档案数字化的质量和保密工作分析

摘 要：现代化信息技术和互联网应用的发展和普及已经深入到社会各行各业中，甚至已经融入了居民的日常生产和生活，数字化的理念和操作也已经深入人心并且潜移默化地改变着人们的习惯。众所周知，传统的档案数据工作都是依靠人工书写进行的，这种方式不仅效率低，而且需要耗费大量的人力资源。而在互联网发展的今天，传统的工作数据信息记录方式已经无法满足现在海量信息的来临，为了提高工作效率并且减少数据整理的错误，数据信息记录和档案工作进行模式和方法上的变革需要利用到数字化和现代信息技术。对此，本文将针对档案数字化的相关内容进行开展，并且对突出问题提出相关对策。

关键词：档案数字化;质量;保密工作

1 档案数字化的特点分析

1.1 经济效益好

档案数字化的经济效益高是相比于传统的人工书写档案来说的，一方面，档案数字化意味着工作可以在线上进行，节省了大量的人力成本用于对档案的编辑书写以及校对上，可以将成本重点支出在聘请更加专业的档案管理人才中，这样又能够提高档案工作的效率;另一方面，传统的档案工作室占地面积很大，因此档案都是采用书写而成的，所用到的档案文件和档案袋非常多，要进行分类保管，管理和保存成本也会相应提高，而档案数字化不需要专门的档案室，而计算机的存储空间非常大，而且存储的数据和信息会更多。

1.2 档案利用率高

传统的纸质档案是采用编号的方式进行分类和排列的，首先在查找方面就比较困难，因此档案管理室的档案是非常多的，虽然经过了分类，但是在查阅时也需要耗费一定的时间;另外，纸质档案最大的缺点之一就是容易损坏，放置时间过长也会造成模糊等，而纸质档案又没有备份，一旦信息缺失或者模糊就很难进行重新更正;同时，纸质档案非常难以转移，一旦转移就要花费大量的人力物力。而档案数字化则打破了这些界限和限制，通过计算机的网络终端就可以实现数据连接，将档案内容快速传递到需要的地方，而且存储在计算机中的档案只要安全工作和备份做好就永远不会遗失，档案资料和信息利用率也就提高了。

2 档案数字化面临的突出问题

档案数字化如果要建立完善，对系统和数据库的要求是非常高的，这样才能保证大量的数据信息能够被存储完整，同时能够不断地进行更新;另外，档案数字化的操作要足够方便，特别是在档案检索功能上效率一定要高，不能出现检索失误，而且不能出现卡顿或者系统崩溃，检索的速度也需要不断提高，这样才能让档案数字化凸显出自身的优势。因此，档案数字化对计算机的CPU性能要求很高。并且数字档案的保密性不强，在计算机上备份和管理档案数据非常容易会被窃取或者篡改信息。

3 档案数字化的质量控制

3.1 建立健全档案管理制度

建立档案管理制度是首要前提，只有对档案数字化的各项工作进行明确规定，并将整个建设流程进行细化，才能保证实际工作的顺利性。而建立档案管理制度要依据我国的相关法律标准进行制定，包括档案建立过程、相关的限制、安全防范机制以及工作人员的守则等都需要一一细分，并且在建立之后保证落实和监督，根据实施过程中的问题再进行分析，并且逐步完善管理制度，提高可实施性。

3.2 做好数字档案的检查验收

为了提高档案数字化的安全性和准确性，要对数字档案进行检查和验收，并且将整个档案系统进行评估。而整个检查的环节包括设备、人员和流程三个方面。设备方面，就是要检查设备软硬件的性能以及是否满足建立档案的需求;而工作人员则是对他们的业务态度和操作能力进行考察;流程方面则是主要检查一些容易出错或者失误的方面，并且将整体流程过一遍，確认无误。而在检查过程中，一旦出现纰漏或者错误要及时上报并进行修正和调整，将损失和错误降到最低，并且对整个环节进行整体评价。

4 档案数字化的安全保密控制

4.1 重视档案管理人员的素质提升

即使是数字档案也需要人为进行操作和管理，因此工作人员是整个安全保密工作的核心，只有切实提高档案管理人员的工作素质和态度，才能降低档案的安全风险。首先，要对管理人员进行安全教育，让他们意识到档案安全工作的重要性，并且进行定期的安全教育和宣传;同时，还要对管理人员进行培训，特别是关于档案安全工作和设备操作的技术和技能，让他们提高自主进行档案安全维护的能力，可以解决一些意外状况，减少档案的损失。

4.2 重视安全保密系统建设

由于数字档案存储在计算机中，安全风险性也相应地提高，因此利用计算机的安全保密系统加强对数字档案的管理是安全保密控制的重要内容。要懂得利用目前最新的信息技术来更新安全保密软件和系统，这样能够提升安全系统的防护能力，还要定期对保密系统进行检查，一旦出现潜在的问题要及时解决或者更新系统;同时，对于安全保密系统检查中出现的情况和问题要及时记录，并且做好整理和分析，在下一次的检查中重点检查这方面，如果仍然存在问题要进行上报并且彻底解决。

4.3 定期进行档案数据备份

数据备份是防止数字档案信息丢失的一个最好办法，只有将数据多进行备份，才能在数据失效或者出现问题时将损失降到最低。因此，定期进行档案数据备份，并且将数据备份分到各个设备中，并且根据档案数据的机密性和重要性进行分别存储，将机密性较高的档案数据进行多重备份和管理，这样能够更好地保护档案数据。

4.4 采取严格的门禁制度

防止计算机系统被入侵的一项重要工作就是采取严格的门禁制度，对于计算机档案系统的入口密码设置要非常严格，并且采取分级制，不同等级的计算机工作人员拥有的密钥是不同的，每一个密钥能够获取的权限也是不同的，这样就能够防止有工作人员窃取信息或者不法分子盗用密码等。另外，在登录系统时还要对工作人员身份进行验证，杜绝大部分无关人员进入系统。

5 结束语

综上，档案数字化对于信息还量化的今天具有非常重要的现实意义，通过数字档案的建立和管理能够提高档案的利用率、准确性和管理效率，从而节省大量的人力成本，并且还能够提高档案管理的工作效率。

参考文献

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[3]吴艺辉.档案数字化的质量和安全保密研究[J].现代国企研究，2018（12）：113+115.

作者简介

霍泳言（1991-），女，汉，广东佛山，项目经理，本科，研究方向：档案整理，档案数字化。