探讨如何提升疾控中心档案的利用效率

付琼丽

摘 要：社会经济的快速发展，有效促进疾病预防事业的发展。疾病预防控制中心的档案管理是疾控事业的重要组成部分，同时也是疾控工作开展过程中的重要环节之一。疾病控制除了需要发展疾病预防与监测外，还需要加强疾病档案的管理工作，此对于预防和控制疾病工作意义重大。疾控中心的档案管理和利用工作需要与时俱进，合理采取有效措施，让档案能够更好的发挥应有的作用。

关键词：疾控中心;档案管理;档案利用

疾控中心是疾病预防控制、公共卫生技术管理以及卫生检验监测的重要服务机构，其工作質量直接影响我国的疾病预防控制效果和健康事业的发展。疾病预防控制档案，主要是指在疾病预防控制活动的过程中所形成的具有较大的保存和利用价值的档案文件、影音图片以及调查资料等文件。疾控档案对于疾病预防控制机构而言极为重要，加强疾病中心的档案管理与开发利用工作，能够从数据资料角度有效支持疾病预防控制工作的开展，促进疾病预防控制事业的稳定、持续发展。

1 疾控档案管理和开发利用的必要性

1）疾控档案是疾控工作体系的重要组成部分。疾控档案是疾控部门预防和控制疾病、应急处理突发公共卫生事件、疫情报告和信息管理、监测和干预健康危害因素、健康教育与健康促进和科研教学等工作方面所形成的档案资料记录，其可以被看作是疾控中心工作的重要指引，能有效促进疾控工作的开展。

2）疾控档案的信息价值。疾控档案作为疾控中心用于内部学习和交流的重要工作资料，通过对档案信息的深度整理和全面开发利用，能够合理总结疾控工作的规律，有效促进疾控工作决策管理与发展，促进公共卫生事业发展。

3）疾控档案是疾控工作的全面整理与记录。疾控中心的档案资料能够为疾控工作的开展提供明确的指引，妥善保存并深入发掘档案资料，可以促进疾控工作的不断改进和优化，切实提升自身的工作水平。

2 疾控中心档案管理方面所存在的问题

1）不重视档案管理工作。当前存在部分疾控中心由于侧重关注其主要业务，从而忽略管理疾控中心档案资料的情况，其不仅缺乏专业的档案存放设施，同时也没有设置专业的档案人员，所以其在档案资料管理方面存在收集不完整、不健全以及跟踪不及时等情况，此外还存在部分疾控中心所使用的档案管理人员是其他岗位兼职的情况。由于其缺乏完善的档案管理知识，所以导致疾控中心的档案收集、整理以及归档等工作无法形成有效联系，存在档案缺漏、收录不全等问题。

2）相关制度不够健全。疾控中心的档案管理存在周期长、细节多、涉及面广等诸多特点，需要多个部门协作完成。但是因为存在部分部门互相之间缺乏有效联系，且在档案的收集、整理以及归纳等多个方面都缺乏统一标准。由于缺乏详细的管理规定，所以缺乏完善的档案管理与收集制度，使得档案存在归档范围和责任划分不明确的问题，严重阻碍档案管理的规范化发展。

3）疾控中心的档案信息化水平较低。就目前而言，我国部分基层疾控中心依然存使用传统管理方法的情况，其未能引进和充分应用信息化管理模式，尚局限于纸质档案管理方面，没有计算机以及存储设备等各种现代化的管理工具，所以无法为需管理的档案提供恒温、恒湿的环境。且当前大部分档案还是以文字、图片等形式存在，所以导致很多档案资料因此而受损或丢失，对于疾控中心档案材料的完整性与科学性产生严重影响。

