论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用

张颖秀

摘 要：随着供给侧结构性改革的深化和企业改革的深入，企业改革的难度也在不断提高。优化企业档案的管理，提高企业档案管理效率，既是企业改革的重要内容，又是推动企业改革的重要手段之一。本文将通过分析企业改革的现状与目标，并结合企业档案管理发展的新趋势，讨论如何发展档案管理在企业中的服务效用，为企业档案管理提出相应措施。

關键词：档案管理;企业改革;服务效用

1 企业改革现状与目标

伴随着供给侧结构性改革的发展，企业改革除了要从自身产业发展的大处落墨，同时要也关注企业的组织管理、内部资源配置等微观层面。因此企业的重组与兼并、企业制度的优化等方面同样成为了企业改革的新重点。除此之外，随着“互联网+”和“大数据”的成熟，在企业管理的过程中普遍应用现代信息技术以提高企业管理效率将成为必然趋势和新的改革目标。在企业改革过程中，如何将企业数据与企业决策结合起来做出准确的市场预判，有现代信息技术支持的档案管理体系将到起重要作用。

2 企业档案管理新趋势

1）管理理念新趋势。随着企业改革和信息技术的发展，企业档案管理也出现了一系列新的发展趋势。从管理和服务理念上来说，企业档案管理机构由原有的执行数据编纂收藏的机构变为综合性的信息交流机构。档案工作人员的服务对象也由数据逐步转向使用企业数据的个人。在这样的新趋势下，作为企业数据的保有者，档案管理工作人员的主要职责也将由以企业数据储存变为信息提供与检索。如何在有限的范围内最大程度挖掘企业数据的潜力，提高企业数据的开放性为数据使用者服务将成为企业档案管理工作人员探索的新目标。

2）管理方法与技术新趋势。除了档案管理观念的更新，由于信息技术的发展，我国部分企业已经率先展开了企业档案管理信息化的工作，并取得了良好的效果。例如四川舍得酒业利用13763档案资料，为企业文化建设提供了重要参考信息。而在管理技术上，通过企业档案管理的信息化，数字档案将突破实践和空间的限制，为企业档案的使用者提供全天候的数据查询服务，提高档案管理效率。而结合“大数据”，数字档案还可以通过对相应的数据进行可视化分析，深入挖掘企业档案的潜力，提高企业数据的开放性，以更加便捷直观的方式向数据使用者提供服务。

3 档案管理在企业改革发展的服务效用

1）完善企业人事管理。在企业的生产经营过程中，企业档案管理不直接产生经济效益，但却是企业经营发展的必要组成部分。企业档案管理的内容复杂多样，包括了员工信息、生产技术信息、商品交易等多个方面。尤其是在员工信息记录方面，只有通过真实完整的员工信息档案，公司管理者才能对员工的调度安置、薪资福利等事宜进行充分的了解，以此为依据处理各种人事问题，完善并优化企业管理。

2）提供决策支持。除了作为企业人事管理的重要依据之外，企业档案还是企业决策者的重要手段。通过企业档案，企业管理者就可以基本了解企业的运营状况。通过分析企业档案，尤其是通过“大数据”得出的可视化分析，企业管理者对于企业的管理体系、生产能力、市场信息等各种信息有一个清晰全面的了解。在这样的数据支持下，企业决策者在较短的情况下就可以对企业的发展有一个科学准确的认知，并以此为依据扬长避短、科学决策。企业决策者甚至通过对市场整体发展情况的数据分析，了解市场动向与趋势，确定企业生产方向，制定企业发展的中长期计划。

3）保护企业数据，防止商业机密泄露。企业的档案除了是企业管理的和决策的重要手段之一，同时也是保护企业商业机密的一个重要方法。如果不通过专门的企业档案管理机构对企业数据进行体系化的编纂管理，而是任凭相关人员随意处置，就存在非常大的泄露商业机密的风险。而通过专门的档案管理机构，就可以有降低企业数据外泄的风险。尤其是通过各种信息技术，将企业数据依据其保密等级进行划分，分级阅览，能有效改变原有的粗放式档案管理方式，保护企业档案的安全。

4）记录企业历史，发展企业文化。最后，企业档案管理的一个重要作用就是记录企业历史，发展企业文化。企业的发展往往伴随着各种各样的内部改革、变迁、重组。创始人的精神理念、企业变革的过程、优秀的企业精神都是这个企业宝贵的财富，是凝聚企业力量，促进企业发展的重要手段。而要想发展企业文化，凝聚企业力量，就必须从企业档案中找寻企业发展历史，以精炼形象的语言对其进行概括，通过各种形式表达出来，为企业文化的建设提供重要的史料支撑。

4 如何发挥档案管理在企业改革发展中的效用

1）培育主动服务意识。在档案管理信息化的大潮流下，企业的档案管理者不再仅是企业数据的保有者，企业档案管理机构也不再只是企业的“数据仓库”，而是数据的“中转站”。信息化的档案管理机构一方面要把企业数据汇总分类，另一方面则是要把数据通过各种方式变成便捷有效的信息传输出去。在新形势的要求下，档案管理工作者要改变原有“边缘岗位”思想，破除传统档案管理理念，树立“以人为本”的主动服务意识。企业档案管理工作者要充分发挥传统档案管理模式下积累的经验，同时对新技术进行开发，创新企业档案管理的模式与方法。

2）变革档案管理方式。要发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用，除了要更新档案管理者的服务意识，还要变革档案管理的方式。结合信息技术手段，建立数字化企业档案库是变革档案管理方式的重要物质基础。在数字化的档案管理基础上，企业档案管理工作者要细化归档的规则，对于企业各个部门可能产生的数据如何归档做出详细的操作标准。同时，利用企业电子办公系统，对相关数据直接进行电子归档，减少信息传输的中间环节和人工参与，降低潜在的信息泄露风险。最后，对于企业数据的入档要实行责任到人制度，提高企业员工对于档案管理的权责意识。

3）充分开发档案资源。企业档案管理工作人员除了对企业数据进行严格的录入归档，还要充分发挥企业档案对企业发展的作用，使企业数据流动起来。这就要求企业档案管理者充分利用网络资源和信息技术，充分开发企业档案资源。以分级档案查阅系统对企业数据进行保护有利于保护企业商业机密，。而在此基础上利用“大数据”对企业工作人员所查阅信息进行可视化分析，并对员工推荐与此相关的信息进行辅助，就可以为企业档案使用者提供精准服务，有效提高决策的准确性。而通过企业员工常用的电脑手机，打破对于档案提取的时间和空间限制，提供全天候的信息服务则可以最大限度的打破档案管理原有的局限性，充分发挥档案管理在企业发展中的作用。

5 结语

企业档案管理是企业记录企业发展历史，营造企业文化的重要工具，也是企业管理者进行企业管理、市场分析、战略决策的重要支柱。而在互联网和“大数据”的时代，通过计算机技术，变革企业档案管理的服务理念、服务方式，发挥档案管理在企业改革中的作用成为了必然趋势。企业要重新人事档案管理的重要性，结合时代发展新趋势，发展信息化、数字化的企业档案管理，这样才能让企业数据发挥价值的再创造，助力企业的改革发展。

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