案的高效化管理。一方面，部分单位物业档案管理系统较为封闭，尚未与单位内部以及上下级单位其他办公系统关联，共享程度较低，不利于档案管理成本的节约。另一方面，部分单位尚未将信息化技术应用到物业档案专题建设当中，无法进一步提升物业档案的开发利用实效。第三，部分房地产管理单位档案安全建设薄弱，导致物业档案在查阅、借阅、传输过程中出现非法加密、损毁、遗失等问题，影响了物业档案资源的真实性以及准确性。

2.3 物业档案管理人才缺失

部分房地产管理单位物业档案管理人才的综合素质与当前物业档案管理需求脱轨。第一，部分单位培训机制不完善，培训内容单一，档案管理人员综合素质不高。尤其是随着物业档案管理工作愈发复杂多元，档案管理人员即时具备相应的档案管理经验，也难以推动物业档案管理转型升级。第二，部分房地产管理单位与档案馆之间缺乏交流，难以为档案管理人员提供知识交流平台以及专业学习平台。

3 物业档案科学化管理的基本路径

3.1 打造专业化的物业档案管理模式，充分发挥物业档案的效用

第一，房地产管理单位可以分别从消防安全、物业投诉、物业服务招投标、优秀小区评选、房屋维修资金等角度来开展建档工作，进一步优化物业档案的各项内容，提升物业档案管理实效，打造专业化的档案管理机制，实现对不同类型档案的分块化管理。第二，房地产管理单位要在每一项物业档案管理工作中设立第一责任人，进一步推动各个专项档案管理工作实现精细化以及专业化。第三，房地产管理单位要做好档案问题调研工作以及档案服务需求调研工作，充分了解小区业主委员会、物业企业、单位内部其他职能部门对于物业档案管理的意见和建议，提升物业档案管理工作的针对性。

3.2 推动物业档案信息化建设，实现科学化管理

第一，房地产管理单位要加强顶层设计和统筹规划，出台《物业档案信息化建设工作细则》《物业档案信息化建设标准》《数字化物业档案保管期限》以及其他的规章制度，明确物业档案管理的各项内容，避免物业档案管理工作形式化。第二，房地产管理单位要进一步更新物业档案管理系统，优化物业档案管理系统中的各项功能。一方面，房地产管理单位要确保物业档案资源的实时共享和传输，确保相关查阅主体能够及时通过信息化系统查阅到相应的物业档案。另一方面，房地产管理单位可以将大数据技术应用至物业档案管理系统当中，实现对不同类型物业档案的自动归类以及高效归档，并据此开展物业档案专题建设、物业档案年纪编纂工作。第三，房地产管理单位要重视物业档案安全管理，运用现代化新型技术对物业档案进行管理。一方面，档案管理人员可以探索使用数字水印技术、访问权限技术、数字加密技术以及区块链技术来对档案管理系统进行安全优化。另一方面，方案管理人员要充分应用云储存技术的优势，将物业档案自动上传并备份至云储存终端，提升物业档案管理系统的抗风险能力。

3.3 做好人才建设工作，夯实物业档案管理基礎

第一，房地产管理单位要继续深化人才建设，扎实推进人才培训工作，增强档案管理人员的管理水平以及服务效能。一方面，房地产管理单位可以围绕档案管理法律法规、档案管理规章制度、档案信息化建设、档案安全管理等各项专题来开展培训工作，全方位提升档案管理人员综合素质。另一方面，房地产管理单位要进一步强化档案管理人员的实践操作能力，抓好案例教学、实践模拟等课程，重点分析并讲解物业档案管理中的注意事项以及关键环节。第二，房地产管理单位要深化与档案馆、其他地区房地产管理单位之间的联系与合作，搭建人才交流机制，为物业档案管理人员提供交流平台。

4 结束语

现代信息化社会，物业档案资源不断增加，物业档案管理工作也应当朝着现代化、信息化以及科学化的方向发展。为此，房地产管理单位要进一步对接物业档案管理工作的要求以及其他业务需求，从提升物业档案效用和价值的角度来开展物业档案管理工作。除此之外，房地产管理单位要将物业档案管理作为一项长期性、基础性的工作建设，进一步挖掘物业档案价值。相信在房地产管理单位物业档案管理人员努力下，物业档案管理工作会呈现出崭新的发展态势。

参考文献

[1]熊健.物业档案管理的重要性[J].办公室业务，2019（02）：122.

[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地，2018（09）：34-36.

[3]李明阳.关于优化物业档案管理的问题探析[J].纳税，2017（35）：103.