浅谈档案工作精细化管理

李玉华

摘 要：档案管理经历了从非独立系统到独立系统，从体验式管理到科学化管理，从纸质化管理到信息化管理，从简单化管理到精细化的历史发展过程。现代办公，要求档案精细化管理，档案精细化管理是档案管理部门实现“科学管理、合规管理”的基础，对保证档案生命周期的质量发挥着不可忽视的重要作用。

关键词：档案;管理;精细化

档案是档案管理的对象，档案用户是档案管理的服务对象。档案管理也经历着不同的发展阶段档案，档案管理经历了从非独立系统到独立系统，从体验式管理到科学化管理，从纸质化管理到信息化管理，从简单化管理到精细化的历史发展过程。现代办公，要求档案精细化管理，档案精细化管理是档案管理部门实现“科学管理、合规管理”的基础，对保证档案生命周期的质量发挥着不可忽视的重要作用。

1 档案精细化管理的定义

档案精细化管理，是指对档案工作的各个环节进行细化分解，将精细化管理理念融入档案工作，并归纳总结出各个环节的最佳工作方法，以期实现档案服务功能的最大化。

2 现阶段档案管理工作中存在的主要问题及成因分析

1）不够重视档案管理工作。由于档案不能直接产生经济效益，档案管理的有效性不能立即实现，导致一些企业对档案管理不够重视，没有形成最基本的规范化档案管理，认为档案工作不是主要、核心工作，仅仅要求档案不泄密、不丢失。在没有配备专职档案管理工作人员的企业，兼职档案管理人员需要兼顾其他工作，能用在档案管理上的精力严重不足。即便是在拥有专职档案管理人员的企业中，业务部门不主动配合档案工作人员做好归档材料提交等工作的情况也常存在。

2）档案管理制度执行力度不够。当前企业档案管理虽然已经出台了不少制度标准，甚至包括极容易落地执行的口袋书、工作手册等实操性极强的工具书。但规章制度的執行仍是一大难题，监管不到位，极易让这些制度仅留于纸面，流于形式。从而使档案工作形成一种不良的生态，档案精细化管理更是无法落实。

3）档案管理水平不高。大数据时代对档案管理提出了更高的要求，企业的运转需要系统的、全面的、准确的档案支撑，但是，许多企业的档案管理质量还处于较低水平。就档案管理手段上，依然大量运用纸质化管理，以手工填档、人工装档的方法进行。同时存在档案工作人员未系统学习档案知识，对档案管理基础知识不了解，对档案管理制度及方法不熟悉。档案归档后不方便查询，档案被束之高阁，利用率不高，无法科学使用，进而加大企业的运营成本。

4）档案生命周期质量不高，信息化水平不高。现代办公依靠数据化档案程度不断加深，数据化档案日益成为档案管理的重点。现代办公系统早就渗透到了其企业日常办公，这有助于实现档案的精细化管理。业已形成的档案可以指引企业活动，但由于查询历史信息的成本大于可能带来的收益，致使历史档案无法指引生产活动。一些公司的档案管理预算相对较少，档案管理缺乏有效的硬件和软件，使档案查询费时费力，这给档案的精细管理带来了很大的困难。最终限制了历史档案的有效利用。

3 实现档案精细化管理的几点意见

1）加强人才培养，强化档案管理精细化意识。高度重视档案管理，对标档案管理标准，不断加大教育、宣传力度，强调档案精细化管理的意义，认识到档案精细化的作用，强化历史档案的指导作用。加强人才培养，是档案精细化管理的关键因素，人才资源是第一资源，是战略资源，是精细化管理得以实现的关键因素。引入专业的档案学综合人才，进行系统专业的培训，使档案管理人员不仅熟悉档案管理业务，而且具备与计算机有关的知识，同时强调从业人员的学习能力。多渠道多途径培养一支规模适度、素质优良、技能高超的领导型、专家型、技能型的精细化人才队伍，充分挖掘了档案人员的主动性、创造性和发展潜力。同时对归档档案还应实时控制、利用、反馈，不断加以完善和改进，推进档案管理的精细化。强化档案工作的最终目的是为企业服务和为员工服务意识，追求档案精细化管应该凸显档案的“利用性”和“实时性”上，将为企业和员工提供利用服务作为出发点和归宿点。

