论会计信息化环境下之会计档案管理

周锦平

摘要：会计信息以会计档案的形式保存，在其形成、利用、保存等方面都表出专业性强和利用率高的特点，是以更需强调“实时收集、妥善存储、充分使用”。本文通过介绍会计档案的内容、作用及会计档案信息化，说明在信息化社会历程加快，经济迅速发展的情况下，传统意义的手工记账已经不适合现代企业管理，信息化的介入已成为必然，同时伴随而来的问题也成为本文的重心，通过目前的现状引出一般企业和集团企业的区别，从而分类介绍了解决会计档案信息化问题的对策。

关键词：会计档案管理;信息化建设;问题与对策

就目前会计行业而言，随着各项现代网络活动的迅速展开，信息化建设的不断推动，由原来的手工记账，转变为以计算机为依托的会计电算化。数字技术正缓步渗透会计工作的各个流程，不论是凭证的形成亦或是档案的管理，正逐渐采用信息化技术。如何通过现代数字技术这个平台将会计的各项工作有效管理，是目前会计档案工作迫切需要解决的问题。

一、信息化下会计档案管理的现状及风险

（一）信息化下会计档案管理的现状

目前，多数企业都是将数字档案存储在互联网、电脑和专门的信息系统中，这些途径都有可能引发安全问题，这些安全问题包括：第一，过度使用纸质资料保存会计档案，这就很容易造成档案的破坏、丢失，而且纸质的资料很容易受到外在环境的影响，一旦发生火灾、水浸等情况，很容易对档案造成损坏。而利用专门的会计软件来存储会计档案，需要保留专门的会计数据和其他信息，存在人为篡改的风险。第二，如果局域网中没有做好访问权限的设定，同时安装的网络防火墙存在安全漏洞从而无法对网络数据包进行过滤，那么一旦单个的服务器发生损坏，整个的会计档案管理系统都有可能受到影响。此外，如果会计档案存储的硬件设施出现损坏、老化或者是在进行数据格式的转换时，都会出现保存的会计数据丢失的情况，严重的会造成整个系统的瘫痪。第三，人为的因素对于会计档案的管理影响也非常大，管理人员出现的任何无意或者有意的疏忽都会造成会计信息的失真。而这却和管理人员的职业素质挂钩，没有严格的规定，是不可控因素。第四，如果存储会计档案信息的设备发生故障或者意外的损害，对企业会带来严重的经济损失。

（二）信息化下会计档案管理的风险

在很多的企业中并不会设立专门的档案管理部门，因此诸如企业的产权、股东资料等会计档案信息都是直接由股东管理部门来负责，由于缺乏系统的管理经验，经常会出现会计档案信息丢失的情况，导致企业的会计档案不完整。例如我们在审计过程中需要抽查凭证就发现很多凭证缺失或者少原始凭证，这样就导致数据的来源缺少可靠依据。会计档案的缺失现象，一方面说明企业会计管理存在诸多漏洞，会计档案管理仍留有很多弊端，對于企业正常的发展会造成一定的影响，甚至会对企业的发展方向带来误导。另一方面会损坏企业的声誉，同时对企业带来一定的经济损失。此外，部分企业为了逃避执法部门的监督或者是减少企业的税负，会伪造、更改企业的会计信息，这些都会造成企业的会计档案失真，这些现象都会产生严重的后果。

二、解决信息化风险的对策

（一）财务处理自动化

借助于前期的设置，计算机可以借助于ERP系统自动生成各种相应的文件，并在其间对会计数据的核算、获取规则加以自动获取，并对所获之会计档案的可用性、完整性、真实性作出自动识别，自动收集、加工、分析、提取、分类会计档案信息资源，财务方面的业务处理，对财务处理效率作出了很大程度上的提升。并且很大程度上减少了会计工作人员的脑力和体力负担。

（二）有效降低成本，实现节能减排

在推行电子化管理之后，会计档案方面的工作量在很大程度上获得了节省，并对众多邮寄、管理会计档案的成本做出了节省。如在企业的总部之中，在推行会计档案电子化这一活动后，每年可以节省90万张左右的办公用纸，成本也可因此而减少4-5万元，IT耗材成本方面则可以每年节省约80万元人民币，其他成本则会最少降低50万。

（三）提高了档案管理水平

档案管理系统能够对各种业务系统和ERP系统方面之电子会计信息作出接收，并随即对纸质会计档案作出相应的归档处理，标定其档案库位于系统中，并且构建与之有关的追溯索引关系用于电子和实物两种会计档案的“对接”，从而完成对所有电子会计档案的“全生命周期管理”。由此来一方面加强会计档案管理所具备之效率和规范性，另一方面也给档案借阅活动提供便利。其中的借阅者通过相应的授权审批后，则能够对电子会计档案（可查看）作出阅览。档案工作人员则无需频繁翻找纸质会计档案和手工登记台账。

（四）实现资源共享，提升了会计档案的利用率

企业借助于数据库服务器（位于总部）和互联网在线操作系统（位于分公司），能够对数据加以统一管理和实时集中。企业推行会计档案电子化活动后，能够扩大使用范围、丰富查阅手段，企业中内外部人员都能够借助于数字档案馆系统对全集团的电子会计档案（经授权）加以查阅，从而对会计档案利用率做出了有效的提升。

三、结束语

总而言之，只有落实好企业会计档案管理的以上要求，才能真正的提高企业的会计档案管理水平，也才能充分发挥档案对于企业发展的作用。

参考文献：

[1]孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策[J].人力资源管理，2010 （4）.

[2]彭翔鹰.基于信息化环境的会计档案管理探析[J].经营管理者，2015 （08）.