让文件焕发生命的光彩

石静 王小林

文件是什么？初听起来，很多人认为文件是政府部门的产物，与自己无关。殊不知，在人们的生活、工作中，产生了

1 档案从文件说起

云南大学的张昌山教授就档案与文件的关系给我们上了生动的一课。他用风趣、诙谐富有生活性的语言揭示了人与文件打交道的必然经历，即一个由好奇到厌倦到理智再到亲切的过程。静下心来思索，文件是我们认知社会的一个切入点，一条途径。做为档案工作者来说，我们要用文件来恢复历史面貌，而不是单纯的只做一名保管员。

张教授于1987年正式提出了“大文件概念”，大文件范畴涵盖了一切具有文件属性的文件，如手稿、日记、私人文件，它包括一切阶段的文件。对文件或文档的研究要有更广的视角，从法学的角度研究文件，一靠法律，二靠文件;从政治学的角度研究，文件服务于政治。归根结底，对文件档案的研究要以其价值为主线，而其价值判定体现在现行价值和历史价值两个方面。

从甲骨文至今，在经历了几千年的千锤百炼之后，文档越来越规范化、制度化、科学化，更加高质量、高效率，也更为管用。

2 如何认识文件

如何认识文件，张教授归纳了七条：

1）文件是种记录，是权威的、原始的。

2）文件是种制度。

3）文件是种文化。

4）文件是种信息。

5）文件是种文本。

6）文件是种工具。工具为目的而服务。毛主席年代，即以文件治理国家。

7）文件是种社会现象。

做为处理文件的秘书，一要站在领导角度看文件，从政治高度解析文件意图的形成、签发、批示，研究领导如何改文件，如何批示文件。二要从机关工作人员角度看，文件做为体制制度，是根据，也是程序。三要从档案工作角度看，要关注文件的转化阶段，通过反反复复的整理工作，判定文件价值，对历史负责。

3 如何撰写“好”文件

做为秘书，制作文件都想得到一个“好”的评价。何谓“好”？一是感觉上、情绪上、书面上、文字上的“好”;二是应用上、操作上、实践上、解决实际问题上的“好”。真正的好是二者合一的，如果二者只能择其一，要选择后者。因为后者管用，只要达到目的，只要客观、真实就是真正的好。文件不是为写而写，要落实到“有用”上来。

写好文件有“三性”：准确性、鲜明性、生动性。扩展开说，就是准确实际、生动及时、简洁明了、符合体式（体例、格式）。准确：第一，要表达的思想意图要正确（可以做并且要成功）;第二，用文字符号将意图准确表达出来。简洁明了：文件要短，用最少的文字符号老包容最大量的文字信息，整个思想意图要完整，要单一。比如：抬头部分：开门见山直奔主题，少来弯弯绕，套一点正确的废话;中间部分：紧扣主题，不要无休止展开;结尾部分：要简洁，也要靠主题。

现在，世界范围内都在提倡“简洁的文风”，简是一种风格、一种水平、一种功夫。

4 如何提高文件写作水平

文件写作练习要唱好“三步曲”：

1）要去模仿。文件写作有一定模式，语言也有一些专属语言，通过模仿，了解和掌握基本文體和文件格式，达到正确表达意图的要求。

2）自主写作。

3）创新型写作。写出有新意的东西，有新意、有新话、有风格、有个性、有深度、有哲理。

文件写作过程要念好“三字经”：

思：要思考。与其说文件是写出来的倒不如说文件是想出来，要有思路，平时多思多想。

议：文件写作遇到障碍，想不通时要讨论，要善于集中别人的建议。

改：文件是改出来的，改的过程是进一步理清思路的过程。

做为秘书和档案管理人员，我们时时刻刻都在与文件打交道。我们的工作赋予了文件以生命，我们的责任便是要挖掘和开发文件的价值，为不断创造人类历史积累财富。正所谓：高度决定视野，角度改变观念。换个角度看问题，也许一切都将不同。