2）完善制度建设，支撑档案管理精细化。有了档案精细化管理的意识，引入了专业的人才还需要创建规范精细的管理制度指引档案管理工作。档案管理制度从无到有、从简单到系统，理论和实践得到有机结合，并着重于实践的可操作性和精细型，避免了制度流于形式。实现精细化管理：首先，要制定信息收集的目标，做到有的放矢，要明确哪些文件材料需要移交，哪些不需要移交，需要移交的材料应当具备怎样的形式，以什么样的方式移交，移交的时限都需要有清晰明确的规划，这样一来档案形成的时候就是规范的、全面的、有利用价值的。其次，根据档案收集的目标收集。对于有利用价值的档案材料，应当及时归档，根据目标进行收集。第三，收集的资料应当是完整的。第四，对收集到的档案资料进行整理，需要做到按标准进行分门别类，及时将档案文件装订成册并设计好序号以备查。

3）加强体系和业务建设，确保档案管理精细化。建立完善的组织管理体系，是档案精细化管理的有力保障建立完善的组织管理体系，从源头上明确档案业务的管理归属，是实践档案精细化管理的有力保障。改善保存记录的条件，增加企业预算，不断加强基础设施建设，使档案分门别类，纸质档案要分别存放。加强软件设施开发，及时更新信息化存储系统。建立档案数据库，做好信息源头及查询关键字。用档案载体精细化来加快档案现代化建设。

为提高档案管理水平，要做好当档案工作基础业务，突出重点，提高要求，可以分别提出要求，对提交的档案材料进行全面检查。在核对过程中注意甄别档案信息，分类编辑、排列有序，编制好目录备查。检查档案内容，甄别不符合规范额档案材料，及时要求修订，实行档案材料负责制，谁形成的档案材料谁提请归档。做到档案材料卷卷可查、可用，卷卷准确无误。同时统一装订标准，统一装订材料等，形成统一、标准的档案材料。不接收不合格的档案材料。对于非涉密档案可以外包给专门的档案公司，形成数字化档案。改进档案材料的收集和存档要求。

收集材料的时候应当多看、多问，勤跑、勤学，形成第一手档案材料。精简归档流程工序。档案盒更加规范化，使用专门定制的，分门别类的档案盒，由于档案归档需要反复拆装，不仅增加了正当人员的工作量，也容易使档案本身遭受损害，不利于档案完整保存，因此编制利于查询的档案盒很重要，这有利于提高档案的使用寿命与利用频率。而是要规范整装档案用纸，避免纸质档案氧化，规范使用档案用纸，统一类似文件格式，编制档案时注意档案用纸的规格。

4）档案管理与大数据相结合，实现档案管理精细化。肯锡公司最早提出了“大数据时代”概念，在信息爆炸时代，如何精确锁定信息成为解决碎片档案的关键，档案之间的联系也越发紧密，通过云计算对档案进行分析，可以科学锁定目标。“大数据”与档案管理的结合对提高档案生命周期质量至关重要，人们不必在资料堆里盲目查询，输入关键字，关键词组即可得到最直接的档案信息，这有利于档案价值最大化。

大数据化要求大容量存储，永久存储。档案大数据化，需要首先解决大量数据存储挑战。这不仅要保留海量数据，还应考虑不同类型的数据分别存储，同时提供查询连接，使数据不是简单存放，还应加强档案内容的联系，使档案利用更加高效，更加频繁，档案内容实时更新，档案归于智能化。让档案真正发挥其功能。

在大数据时代，档案信息的安全不断受到来自外部的威胁。数据泄密事件层出不穷，加强档案信息安全管理已成为各档案管理部门应考虑的问题。数据档案的泄密通常存在两个途径，一个是工作人员交叉使用内网与互联网泄密，另一个是外部攻击窃取数据机密。解决泄密问题，至关重要的是利用先进技术，解决技术壁垒，加强数据文件的安全性，建立安全体系。