3 提高疾控中心档案利用效率的具体措施

1）提高档案管理人员的责任感与事业心。要加强疾控中心档案的开发利用，首先应当提升疾控档案管理。档案管理工作较为重要，但其却存在细致、繁琐以及寂寞等问题，并且因为档案管理工作并非疾控中心的主要职能工作，所以导致疾控中心的档案部门长期处于封闭性和局限性的环境下，并且很容易被领导所忽略。在此情况下想要提升档案的管理水平，提高档案资源的开发和再利用效率，促进档案信息资源的全方位、多渠道、多层次的开发利用，就必须要求档案工作者保持高度的责任感、事业心和历史使命感。作为优秀的档案管理人员，必须要有强烈的敬业精神和无私的奉献意识，要能够耐得住寂寞，不计较个人得失，甘当配角，要有着能够在平凡岗位上创造出不平凡业绩的决心和信心。除此之外，当前社会经济发展和人们健康需求，使得对于疾控工作要求越来越高，作为疾控中心的档案管理人员，必须要能够完善知识结构、紧跟时代步伐，强化档案专业的新知识和新理论，积极学习预防专业知识以及计算机、网络等现代化专业知识，注重提升自身的语言表达能力、信息开发能力、沟通协调能力、技术应用能力以及综合分析能力，使自己成长为复合型人才，更好的满足疾控中心档案资源开发利用的实际需求。

2）结合实际情况，健全疾控中心档案管理制度。首先，需要根据实际情况构建合理的档案管理岗位责任制度，并以此形成档案管理长效机制。其次，需要对档案库进行规范化管理，在进行归档时，除了需要不同门类、不同载体进行系统的收集、排序和装订之外，还需要在后期为其加装电子触摸显示屏、特藏档案资料柜等现代科技设备，安装气体自动消防设施设备和报警系统，设置电子监控系统，以确保档案库能够满足现代档案管理建设的要求，有效提升疾控档案未来的使用效率。

3）加强疾控中心档案信息化管理与建设。（1）应用现代信息技术手段加强档案管理。实践证明现代信息技术在提高档案资源开发利用效率方面非常重要，其可以创建优越的条件，提升档案信息质量及档案信息传递速度。疾控中心需要为档案管理配置专业的计算机和档案管理软件系统，以及相关的复印机、扫描仪等现代化办公设备;将各种形式的档案信息处理成电子文件，并存储到数据库内，不仅可以借助档案管理软件系统快速形成文件目录、文号目录等检索信息，大大降低档案管理工作量，并提高其工作效率;此外还可以充分应用计算机方便快捷的完成档案的检索与传递工作，显著缩短档案的检索时间，并有效提升档案的查全率、查准率和档案的传递速度。所以必须要充分运用现代信息技术，切实提高疾控中心档案信息资源的利用效率。（2）熟悉疾控中心的档案内容。档案内容复杂，但作为档案管理人员必须要能够对档案大致内容了然于胸。疾控中心的档案室收集着历年来各类业务工作相关的法规、规章、标准及技术方法;疾控工作的开展需要建立在充分利用上述信息资源的基础之上，所以作为疾控中心的档案管理人员，必须要对此极为熟悉，才能够在要使用档案内容时，能够准确、全面、快速的检索到相应的档案资源。（3）强化业务交流，由被动服务向主动服务转变。疾控中心的档案管理人员需要转变传统的被动服务工作模式，要主动加强与各业务部门专业技术人员之间的交流沟通，对其工作动态和工作内容及档案需求及时了解，通过分发目录、电话调研、网络问卷等形式加强了解。对于档案需求人员，档案管理人员需要提供热情周到的服务，在调档的时候要做到及时、主动和耐心，对于部分尚未熟悉且不善于利用档案的专业技术人员，需要主动与其进行交流沟通，帮助其了解档案的具体应用方法，强化其档案意识，使得中心档案能够有效促进相关工作的开展。

4 总结

疾控中心档案属于重要的信息资料，能够直接影响疾控中心工作的开展。针对当前疾控中心在档案管理方面所存在的问题，档案管理人员应当采取合理措施，要结合实际情况，健全疾控中心档案的管理制度，并提高自身的责任感与事业心，熟悉档案内容，积极应用现代信息技术强化档案管理，并加强与专业技术人员的业务交流沟通，尽可能将原本的被动服务转变为主动服务，强化对档案资料的深度开发利用，使得档案资料能够充分发挥自身价值。

参考文献

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