试论声像档案的收集与归档工作

范学超

摘 要：本文以声像档案的功能与特征、声像档案收集与归档程中存在的具体问题为切入点，展开具体分析，并以此为依据，提出声像材料的收集与归档范围、声像档案归档的技术要求、声像档案归档的具体要求等几方面的内容。希望各大企业在实际开展档案管理工作期间能够紧跟时代进步的步伐，重视声像档案的收集和归档工作，为今后各大企业创新档案管理工作模式提供依据。

关键词：声像档案;收集;归档

声像档案主要就是以声像方式来记录知识信息的一种特殊载体形成的档案，也是现阶段企业档案管理工作的重要组成部分。本文从声像档案的功能与特征入手，紧紧围绕声像档案收集与归档程中存在的具体问题，展开阐述，提出了声像档案收集和归档的几方面具体内容。希望在科学技术不断发展进步的同时，在不断增加声像档案数量的同时，也能不断丰富其管理内容，为今后有效传承信息数提供重要帮助。

1 声像档案的功能与特征

声像档案能够将某一阶段的自然景观与人类活动的具体细节更加直观的展现在人们面前，也可以将一些动作由快转化为慢、由慢转化为快，能够最大程度上满足人们的需求，为人们创造更多便利的条件。

1.1 使利用者身临其境

声像档案能够将现场的动态画面准确的记录下来，可以在音乐、视频等辅助材料的帮助下，更加直观具体的将实际内容展现出来，这样能够使利用者身临其境，近距离的感受情境，便于使用者接受和理解。

1.2 有利于增强时间感和空间感

声像档案主要就是运用科学技术来保管档案，声像档案与其他管理档案的方式相比较，具有打破时间和空间的特点，能够将短时间的内容有效记录下来，能够将一些珍贵的内容永久的保存下来，这样便于使用者后续进行运用，可以将历史的容貌和音容具体的呈现出来。

1.3 便于档案管理者管理

声像档案相比较其他的档案更容易被复制，管理起来也非常方便，其涉及到的内容丰富多彩;同时声像档案不会受到时间、地域以及传播速度等因素的影响，管理者在实际开展档案管理工作时更加灵活。

2 声像档案收集与归档程中存在的具体问题

2.1 声像档案意识薄弱，缺乏宣传力度

现阶段，很多企业在宣传档案管理工作时，都会比较注重纸质档案的宣传，忽视声像档案的宣传[1]。有一些企业中的工作人员在实际开展声像档案管理工作时，并不知道声像档案管理也需要对档案进行收集和归档，有一些企业的摄影和录像工作都会有专业的工作人员来负责，但是在完成相应的工作之后，并没有及时整理这些声像素材，也没有及时将其保存起来，进行归档。有一些企业的档案管理人员对声像档案管理工作的工作流程并不熟悉，缺乏一定的管理意识。如果工作人员长时间的这样开展工作，很容易会出现声像材料丢失或是个人独自占有的现象。

2.2 无法及时归档，失去保管的意义

实际上，声像档案与其他档案在管理时具有很大的差异，其中时效性和特殊性比较强。有一些企业档案管理人员在实际开展工作时，还在运用纸质档案管理模式，对数字化的声像档案管理缺乏正确的认识，这样就会出现一些声像档案只存在工作人员手中，并没有及时归档的现象;甚至还有一些企业员工在管理声像档案时，工作行为会缺乏规范性。比方说：一些员工在对一些事物进行记录之后，并没有及时将照片及其照片底片进行归档，并没有用文字对其进行标注，这样不利于后期使用者记起当时的情境，在一定成程度上会使一些珍贵的声像材料失去本身的保管价值。

2.3 保管条件差，声像档案管理时间短

随着我国位科学技术的发展进步，人们在生活和工作中越来越依赖声像档案。但是在对其进行管理时，要求会比管理纸质档案更严格。有一些企业在保管声像档案时，保管的条件 比较差，经常是将声像档案与其他档案进行混合保管，其保管的环境也会非常潮湿，这样会缩短声像档案管理的时间。因此，企业要想提升声像档案管理的质量，首先就要改变保管条件;其次，要善于利用资源，找到合适的载体资源对声像档案进行收集、归档和整理等。

3 声像档案的收集与归档工作

3.1 声像材料的收集与归档范围

1）声像材料通常都是以照片、底片、录像带、光盘或是计算机软盘等材料为主。

2）声像材料归档的范围包括：企业中各个领导在指导或是检查工作期间形成的声像材料;社会各个领域专业人士在学习和考查过程中形成的声像材料;一些外宾在参加企业活动中形成的声像材料;企业实际开展管理工作的声像材料;还有一些利于企业长远发展具有保存价值的声像材料等。

3.2 声像档案归档的技术要求

1）在实际开展声像档案归档工作期间运用到的声像档案，一定要是声像材料原件，如果涉及到一些编辑合成的声像材料，也要一并将其进行归档，保证完整性。

2）归档的声像材料涉及到的图像一定是清楚的[2]，色泽要分布均匀，声音要清楚，便于后期使用。

3）对于不同种类的材料载体要按照一定的要求进行明确分类，便于后期管理和运用。

4）声像材料预立卷时，要根据实际状况准确填写相应的时间、地点和人物（景物）等。

3.3 声像档案归档的具体要求

1）录像带、录音带、照片和影片和文字说明要全面收集，及时进行归档。

2）企业在开展声像档案管理工作之前，要结合实际状况进行分析，并要拟定具有针对性的保管期限，准确划定密级，在进行归档时再次进行审核确定。

3）重视声像档案原件，只有及其特殊的状况下才可以接受声像复制档案。

4）声像材料要具有一定的针对性与科学性。

5）明确规定声像档案的归还时间，可以在实际开展编辑或是整理声像档案之后的一个月之内将其移交到档案管理部门，同样也只有在及其特殊的状况下才可以延长声像档案的归档时间，否则要在归档的时间范围内容进行归还。

4 结束语

综上所述，声像档案不仅是企业档案的重要组成因素，也是企业健康可持续反正你的珍贵资源。现阶段，在科学技术不断发展进步的影响下，已经有越来越多的企业重视声像档案管理工作。但是在实际开展声像档案收集和归档工作时，还会存在一些问题。基于此，企业档案管理人员，要结合实际档案管理的数量和状况进行分析，要最大程度上减少声像档案的丢失与流失，为今后企业实现声像档案管理的目标具有重要意义

參考文献

[1]汪倩秋.高校声像档案的收集工作存在问题和对策研究——以河海大学为例[J].北京档案，2018（09）：30-32.

[2]林霄，任洁，叶凌凌.新媒体环境下医院声像档案的管理与利用[J].中医药管理杂志，2016，24（03）：147-148.