文书档案管理工作在信息社会的改革与创新

史少征

摘 要：随着我国社会经济的飞速发展，各种新型科学技术都取得了长足的进步，尤其是信息技术的发展，为我国的诸多行业提供了新的动力。对于文案管理工作而言，信息技术的发展更是使得档案管理工作取得了突破性的进步，在这样的社会新形势之下，若是想提高文书档案管理工作的效率，就必须结合这项技术进行改革与创新，以此来保障档案的有效性和科学性。

关键词：文书档案管理;信息技术;相关改革与创新技术

1 文书档案管理现状

随着我国社会现代化的进程不断加快，信息化已经步入各行各业充斥着我国公民日常生活的每一个角落，文书档案管理工作也必须顺应时代发展的潮流进行改革与创新，虽然传统的档案管理技术是档案管理工作者宝贵经验的传承，但是已经逐步跟不上时代发展的步伐。但是通过运用信息化技术，就可以为档案管理工作提供便捷，使其更加规范化和科学化，这样不仅能够提高办公室的工作效率也能减少文件管理工作出现错误的可能性。但是在公司日常文书档案管理的过程中也存在着一些弊端和困境。其中最为主要的就是公司的发展步伐过快，文书档案管理体系改革无法有效的跟进。

1.1 重视程度不足

企业在进行档案管理时，相关的管理领导并没有高度重视档案管理这项工作的社会意义，对其投入的资源相对较少，并没有配备与之相适宜的系统。因此档案管理工作先要提高自身的信息化水平，仍存在着诸多的困难。

1.2 管理人员存在缺陷

档案管理人员作為档案管理工作的主体，对如何加大档案管理工作信息化水平仍存在思想上的认知误差，而且个人素质以及技能水平尚且不足。在日常的工作中，无法根据档案管理工作的特点进行有针对性的技术改革，而且操作能力明显无法跟上企业的需求，从而使得档案管理工作无法有序的进行，最终造成文案缺少了科学性和规范性。

1.3 管理缺乏统一性

电子档案作为其文案管理体系的重要组成部分，是推动信息化发展的主要动力，但是由于诸多原因使得档案管理工作缺乏统一性。例如部门的权限以及责任认知不明确，内部运行体系并不完善等等，都会导致各部门的文案无法进行统一的调配，最终归结到管理部门时，档案存在错误或者是缺失，这些都为档案管理工作的整理增添了无数的工作压力，使得档案管理工作的工作效率极其低下。

2 相关改革措施

为了顺利的开展档案管理工作，就必须顺应时代发展的潮流，以此来促进企业的发展。

2.1 三全管理

三全管理指的是将档案管理是作为一个整体的工作体系，对其实施全方位的具体管理，要求公司内部全体人员共同参与。首先对障碍管理的过程进行严格的要求，从文件形成的起点到文件流入存档的终点，都要进行严格的把控，但是也并非所有的过程都要一视同仁，要学会把握重点，档案流经管理层以及传达层时。很容易增添一些公司的运营目标以及相关的批注，因此档案管理要对这些过程进行严格的把关，科学有效的整合档案以及档案的衍生信息，确保信息采集的准确性以及时效性。不仅要将纸质档案归收到统一的文件夹内还要在电脑录入相关的系统，确保双重保险其次，要求档案管理工作的全部员工全员参与。落实每一个部门的相关责任，积极配合档案管理工作，最终档案统一收集好之后，最后的保密措施一定要做到位，这是对企业负责的基础，一旦这些档案发生了泄漏现象，很可能造成公司财产损失，因此档案的安全是极其重要的。

2.2 三化管理

三化管理指的是精细化，标准化，流程化。公司在运营的时候，必须出台相关的行业规范，确保档案管理整个流程都有规章制度可以参考。这样不仅可以保障档案储存的编制以及最终形成的版本标准一致，还能减少错误出现的可能性，对后期的档案电子版以及文档版有着辅助意义。传统的档案管理工作是由档案管理部门单方面进行统筹工作效率极其低下，但是通过提升其流程化水平，就可以加快工作效率，同时双重备份的文档，也能避免信息的缺失。

3 创新意识

3.1 建立档案管理系统

通过运用大数据信息收集技术以及统筹技术，并且辅助于计算机技术，可以建立起完善的档案管理系统，这种管理系统在保障工作效率的同时还能对办公室的责任进行明确的分工。按照文档的种类分为不同的机密等级，然后分类管理，这样不仅能提高档案的保密性，还能方便后期的安保措施防止信息的外泄。

3.2 提升人员素质

工作人员的自身素质对于档案管理工作而言有着重要的意义，工作人员自身素质不足或者技术水平不足，都无法适应时代发展的潮流，对于推动办案管理工作信息化水平的提高形成了制约，还有可能因自身素质的原因出卖公司的机密文档来获取自身利益，造成公司的经济财产损失。可以通过微课堂讲座或者聘请社会专业的管理人员，对技术人员进行宣讲，提高技能水平和职业道德意识。

3.3 强化制度建设

档案管理工作的时效性尤其重要，一旦文件形成传输到管理部门时，就要第一时间实现信息的共享，从根源上消除信息延误可能带来的弊端，只有这样才能保障文件的科学性和实效性。同时还要确保管理人员日常行为的规范性，每一个工作环节都有可以参考的规章制度。通过不同的分工去完成自身的工作，并且责任到人，以此来保障工作效率。

3.4 加强对档案管理工作的重视

为了适应时代的发展，档案管理工作必须提升自身的现代化水平，因此单位领导必须消除自身对档案管理工作的忽视态度加大对档案管理体系的建设，提升其现代化水平。反复敲定管理流程的各个环节，从中分析可能存在的漏洞，并且提出解决意见。充分完善，认真落实责任业务促进档案管理工作的良性发展。

4 结束语

综上所述，档案管理工作对于企业的发展而言有着重要的作用，不仅能够推动企业内部稳定运行，还能够保障信息的实效性和科学性，以此来应对日益激烈的市场竞争，为企业实现坚定目标打下坚实的基础。

参考文献

[1]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角[J/OL].山西档案：2019（09）

[2]冯天予.混乱与变革：巴达维亚共和国行政改革与档案管理研究——兼论《荷兰手册》诞生背景[J/OL].山西档案：2019（09）